Если с работником, который в процессе своей работы должен был отвечать за сохранность активов фирмы, расторгается трудовой договор, то для этого должна документально оформляться передача материальных ценностей новому сотруднику. С этой целью руководитель компании должен издать приказ о приеме-передаче дел, в котором указывается как личность увольняемого работника, так и личность принимаемого на работу сотрудника. После передачи дел уже новый сотрудник будет ответственным за хранение имущества. Данная процедура призвана обозначить зоны ответственности. В статье рассмотрим порядок передачи дел при увольнении, а также приведем образец приказа о приеме-передаче дел.
Законодательная база
Любые обязанности принимаемых на работу сотрудников регулируются условиями заключаемых с ними трудовых договоров и составляемых к ним должностным инструкциям. Нормами ст. 60 ТК РФ запрещено требовать от работника выполнять такие работы, которые не предусмотрены трудовым договором и должностной инструкцией. В связи с этим о будущем увольнении сотрудника подумать стоит еще при его трудоустройстве и предусмотреть в указанных документах нужные условия . Также следует помнить о том, что действие договора и инструкции будет прекращено в день увольнения сотрудника. А значит все нужные мероприятия должны быть спланированы еще до этой даты.
Важно! Работодатель не вправе задерживать выдачу трудовой и расчет с работником, если он, например, не закончил инвентаризацию. Работодатель обязан все это сделать в день увольнения, в противном случае его могут ждать неприятности.
Когда потребуется составление приказа о передаче дел
Как правило, компании к передаче дел серьезно не относятся и считают это формальностью. Но стоит помнить, что существует несколько должность, увольнение с которых потребует составления документа о передаче дел. К ним относят:
- Директора, который в компании имеет наиболее высокую степень ответственности. Он имеет свободный доступ к учредительным документам, печатям, договорам, лицензиям и пр. Для избежания в будущем возможных разногласий и споров, при увольнении директора должен быть обозначен перечень дел и документов, передаваемых новому руководителю. В соответствии с этим в компании издается приказ о передаче дел.
- Главного бухгалтера, который также несет ответственность за хранение бухгалтерских документов, включая отчетность. Кроме того, передача дел при увольнении главбуха является обязательной процедурой, согласно закона 402-ФЗ .
- Работников кадрового отдела, отвечающих за сохранность кадровых документов. Передача таких документов сопровождается составлением описи и акта приема-передачи.
- Начальников отделов, которые несут ответственность за решение вопросов производства и персонала, находящегося у него в подчинении.
- Работники, с которыми заключен договор о материальной ответственности (например, кассир или завскладом).
Важно! Независимо от того, с какой именно должности увольняется сотрудник, приказ о приеме-передаче дел должен быть оформлен еще до расторжения трудового соглашение. Это связано с тем, что после расторжения договора, уволенный сотрудник не может возвращаться на свое прежнее рабочее место и заниматься уже не своими трудовыми обязанностями.
Порядок передачи дел
Рассмотрим основные этапы передачи дел при увольнении материально ответственного сотрудника:
- В первую очередь от работника должно поступить заявление об увольнении.
- После этого руководитель издает приказ о проведении инвентаризации дел, а также проверки вверенного увольняемому сотруднику имущества.
- Проводится инвентаризация.
- Проводится сверка полученных показателей с учетными данными.
- Происходит передача дел новому сотруднику (уполномоченному лицу).
- Работодатель производит расчет с увольняемым сотрудником.
Образец приказа о приеме-передаче дел
Порядок, по которому происходит передача дел от увольняемого сотрудника к новому должен быть предусмотрен в локальных документах компании. Ни одним нормативным документом не установлена необходимость в составлении приказа о передаче дел, поэтому и особых требований к данному документу нет. Поэтому работодатели вправе составить приказ в свободной форме, придерживаясь определенных правил:
- Шапка документа должна содержать наименование компании, номер и дату приказа, а также место составления документа.
- Наименование документа – Приказ о приеме-передаче дел, где также может быть указана должность.
- Причина издания документа (например, увольнение сотрудника или его перевод на иную должность).
- ФИО сотрудников (увольняемый сотрудник и принимающий дела новый работник).
- Период времени, который может быть затрачен на передачу-прием дел.
- Место, в котором должна проводиться передача дел (например, в конференц-зале, кабинете или приемной).
- Ответственное за данную процедуру и составление акта передачи лицо. Это может быть замруководителя или иной сотрудник, отвечающий за передачу дел.
- Крайний срок, в который должен быть составлен акт передачи дел и опись передаваемых документов.
- Дополнительные распоряжения руководителя (например, проведение инвентаризации, проверки документов или аудита).
- Приказ подписывает руководитель организации, а также все лица, которые упоминаются в данном документе (то есть, передающий и принимающий дела, а также ответственное лицо).
Важно! Даже если увольняется директор компании, приказ подписывает именно он. То есть распоряжения должен подписать действующий руководитель, а пока трудовой договор не расторгнут, он таковым и является.
В случае необходимости и на усмотрение руководителя в приказ может вноситься и иная информация или уточнения.
Для чего нужна передача дел
Передача дел увольняемым работником вновь принимаемому позволяет ограничить временные рамки по переходу ответственности за правильность содержания документов и сохранности активов. Данный переход ответственности оформляется актом передачи дел. Перед тем как его составить специально созданная комиссия должна провести проверку и инвентаризацию. По итогам инвентаризации составляется итоговый документ, в котором четко указывается тот объем работы, который выполняется увольняемым сотрудником.
16.09.2018
Деятельность специалиста отдела кадров основана на ведении и заполнении различной документации трудоустроенных на предприятии сотрудников.
В случае увольнения кадровика бумаги, которыми он занимался, передаются другим специалистам.
В такой ситуации важно уделить особое внимание документальному оформлению данного процесса.
Должны соблюдаться правила, установленные на законодательном уровне.
Как передать дела при уходе кадрового работника?
Четкой технологии плана передачи дел при расторжении трудового соглашения с работником отдела кадров нет, потому как в нормативной документации информация такого характера отсутствует.
Несмотря на это, мероприятие принято проводить в несколько этапов . Каждый из них заключается в выполнении определенного действия:
- Создание специальной комиссии.
- Проверка наличия и грамотности заполнения кадровой документации, подлежащей к передаче.
- Оформление соответствующих .
Примерный состав комиссии может выглядеть таким образом:
- руководитель компании или его заместитель;
- главбух или бухгалтер, занимающийся начислением заработной платы;
- инженер по охране труда;
- юрист и т.д.
Проверка документации представляет собой изучение имеющихся бумаг, выявление проблем в их заполнении и т.п.
Другими словами, членами специально созданной комиссии делается общая оценка состояния кадровой документации , ее систем и технологий.
Важно учесть — в ходе проверке специалисты изучают не только бумаги, но и программное обеспечение, которое было задействовано для их создания.
В идеале на каждом производстве должен присутствовать специальный документ, в котором указан порядок ведения кадрового делопроизводства.
По итогам проверки составляется перечень имеющихся бумаг . В нем также отражается информация о необходимости внесения в них исправлений и разработке новых экземпляров.
Нужен ли передаточный документ?
Документация указанного типа не относится к категории обязательных бумаг . Следует учесть, что кадровик может отказаться от заполнения документа после расторжения трудового соглашения или в свое нерабочее время.
Именно поэтому позаботиться об оформлении акта важно заблаговременно.
Унифицированного бланка для составления документа не предусмотрено — он может оформляться в свободном виде, достаточно соблюдать стандартные правила ведения документооборота на предприятии.
В акте приема-передачи отображаются сведения о передающихся документах. В частности, нужно выделить такие данные:
- наименование бумаг и дел;
- период действия;
- точное количество;
- замечания, касающиеся темы заполнения и оформления бумаг.
Кроме этого в акт вносится информация о недостатках, выявленных в ходе проверки документации членами комиссии.
Акт приема-передачи можно оформить заранее. К примеру, если работник, который будет замещать увольняющегося кадровика, еще не найден.
Заполненную прежним специалистом отдела кадров бумагу в таком случае необходимо передать главбуху, руководителю или другому уполномоченному лицу.
После того, как найдется кандидат на освободившуюся должность, он примет все документы, согласно имеющемуся акту, и только затем приступит к дальнейшему выполнения своих должностных полномочий.
С особым вниманием нужно подойти к оформлению акта передачи трудовых книжек.
Помимо стандартных сведений, в бланк вносятся следующие данные о трудовой книжке:
- инициалы и должность ее владельца;
- номер и серия вкладыша;
- общее количество передаваемых трудовых книжек (в том числе невостребованные и те, которые принадлежат уволенным работникам).
Необходимость такого характера связана с тем, что хранением, ведением и учетом трудовых книжек должен заниматься специалист, уполномоченный на осуществление таких действий специальным распоряжением, изданным руководителем предприятия.
Данное правило регламентируется 45 пунктом Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Из всего вышеуказанного можно сделать вывод, что при передаче трудовых книжек составлять соответствующий акт нужно в обязательном порядке.
Таким образом новый кадровик сможет обезопасить себя от ответственности за ошибки, допущенные при ведении документации ранее.
Скачать образец
Оформление для передачи трудовых книжек
Для составления документа лучше всего использовать лист формата А4 или фирменный бланк компании. Допускается печатное и письменное заполнение.
Обязательно должно соблюдаться одно правило — наличие в акте личных подписей членов комиссии и других лиц, участвовавших в процессе приема-передачи трудовых книг.
При желании на акте ставится печать организации. С 2016 года это требование стало считаться необязательным.
В первой части акта указываются следующие сведения:
- наименование компании и бумаги;
- город регистрации фирмы;
- дата оформления акта;
- должность и инициалы главного руководителя предприятия;
- инициалы и персональные данные специалистов — увольняющегося и нового кадровика.
Во вкладыш вносится информация о трудовых книжках — данные об их владельцах, серии, номера документов, примечания. Все это оформляется в табличном виде.
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2009
Автор: Андреева Валентина Ивановна
Тема: Документы кадровой службы
Рубрика: Заполняем без ошибок
В предыдущем номере журнала мы рассмотрели варианты организации работодателем кадровой службы. Сегодня остановимся на вопросе, который часто встает как перед работодателем, принимающим на работу нового кадровика, так и перед работником, пришедшим на новое место работы и получающим «в наследство» кадровую документацию. Как передать дела увольняющегося работника, на что следует обратить внимание при приеме дел и как поступать в том случае, если в процессе работы будет обнаружено отсутствие необходимых кадровых документов или они будут неверно заполнены?
Процедура приема–передачи дел не регламентирована законодательством, и перед работодателем довольно часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят на эту должность. Идеальным вариантом был бы прием на работу нового работника (принимающего дела) до увольнения прежнего работника (передающего дела). Однако, как правило, новый работник заменяет «старого» и должен поступить на уже освободившееся место, иначе работодатель нарушит штатно-финансовую дисциплину.
Оформлять с уволенным работником в целях приема–передачи дел договор гражданско-правового характера, например по оказанию услуг по передаче дел, невозможно, поскольку, во-первых, работа должна производиться в рамках рабочего времени, во-вторых, кадровая документация содержит персональные данные работников организации с ограниченным доступом, а также по другим причинам.
Не все работодатели имеют возможность ввести в штатное расписание дополнительную штатную единицу, чтобы обеспечить одновременную работу в течение определенного промежутка времени двух работников по одной должности. Хотя такая рекомендация законна и ей пользуются те работодатели, которые свободно могут вносить изменения в штатное расписание без финансовых последствий.
Чаще всего прием–передача дел осуществляется через «третье лицо». Например, специалист по кадрам перед увольнением передает дела начальнику отдела кадров, а тот, в свою очередь, вводит в курс дела вновь принятого специалиста.
Независимо от выбранного работодателем способа приема–передачи дел в кадровой службе, работник, принятый на работу, может принять дела с соблюдением определенной процедуры и оформлением акта приема–передачи дел или без соблюдения процедур и оформления специальных документов.
В случае когда процесс приема–передачи дел в кадровой службе заканчивается оформлением специального акта (приложение 1 ), работнику, принимающему дела, рекомендуем не относиться к этой процедуре формально. Для принимаемых по акту документов должны быть установлены:
- комплектность; соответствие их содержания и формы требованиям нормативных актов; соблюдение правил учета и хранения.
Все обнаруженные недостатки должны быть закреплены в акте приема–передачи дел.
Если работник кадровой службы не принимал свой участок работы с соблюдением определенной процедуры, не имел достаточного времени для проверки кадровых документов и не подписывал акт приема–передачи кадровой документации, это не означает, что он не будет нести ответственности при обнаружении в будущем недостающих документов или ошибок, допущенных его предшественником. В этой ситуации принятый на работу работник должен провести аудит кадровой документации и работу по исправлению ошибок своего предшественника.
В случае обнаружения недостатков в ведении кадрового делопроизводства рекомендуем обратиться к работодателю с докладной запиской (приложение 2 ), в которой будут отражены основные результаты аудита кадровой документации. Должностная записка должна также содержать просьбу о создании специальной комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией.
Комиссия должна быть создана приказом руководителя организации (приложение 3 ). В приказе следует определить не только состав комиссии, но и цели, и сроки ее деятельности.
Результаты работы комиссии оформляются соответствующим актом (приложение 4 ). Материалы этого акта должны содержать все сведения об утраченных и не оформленных своевременно документах, а также о документах, подлежащих восстановлению, дополнительному оформлению или исправлению.
Приложение 1
Пример оформления акта приема–передачи кадровой документации
Приложение 2
Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации
Приложение 3
Пример оформления приказа о создании комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией
Приложение 4
Пример оформления акта проверки состояния работы с кадровой документацией
В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк акта приема-передачи трудовых книжек.docСкачать образец заполнения акта приема-передачи трудовых книжек.doc Процесс передачи трудовых книжек Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.
- Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
- Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.
Как передать кадровые документы новому кадровику
В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии. Проверка документации Цели проверки документации при передаче дел - это выявление существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиск возможностей для ее оптимизации путем анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.). То есть на данном этапе производится комплексная оценка системы кадрового документооборота, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации.
Кроме этого, осуществляется проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству. Обратите внимание! Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации.
Акт приема-передачи кадровых документов — образец
ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек); - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (Правила ведения и хранения трудовых книжек, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»); - журнал учета мероприятий по контролю (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»); - приказы по личному составу - о приеме на работу и увольнении, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.; - приказы по основной деятельности - об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам и др.
Кадровая служба с нуля
В процессе приема-передачи дел также необходимо обратить внимание на наличие или отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 45 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках»). Такого же пристального внимания требует и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Книга учета ведется в рукописном виде и, естественно, не может быть восстановлена, так как содержит подписи работников, в том числе уволенных.
Важно проверить соответствие записей в трудовых книжках записям в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен позаботиться о наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Акт приема-передачи кадровой документации (пример)
Прием-передача кадровой документации это процедура, с которой должна начинаться и заканчиваться работа кадровика в организации. Если вы вступаете в должность, правильно приняв дела у предшественника, у вас есть возможность показать себя как профессионала с первого дня работы, составить представление о состоянии кадровой документации во вверенной кадровой службе, наметить план дальнейшей работы. Если вы покидаете компанию,можете достойно расстаться с работодателем, показав результаты своей работы и получив положительные рекомендации.
Процедура передачи кадровой документации не нашла своего отражения в нормативно-правовых актах. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. Они обусловлены достижением определенных целей, которые преследуют заинтересованные стороны.
Акт приема-передачи трудовых книжек
- После этого справа (или слева – это роли не играет) отводится несколько строк для утверждения руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, фамилию-имя-отчество, а также поставить дату утверждения.
- Далее вписывается сотрудник, который передает трудовые книжки и сотрудник, который их принимает: здесь также указываются их должности и персональные данные. Заполнение перечня трудовых книжек и вкладышей Таблица, в которую вписывается все самое основное о трудовых книжках:
- фамилии-имена-отчества владельцев,
- серии и номера документов,
- наличие вкладышей,
- а также отдельно пишутся необходимые примечания: состояние, сведения о записях, востребованности или невостребованности и т.д.
Под таблицей указывается общее количество внесенных в акт документов.
Передача дел в кадровой службе
Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы. Если его нет - ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.
1. Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя: - штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ); - правила внутреннего трудового распорядка (ст.
ТК РФ); - положение об оплате труда и премировании работников - документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ); - график отпусков (ст. 123 ТК РФ); - положение о защите персональных данных работников - документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных (ст. 86 ТК РФ); - документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ); - личные карточки по формам Т-2, Т-2ГС (МС) (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»); - табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками); - трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ); - трудовые книжки (ст.
Акт передачи кадровых документов при увольнении кадровика образец
Несмотря на то что порядок сдачи документов кадровых подразделений организаций в законодательстве не определен и, соответственно, обязанности составлять и подписывать акт приема-передачи у трудящихся нет, задокументированная передача кадровых бумаг позволяет не только зафиксировать комплектность документов на момент замены сотрудника, но и лишний раз систематизировать документооборот. Подписывайтесь на нашканал в Яндекс.Дзен! Подписаться на канал Непосредственно оформлению акта приема-передачи документов должны предшествовать:
- организация комиссии (необязательно, но крайне желательно - члены комиссии смогут зафиксировать факт приема-передачи всех необходимых документов);
- сверка наличия, содержания, регистрации и формы хранения деловых бумаг.
После сверки комплектности документации оформляется акт приема-передачи кадровых документов.
Утвержденной формы нет, процедура ни в каком в законе не прописана. В первый раз было непросто. Ольга ДЕРЖАВИНА,инспектор отдела кадров (г. Артем, Приморский край): – Труднее всего составить акт приема-передачи.
Он отнимает массу времени, так как нужно учесть все. А без него нельзя обойтись! Составляем акт После сверки документов можно приступать к составлению акта о приеме-передаче кадровой документации. В тексте акта описываем проделанную работу и ее результаты.
Внимание
Акт должен содержать наименование документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления. Перечень отдельных видов документов целесообразно оформить в виде приложений к акту. Акт скрепляют подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, ее членов.
Образец можно посмотреть здесь: От одного работодателя другому В процессе ведения производства дел возникают ситуации, при которых приходится передавать кадровые документы в другое предприятие. В этом случае составляется акт приема-передачи трудовых книжек в другую организацию. Этот документ снимет все обязанности и ответственность с предыдущего работодателя.
Если нет, то передаточный акт оформляется в произвольной форме. Передаваемые дела удобнее оформлять таблицей. Нюансы при наличии вкладышей Вкладыш к трудовой книжке является ее дополнением. Он считается дополнительным документом. Чтобы они не портили вид таблицы, лучше оформить вкладыши как приложения к акту приема-передачи кадровой документации.
Приложения – неотъемлемая часть акта. Документы, которые будут перечислены в акте, будут считаться в него включенными.
После того как мы составили список документов, обязательных для отдела кадров именно нашей организации, проводим их сверку. Выявляем, какие из обязательных документов у нас есть, а каких нет. Теперь мы имеем четкое представление о том, какие бумаги у нас в полном порядке, какие нужно доработать, а какие оформить с нуля.
А как у вас? Мы обратились с вопросом к работодателям: С какой проблемой вы столкнулись при необходимости провести прием-передачу дел в кадровой службе? Елена ПОПОВА,инспектор отдела кадров (г. Челябинск): – Когда увольнялся предыдущий начальник отдела кадров, дела никому не передал. Пришел новый руководитель, поставил вопрос о процедуре приема-передачи.
Организация работает давно, документации много. Сначала не знали, с чего начать. Ирина БЕЛОВА,секретарь-кадровик (г. Казань): – Не могли найти образец акта приема-передачи.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, их сохранность в кадровой службе возлагают на ее руководителя. При переводе, перемещении или увольнении работника кадровой службы имеющиеся у него документы и дела по решению руководителя организации (если это начальник кадровой службы) или начальника кадровой службы (если это специалист по кадрам) передают другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (п. 7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).
Акт приема-передачи документов и дел
Акт приема-передачи документов и дел (далее - акт) относят к системе организационно-распорядительной документации и при его оформлении соблюдают требования Государственного стандарта РБ СГБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Инструкции по делопроизводству, Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.
В акте, составленном при смене руководителя кадровой службы, отражают наличие и состояние документов и дел кадровой службы, учетно-справочного аппарата к ним (книги, журналы, картотеки); при смене инспектора кадровой службы, ответственного, к примеру, за ведение личных дел, - наличие и состояние личных дел и учетно-справочного аппарата к ним (картотек, журналов и др.).
Создаем комиссию
Акт составляет комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя организации (приказом, распоряжением).
Распорядительные документы о создании комиссии по приему-передаче документов и дел в государственных организациях - источниках комплектования государственных архивов и негосударственных организациях относят к документам постоянного срока хранения (ст. 16.1 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций РБ, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38 (далее - Перечень-2001)). В государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, такие распорядительные документы хранятся 10 лет (ст. 16.1 Перечня-2001).
Образец приказа о создании комиссии смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Состав комиссии
В состав комиссии входят работники, которые в силу своей квалификации или занимаемого положения могут дать объективную оценку состоянию передаваемых документов. В составлении акта участвуют и заинтересованные лица, т.е. те работники, которые передают и принимают документы. В акте обязательно указывают фамилии работников, присутствующих при приеме-передаче дел.
Реквизиты акта
Акт составляют и оформляют с использованием следующих реквизитов:
Наименование вышестоящей организации (при ее наличии);
- наименование организации;
- название вида документа (акта);
- дата;
- регистрационный индекс;
- место составления или издания;
- заголовок к тексту;
- текст (текст является отдельным реквизитом акта. Унифицированной структуры текста акта нет);
- гриф утверждения;
- отметка о наличии приложения (если оно имеется);
- подпись;
- визы;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
В акте при оформлении процедуры ознакомления с документом используют реквизит «Визы».
Составляем акт
Вы можете составить акт на общем бланке или чистом листе бумаги формата А4.
Общий бланк, на котором оформляют акт в государственной организации, помещающей изображение Государственного герба РБ, имеет следующий вид:
Государственный герб Республики Беларусь
Найменне арганiзацыі Наименование организации
АКТ АКТ
______________ №___________
г. Мiнск г. Минск
Общий бланк с угловым расположением реквизитов, на котором оформляют акт в организации, не помещающей изображение Государственного герба РБ, имеет следующий вид:
Наименование организации
АКТ
___________ № ____________
г. Минск
Общий бланк с продольным расположением реквизитов, на котором оформляют акт в организации, не помещающей изображение Государственного герба РБ, имеет следующий вид:
Наименование организации
АКТ
Дата
№ ______
г. Минск
Аналогичным образом располагаем реквизиты общего бланка при оформлении акта на чистом листе бумаги.
Заголовок к тексту акта размещаем ниже реквизита «Место составления или издания» и печатают от границы левого поля листа документа. Заголовок такого акта представляет собой краткое содержание событий, фактов, действий.
В акте заголовок оформляем с помощью отглагольного существительного в родительном падеже (акт чего?), например акт приема-передачи документов и дел, и пишем со строчной буквы.
Текст акта состоит из 2 частей: вводной и констатирующей.
В вводной части указываем основание для составления акта, перечисляем лиц, составляющих акт. Отдельно во вводной части акта указываем наименование должности, инициалы и фамилии лиц, присутствующих при его составлении.
Вводную часть текста акта приема-передачи документов и дел начинаем словом «Основание» (после него ставим двоеточие) и помещаем после заголовка акта.
Затем указываем название вида распорядительного документа (приказа, распоряжения) в именительном падеже, послужившего основанием для составления акта, его дату, регистрационный индекс и заголовок, например:
Основание: приказ директора общества с ограниченной ответственностью «Ротор» от 20.05.2011 № 90-к «О переводе на другую работу Ивановича А.В.»
После слова «Основание» с новой строки пишем «Составлен комиссией:» и далее указываем наименование должности, инициалы, фамилию председателя комиссии в именительном падеже, наименования должностей, инициалы, фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.
Слова «Основание», «Составлен комиссией:», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишем с прописной буквы, не отступая от границы левого поля документа и оставляем открытыми.
В констатирующей части излагаем цели и задачи актирования, описываем характер проделанной работы (ее сущность, характер, сроки), фиксируем установленные факты (если излагаем несколько фактов, то текст акта делим на пункты). В случае необходимости в этой части акта делаем выводы, предложения и рекомендации по установленным фактам.
Акт можно заканчивать только констатацией фактов.
В конце текста констатирующей части акта указываем сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении, например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. - в дело № 1-5;
2-й экз. - в отдел кадров;
3-й экз. - экспертной комиссии предприятия.
Если в акте в качестве приложений есть документы, подтверждающие, разъясняющие, дополняющие изложенные в нем факты, то ссылку на них даем после текста, вслед за указанием сведений о количестве составленных экземпляров акта и оформляем, как реквизит «Отметка о наличии приложения».
Если приложение названо в тексте акта, то в отметке о наличии приложения указываем количество его листов и экземпляров, например:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложение не названо в тексте акта, то в отметке о наличии приложения указываем его полное название, количество листов и экземпляров, например:
Приложение: объяснительная записка инспектора кадровой службы В.И. Петрович на 2 л. в 1 экз.
Если приложений несколько, то нумеруем их арабскими цифрами и располагаем справа столбцом и указываем количество листов и экземпляров, например:
Приложение: 1. Объяснительная записка инспектора кадровой службы В.И. Петрович на 2 л. в 1 экз.
2. Паспорт архива предприятия на 4 л. в 1 экз.
Подписываем акт
Акт вначале подписывают сдающий и принимающий документы и дела, затем - члены комиссии. При этом первой помещаем подпись председателя комиссии, а ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания наименований должностей.
Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются», например:
Председатель комиссии Подпись А.В. Ковалевский
Члены комиссии: Подпись В.В. Войтович
Подпись Н.М. Яновская
Замечания прилагаются
Текст замечаний оформляем на отдельном листе, а количество листов и экземпляров текста замечаний указываем в реквизите акта «Отметка о наличии приложения».
Замечания по содержанию акта можно оформить непосредственно в акте, если они незначительные по объему.
Утверждаем акт
Акт при смене руководителя кадровой службы, специалиста по кадрам утверждает руководитель организации.
Гриф утверждения проставляем в правом верхнем углу первого листа документа.
Если акт оформляем на общем бланке, то в грифе утверждения после слова «УТВЕРЖДАЮ» указываем наименование должности лица, утверждающего акт (директор), и видовое наименование организации (завода и др.), например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор завода
Подпись В.В. Васюкевич
20.05.2011
Если акт оформляем на чистом листе бумаги формата А4, то в грифе утверждения после слова «УТВЕРЖДАЮ» указываем наименование должности лица, утверждающего документ (директор), и полное наименование организации, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор завода «Ротор»
Подпись В.В. Васюкевич
20.05.2011
Виза ознакомления
В акте, как правило, визу ознакомления не оформляют, но, например, в случае обнаружения в ходе актирования фактов утраты документов и дел с ним необходимо ознакомить руководителя службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и заведующего архивом (лицо, ответственное за архив). В визе ознакомления проставляем подписи соответствующих заинтересованных лиц, расшифровку подписей и дату ознакомления, например:
С актом ознакомлены: Подпись
А.П. Григорьева
20.05.2011
Подпись
В.Д. Денисова
21.05.2011
Образцы актов смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27-28 журнала.
Регистрируем акт
Акт регистрируем в регистрационной форме для учета исходящих и внутренних документов. При значительном количестве внутренних документов, создаваемых в организации, акт регистрируем в регистрационной форме для регистрации внутренних документов.
Дату акта проставляет, как правило, председатель комиссии, подписавший акт.
Акт служит основанием для издания руководством организации соответствующих распорядительных документов, например о привлечении к ответственности должностных лиц, виновных в утрате документов, выявленной в ходе проверки наличия дела в процессе их приема-передачи.
Акты при переводе (перемещении) или увольнении работников хранят в организациях независимо от формы собственности 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (ст. 28 Перечня-2001).
Эмма Давыдова, начальник отдела делопроизводства и формирования Национального архивного фонда Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ
