Предоставление работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска: примерная пошаговая процедура
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ЕЖЕГОДНОГО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА
В СРОКИ, ПРЕДУСМОТРЕННЫЕ ГРАФИКОМ ОТПУСКОВ:
ПРИМЕРНАЯ ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА
Уведомление
регистрируется
в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации уведомлений и предложений работникам.
Один экземпляр уведомления работодатель вручает работнику. На втором экземпляре уведомления (экземпляре работодателя) работник пишет, что с уведомлением ознакомлен, один экземпляр его получил, ставит дату получения, расписывается .
На практике вместо уведомления практикуют также заблаговременное издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска и ознакомление с ним работника под подпись.
2. Издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику.
3. Регистрация приказа (распоряжения) в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).
4. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) под подпись .
5. Оформление записки-расчета о предоставлении отпуска работнику.
6. Выплата работнику отпускных.
9. Занесение в график отпусков сведений о фактически использованных работником днях отпуска.
При отказе работника получить уведомление, ознакомиться с ним, поставить свою подпись рекомендуется составить соответствующий акт, который заверяется подписями составителя и работников, присутствовавших при отказе, и направить уведомление по домашнему адресу работника письмом с уведомлением и описью вложения. Акт регистрируется в установленном у работодателя порядке в соответствующем журнале регистрации.Если работник отказывается ознакомиться с приказом (распоряжением) под подпись, то целесообразно составить акт об отказе работника ознакомиться с приказом (распоряжением), а на самом приказе (распоряжении) можно сделать соответствующую надпись об отказе работника ознакомиться с приказом (распоряжением). Составление акта и надпись на приказе (распоряжении) в данном случае законом не предусмотрены, но могут быть обязательны, если работодателем установлен такой порядок действий (например, инструкцией по кадровому делопроизводству). Акт регистрируется в установленном у работодателя порядке в соответствующем журнале регистрации.
- База 140 пошаговых процедур в справочной онлайн базе
О том, что такое порядок предоставления отпусков, работники мало задумываются. А ведь они оформляют ежегодный отдых, используя эти правила.
Общая информация
Каждый работающий гражданин имеет право на предоставление ежегодного отпуска. Порядок его предоставления регламентируется ТК РФ, а конкретнее, статьями 114 и 115. Право на отпуск возникает после того, как лицо отработает у работодателя не менее 6 месяцев. Что касается продолжительности, то стандартные ежегодные отпуска не превышают 28 дней. Но количество дней отдыха может быть больше:
- 35 дней – для людей, которые осуществляют трудовую деятельность во вредных для здоровья условиях.
- 31 день – для тех, у кого ненормированный рабочий день.
- 30 дней ежегодного отпуска предоставляются инвалидам, независимо от группы.
Согласно трудовому законодательству, работодатель имеет право увеличить срок, если у него есть такая возможность.
Что такое календарный год
Для предоставления ежегодных отпусков, по закону, используется такое понятие, как календарный год. Ведь сотрудник не может использовать свое право на ежегодный оплачиваемый отпуск дважды. К тому же, календарный год используется для расчета отпускных выплат. Календарный год – это период с 1 января по 31 декабря, который включает 365 дней. Естественно, в високосный год – 366 дней.
Справка: несмотря на то, что для осуществления большинства расчетов используется период в 2 года, отпускные рассчитываются на основании заработка за 1 год.
Перед тем как предоставить выходные дни, работодатель должен учесть:
- количество отработанного времени;
- количество дней, используемых в качестве отгулов за свой счет;
- дни простоя.
Все следующие отпуска работнику обязательно предоставляются согласно специальному графику.
Правила
Порядок предоставления отпусков основывается на разработке графика, который должен быть согласован с профсоюзом (если он есть) и утвержден в установленные законом сроки. Соблюдение графика является обязанностью обеих сторон, то есть и сотрудника, и его начальника (ст. 123 ТК РФ).
Также нормативные документы не содержат указания о том, что очередной отпуск можно использовать исключительно летом. В рабочем графике всех сотрудников отпуск распределяют так, чтобы они использовали его по очереди. Это позволяет не прерывать осуществление трудовой деятельности. Поэтому часто можно увидеть работников, которые отправляются отдыхать зимой или весной.
Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков включает следующие этапы:
- Работодатель обязан предупредить подчиненного о предоставлении отдыха не позднее, чем за 2 недели. Предупреждение должно быть письменным.
- Оплата отпускных осуществляется не позднее 3 дней до даты ухода работника в отпуск.
- Предоставление отпуска должно быть оформлено по всем правилам.
Это основной порядок предоставления ежегодного отдыха сотрудникам, которые руководители обязаны соблюдать. Если должностное лицо не осуществило хотя бы один из этих этапов (не выплачены отпускные или не было предупреждения о предстоящих выходных), предоставление сотруднику очередного отпуска обязательно должно быть перенесено.
Особенности использования графика
Подчиненный имеет право требовать предоставления отпуска независимо от составленного графика. Но одних требований недостаточно, так как для этого нужно иметь законные основания. Вне графика ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам, которые:
- являются временно нетрудоспособными;
- были привлечены к исполнению государственных обязанностей;
- имеют жен, находящихся в декретном отпуске.
Во время оформления отпуска в первых двух случаях любой начальник имеет право немного изменить даты, которые указал работник. Процедура предоставления отпуска вне графика подразумевает, что инициатива может исходить и от работодателя. При переносе отдыха учитываются пожелания сотрудника. С его разрешения отпуск может быть отложен на будущий год.
Если подчиненный хочет разделить свой ежегодный оплачиваемый основной отпуск, то потребуется согласие нанимателя. Что касается того, сколько дней он может взять, то и здесь есть определенные правила. Дело в том, что один из периодов должен быть не меньше 2 недель. Остальные дни гражданин, отгуляв 2 недели, может разделять по своему усмотрению.
Оформление отпуска
Для получения отпуска работник обязан составить заявление, подав его не позднее 2 недель до начала отдыха. О том, как правильно оформляется документ, следует знать всем трудоустроенным гражданам. Его можно написать от руки или напечатать на компьютере, соблюдая следующие правила:
- «Шапка» заявления должна содержать сведения о получателе и заявителе. Поэтому подчиненному нужно написать название организации, должности сторон, ФИО и т.д.
- Далее идет просьба о предоставлении отпуска.
- Заявление обязательно заканчивается датой и подписью лица.
Работодатель должен отреагировать на заявление подчиненного. Многие думают, что подписав документ, начальник тем самым выражает свое согласие. Однако это не совсем так. На основании заявления руководитель издает соответствующий приказ. Несколько нормативных актов регламентируют использование специальной формы Т-6 для этого документа. Именно такое распоряжение дает основания для внесения сведений в личную карту работника и осуществления расчета отпускных.
Оплата
Перед уходом работник должен получить отпускные. Если он подает заявление позднее указанного срока, то бухгалтер может не успеть рассчитать ему положенные выплаты. Поэтому заявление должно содержать приписку о том, что работник не против перечисления средств позднее.
Для расчета требуется определить средний дневной заработок лица. Для этого вся заработная плата за год делится на количество отработанных дней. Бухгалтер не учитывает периоды, когда подчиненный получал среднюю зарплату (больничный, период простоя и т.д.).
Полученная сумма после этого делится на 29,3. Это среднее количество рабочих дней в месяце, используемое для подобных расчетов. Далее средний дневной заработок умножается на количество дней, которые лицо использует для отдыха. После определения суммы, которую лицо должно получить как отпускные, средства перечисляются на зарплатную карту или выдаются в кассе.
Компенсация
Если работник разделяет количество дней отдыха, он имеет право за часть из них получить денежную компенсацию. По закону, компенсированию подлежит то количество дней, которое превышает продолжительность стандартного отпуска (28 дней). То есть, если у подчиненного накопилось 35 дней, то за 7 дней он вправе получить деньги.
Попросить о выплате за отпуск не имеют права некоторые категории подчиненных. Например, несовершеннолетние лица, беременные сотрудницы и лица, условия работы которых приравнены к вредным или опасным. Помимо этого, данное правило не действует при увольнении лица, имеющего неиспользованные дни отдыха.
Отзыв подчиненного
Трудовое законодательство предусматривает случаи, когда руководитель может отозвать сотрудника из отпуска. Но сделать это необходимо таким способом, чтобы не нарушить права работника. Поэтому для такого отзыва требуется его согласие. А если подчиненный не захочет прерывать законный отдых, привлекать его к дисциплинарной ответственности запрещено.
Для того чтобы осуществить процедуру правильно, работодатель обязан отправить сотруднику соответствующее уведомление о необходимости вернуться на работу. Документ должен содержать специальную графу, в которой получатель мог бы выразить свое решение. Получив письмо с согласием, наниматель готовит приказ об официальном отзыве работника.
Сейчас подобные вопросы принято решать по телефону. Работодатель устно объясняет необходимость срочного выполнения лицом трудовых обязанностей, а подчиненный сообщает свое решение. Закон разрешает устное уведомление, при получении согласия на которое начальник также обязан издать приказ.
Но на что может рассчитывать человек, который не использовал свои выходные до конца? При отзыве сотрудник имеет право:
- использовать впоследствии это количество дней в качестве выходных;
- добавить остаток дней к следующему ежегодному отпуску.
Вариант использования оставшихся дней отдыха выбирает исключительно подчиненный, так как работодатель не имеет на это права. Если же работник вышел на работу всего на несколько дней, то после выполнения работы он может отправиться отдыхать.
Оформление отпуска является обязанностью работодателей. Они не могут лишить своих работников этого права или каким-либо другим способом не дать его использовать. За это нарушителя могут привлечь к ответственности. Работники же со своей стороны обязаны использовать законные выходные дни, согласно установленному порядку.
Ежегодный оплачиваемый отпуск -- это непрерывный отдых в течение определенного количества дней подряд, который предоставляется всем работникам для восстановления работоспособности с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).
Для возникновения права на отпуск необходим трудовой стаж. Порядок исчисления стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, регулируется ст. 121 ТК РФ. Согласно поправкам в ТК РФ внесены изменения в перечень периодов, которые включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, предусмотренный ст. 121 ТК РФ. Прежде всего, в перечень периодов включается период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине. Определения, которые содержатся в абзацах 3 и 5 ч. 1 ст. 121 ТК РФ, совместили, и, таким образом, предлагается включать в стаж периоды, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха.
Также увеличена до 14 дней максимальная продолжительность отпусков без сохранения заработной платы, при превышении которых эти периоды не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Таким образом, вне зачета окажется только пятнадцатый день (ст. 121 ТК РФ).
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев (ст. 122 ТК РФ).
До истечения 6 месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен (ст. 122 ТК РФ):
- 1) женщинам -- перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
- 2) работникам в возрасте до 18 лет;
- 3) работникам, усыновившим ребенка в возрасте до трех месяцев;
- 4) в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. При этом в период отпуска не включаются праздничные дни. При определении продолжительности отпуска режим рабочего времени организации (шестидневная или пятидневная рабочая неделя) значения не имеет. Это минимальная продолжительность, гарантируемая законодательством на федеральном уровне. Следовательно, ежегодный основной отпуск не может быть менее 28 календарных дней. Однако он может превышать указанное количество дней, это осуществляется двумя способами: нормативным путем и договорным. Речь идет об удлиненном основном отпуске, предоставляемом отдельным категориям работников в соответствии с ч. 2 ст. 115 ТК РФ и иными федеральными законами.
- 1) работники моложе 18 лет (минимальная продолжительность отпуска -- 31 календарный день);
- 2) инвалиды (минимальная продолжительность отпуска -- 30 календарных дней);
- 3) работники детских учреждений (минимальная продолжительность отпуска -- 42 календарных дня);
- 4) работники образовательных учреждений и педагоги (минимальная продолжительность отпуска -- от 42 до 56 календарных дней);
- 5) прокуроры и следователи прокуратуры (минимальная продолжительность отпуска -- 30 календарных дней) и т. д.
Людям, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ). Если на работе по совместительству работник не отработал 6 месяцев, отпуск предоставляется авансом.
Правилами об отпусках (утверждены НКТ СССР 30 апреля 1930 г.), действующими в настоящее время в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ, предусмотрено, что отпуск может быть предоставлен и до наступления права на него, т. е. авансом. При этом отпуск должен быть полным, т. е. установленной законодательством продолжительности, и оплачиваться также полностью. Кроме того, вопрос о возможности предоставления отпуска авансом может быть также отрегулирован в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте организации.
Отпуск за второй и последующие годы работы может быть предоставлен в любое время года в соответствии с графиком отпусков. График отпусков составляется не позднее чем за две недели до начала календарного года. В графике указывают фамилии работников, имеющих право на отпуск, их должности, структурное подразделение, в котором они работают, количество дней и запланированный период отпусков.
Не предоставлять отпуск работнику в течение двух лег подряд запрещается.
Очередной ежегодный отпуск должен предоставляться до истечения текущего рабочего года. Если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок определяется по соглашению с работником.
Работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, предоставляются оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Не допускается отзыв из отпуска:
- 1) работников моложе 18 лет;
- 2) беременных женщин;
- 3) работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда.
Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен в случаях, когда:
- 1) работник во время отпуска заболел;
- 2) работник во время отпуска исполнял государственные обязанности (если для этого законом предусмотрено освобождение от работы);
- 3) в других случаях, предусмотренных законом или локальным нормативным актом организации.
Ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска менее чем за две недели до его начала.
В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенос отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
Работнику, уходящему в отпуск, выплачивается средний заработок (отпускные). Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Сумма отпускных облагается налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний в обычном порядке.
Сумма отпускных рассчитывается исходя из среднего дневного заработка работника за последние 12 месяцев. Общий порядок исчисления среднего заработка при оплате отпуска установлен в ст. 139 ТК РФ.
Отпуск предоставляется по личному заявлению работника в соответствии с графиком отпусков, который составляется по соглашению с профсоюзом. График отпусков составляется с учетом продолжительности отпуска работника и без нарушения нормального хода работы предприятия. Отпуска могут быть передвинуты, если в этом есть производственная необходимость, если работник своевременно без уважительных причин в отпуск не ушел, работодатель вправе по своему усмотрению передвинуть на любое время в текущем году. Перенос отпуска на следующий год допускается только при наличии производственных причин и с согласия работника, причем в текущем году ему должно быть предоставлено не менее 6 дней от отпуска. Отозвать из отпуска можно только с согласия работника. Оплата отпуска должна быть осуществлена не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Отпуск должен быть предоставлен в любое время по желанию работника:
- 1) несовершеннолетним;
- 2) женщинам по беременности и родам до него или сразу после него;
- 3) женщинам сразу после отпуска по уходу за ребенком;
- 4) другим категориям, установленным законодательством.
Запрещается непредставление отпуска в течение двух лет подряд, за исключением лиц, работающих в районах Крайнего Севера. Замена отпуска денежной компенсацией не допускается, за исключением случаев увольнения или в части, превышающей 28 дней за каждый год, за который предоставляется отпуск.
Ежегодный отпуск - законодательно регламентированное и защищенное государством право гражданина на восстановление от выполняемых на протяжении рабочего года обязанностей. Участившиеся его нарушения нанимателями и самими подчиненными ввиду их юридической неосведомленности обуславливает актуальность обсуждения вопросов оформления данного периода и порядка расчета соответствующих выплат.
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска
В стандартных случаях, согласно ст. 122 ТК, данный отпуск должен ежегодно предоставляться сотруднику управленцем и длиться 28 календарных дней.
Вопреки ошибочному мнению, стаж на этот период не влияет.
Формула расчета для получения этих дат такова: 1 месяц работы = 2,33 отпускных дня, следовательно, 12*2,33=27,96 дн.
Месяц, в котором сотрудником отработано более 15 дней, считается полным. В противном случае, он не учитывается. Именно поэтому находящиеся на испытательном сроке, но не прошедшие его, права на отпуск не имеют.
В 2018 г. его допустимо разделить на части, одна из которых обязательно должна быть не менее двух недель (ст. 125 ТК).
В случае первого трудоустройства член коллектива вправе претендовать на ежегодный основной оплачиваемый отпуск спустя 6 месяцев непрерывной работы в хозяйствующем субъекте с перечислением всех страховых взносов. Они исчисляются с момента его приема на работу, а не с начала отчетного периода. В последующем отдых предоставляется в любое время согласно действующему законодательству.
Не достигнувшие совершеннолетнего возраста, усыновившие ребенка до 3 месяцев, воспитывающие несовершеннолетнего инвалида (ст. 262 ТК), ожидающие ребенка перед декретом или по уходу за новорожденным, а также сразу после него и их супруги, могут претендовать на полагающийся отдых раньше указанного срока, причем отказ в удовлетворении подобного прошения незаконен.
С 1 января 2018 года вступают в силу правки, причисляющие к вышеперечисленному кругу лиц работников, на чьем попечении находятся двое и более детей, не достигнувших четырнадцатилетия.
Определенным категориям лиц срок может быть пролонгирован . К таковым относятся работники правоохранительных органов, прокуратуры (на 2 дня), детских и образовательных учреждений (на неделю или в два раза), имеющие группу инвалидности (на 2 дня), ненормированный рабочий день (на трое суток), несовершеннолетние (аналогично предыдущим), а также трудящиеся в опасных условиях – шахтеры, горняки и т.д. (минимум на неделю, исходя из ст. 116 ТК).
На усмотрение управленца, на дополнительный отпуск может отводиться больше дней, чем указано, но не меньше.
Иногда случается так, что некоторое количество отпускных дней не было использовано сотрудником. Вопреки ошибочному мнению, они не аннулируются, а переносятся на следующий календарный период. Истребовать их, согласно ст. 124 ТК, можно в течение следующего года. Если этого не случилось, подчиненный все равно не лишается их.
Правила предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска
Механизм предоставления отпускного периода описан в ст. 123 ТК.
Так, с целью предотвращения простоя вследствие массового и бесконтрольного ухода в отпуск, в хозяйствующем субъекте должны составляться соответствующие графики , утверждаемые ежегодно до 15.12 и требующие согласования с коллективом.
Зафиксированные в них отпускные периоды, с согласия непосредственного начальника, кадровой службы, управленца и, во избежание ущемления прав трудящихся, с председателем профсоюза, могут переноситься по желанию подчиненного (ст.124 ТК).
Некоторыми компаниями со специфическим хозяйственным процессом (разными нагрузками мощностей в зависимости от периода) устанавливается и фиксируется в локальных нормативных актах особый порядок ежегодного отпуска.
Ежегодный отпуск и работа по совместительству
На практике работодатели часто сталкиваются с необходимостью , но не знают, как это сделать грамотно. Так, главной особенностью является то, что на втором рабочем месте его должны предоставлять одновременно с основным, независимо от того, отработаны или нет требуемые полгода (ст. 286 ТК).
Ежегодный отпуск и работа по соглашению гражданско-правового характера
Физлицо, привлеченное организацией для выполнения определенных работ или предоставления услуг и подписавшее с работодателем гражданско-правовой договор, права на ежегодный оплачиваемый отпуск не имеет.
Увольнение подчиненного в отпуске
Совершать подобное на момент нахождения члена коллектива на отдыхе руководителю запрещается. Он может инициировать только по возвращению работника на рабочее место.
Исключения из правила составляют следующие ситуации:
- Подчиненный сам изъявил желание прервать с нанимателем трудовые отношения;
- После переговоров сторонами достигнута обоюдная договоренность;
- Компания ликвидируется.
В первом случае действует правило двухнедельной отработки, которая может быть отменена при наличии весомой причины или по согласованности с управленцем. После 14 дней работодатель не вправе отказать сотруднику в увольнении. Имеющиеся к нему претензии необходимо решать в досудебном или судебном порядке.
В третьем случае коллектив должен быть заранее (не меньше, чем за 2 месяца) уведомлен о предстоящем увольнении. Процедура принудительного банкротства обуславливает сокращение этого срока.
Требуется ли составление заявления на отпуск в 2018 году
Обязательность составления подобного прошения сотрудником законодательно не регламентирована. Считается, что руководство было уведомлено о его желании в процессе составления и согласования с ним графика отпусков, а также после обязательного его оповещения о приближающейся дате.
Прошение должно быть написано, если график не ведется (наказуемое деяние, карающееся штрафом до 50.000 р.), сотрудник трудоустроен недавно и не внесен в него, либо желает перенести свой отпуск.
Впрочем, в некоторых хозяйствующих субъектах от этой документоведческой процедуры не отказались.
Порядок действий при оформлении ежегодного отпуска
Действие 1. Уведомление члена коллектива о предстоящем отпуске
Сделано это должно быть за 14 дней до наступления даты его начала.
Выбор способа оповещения законодательство оставляет за управленцем. От него требуется наличие подтверждения того, что уведомление имело место быть. Это может быть:
- виза подчиненного в допграфах бланка формы Т-7;
- подпись в специальном уведомительном бланке или ознакомительной ведомости.
Подготовленные и заполненные бланки можно фиксировать в специальном регистре свободной формы. Впрочем, применять его необязательно и отсутствие не будет считаться нарушением.
Если уведомления не было, работник может перенести свой отпуск на иное время путем составления заявления, о чем было сказано выше. При этом, время, в течение которого оно должно быть предоставлено руководителю, нигде законодательно не закреплено, поэтому лучше отразить этот вопрос в локальном акте (Положении об отпусках).
Действие 2. Издание приказа
На основании заявления сотрудника, если оно все же составляется в организации, управленцем издается соответствующий приказ. Его разрешено оформлять либо произвольно, на фирменном бланке, либо по одной из стандартизированных форм:
- Т-6 - когда в отпуск уходит один подчиненный (на каждую штатную единицу составляется отдельно);
- Т-6а - соответственно, когда отпуск положен нескольким подчиненным.
В нем должна найти отражение такая информация:
- сведения о хозяйствующем субъекте;
- личные данные и должность подчиненного;
- даты начала и окончания его отпуска;
- указанное в цифровом и буквенном эквивалентах количество отпускных дней;
- визы сторон.
На основании этого документа начисляются отпускные. Подчиненный должен с ним ознакомиться за две недели до начала отпуска.
Действие 3. Ознакомление подчиненного с распоряжением
Под ознакомлением понимается подписание приказа работником в спецграфе. Если он отказывается сделать это, следует пригласить двух свидетелей, ознакомить их с содержанием документа, после чего – составить соответствующий акт, который является приложением к приказу и хранится вместе с ним.
Действие 4. Запись в личной карточке
В личной карточке (ф. Т-2) фиксируются все сведения о подчиненном в течение срока его трудоустройства. Может иметь свободную форму, но законом предусмотрена стандартизированная. Во втором случае данные об отпуске заносятся в соответствующий раздел 8.
Целесообразно проставлять дата выходу сотрудника из отпуска по факту, а не заранее. Это обусловлено возможностью продления или аннулирования отпуска с целью вызова на рабочее место (без весомых причин запрещено).
Действие 5. Запись в лицевом счете
Данный счет ручной ф. Т-54 или автоматизированной (Т-54а) открывается на каждого работника в начале календарного года. Применять его не обязательно. Зачастую, его используют крупные хозяйствующие субъекты, а средним и мелким достаточно личных карточек.
На основании информации, фиксируемой в нем, рассчитывается пенсия, поэтому, в случае его ведения, он должен храниться 75 лет.
Действие 6. Составление расчетной записки о предоставлении отпуска
На идущего в отпуск сотрудника ответственными работниками составляется записка-расчет по собственной либо стандартизированной ф. Т-60, где указывается отпускной период, даты его начала и окончания, рассчитываются суммы отпускных к выплате, а также удержания из них.
Графа «Будущий месяц» заполняется, когда отпуск рассчитывается в одном месяце, а предоставляется в другом, либо когда он делится между двумя периодами.
Документ визируется сотрудником кадровой службы и бухгалтером-расчетчиком, заполнявшими его.
Действие 7. Расчет и перечисление отпускных выплат
Полученная нижеприведенным способ сумма отпускных должна быть выплачена работнику минимум за три дня до начала его отпуска. Игнорирование этого правила грозит ответственностью.
Запрещен перенос этой даты, если она приходится на нерабочий или праздничный день. В этом случае выплаты должны быть произведены заранее.
Предельный срок выплаты отпускных не установлен. Имеется ввиду, что, при наличии возможностей, их можно выплатить, к примеру, вместе с информированием подчиненного о предстоящем отпуске.
Действие 8. Запись в табеле учета рабочего времени
В зависимости от типа отпуска, в который ушел сотрудник, в табеле ф. Т-12 и Т-13 ставится отметка ОТ или шифр 09 - при основном отпуске, ОД либо 10 - при дополнительном. Приходящийся на отпуск праздник отмечается буквой В (или шифром 26).
Нюансы начисления отпускных
Начисление выплат за отпускной период требует:
- суммирования всех полученных за последний календарный год средств подчиненного;
- расчета усредненного ежедневного заработка, исходя из вышепосчитанного и количества дней в году. Регламентирован постановлением № 922 и ст. 139 ТК;
Коэффициент 29,3 используется в случае отработки работником всего предыдущего года. При наличии у него, к примеру, больничных, он должен быть пересчитан.
- умножения ежедневной зарплаты на количество дней отпуска. При исчислении срока отдыха праздничные дни игнорируются.
В некоторых организациях предусмотрена дополнительная единоразовая помощь к отпуску, что регламентировано внутренними распоряжениями. Так, на нее вправе претендовать госслужащие, уходящие в отпуск согласно графику и написавшие соответствующее прошение о ее получении. Она равна двойному окладу, не накапливается, не разбивается и не переносится по желанию работника. Забрать ее в следующем календарном периоде можно, не уйдя в отпуск в этом.
Средства облагаются НДФЛ в размере 13 % и уплачиваются компанией в госказну (пп. 6 п. 1 ст. 208. п. 1 ст. 210 НК).
Кроме того, в 2018 году обязательный отпуск может частично или полностью заменяться компенсацией (но не работникам, занятым на опасных работах, беременным и несовершеннолетним, о чем гласит ст. 126 ТК). Так, на нее в полном объеме, то есть за все неиспользованные дни отпуска, имеет право увольняющийся сотрудник. Впрочем, он может отказаться от нее и воспользоваться этим периодом, после чего – покинуть организацию.
Что делать, если работник заболел в отпуске
Достаточно распространенная ситуация – болезнь или травмирование сотрудника до начала его отпуска или в процессе отдыха.
В таком случае управленцу необходимо аннулировать или перенести ежегодный оплачиваемый отпуск. Последнее зависит от даты оповещения сотрудником администрации о случившемся:
- Работник оперативно сообщил в устной или письменной форме об открытии больничного. В этом случае отпуск автоматически пролонгируется на период его действия, без издания нового распоряжения или перерасчета отпускных. С первого его дня в табеле указывается Б (или цифра 19), а после закрытия снова делаются отметки об отдыхе. По завершению отпуска подчиненным предоставляется лист нетрудоспособности;
- Работник сообщил об открытии больничного и предоставил его по факту выхода на работу. В этом случае дни болезни считаются отпускными и отмечаются соответствующе. Ему следует написать заявление, в котором указываются новые отпускные дни, и согласовать его с руководством. Отпускные пересчитываются, излишек включается в будущую оплату труда.
Если подчиненным после больничного взят трудовой отпуск с последующим расторжением трудового соглашения, отпуск не продлевается, но больничное пособие выплачивается полностью.
Ответственность за отказ в предоставлении отпуска
Отказ в предоставлении подчиненному отпуска два года подряд незаконен. Если сотрудник, по каким-то причинам, в него не пошел, он переносится на следующий год, о чем делаются соответствующие отметки в графике отпусков. В противном случае, ч. 1 ст. 5.27 КоАП предусматривает такие штрафы:
- Для юрлиц – 30.000-50.000 р.;
- Для ИП и должностных лиц – 1.000-5.000 р.
Повторное нарушение, согласно второй части этой статьи, карается штрафом в размере:
- 50.000-70.000 р. – для юрлиц;
- 10.000-20.000 р. либо отстранение от должности на год или три – для ИП и должностных лиц.
Действия работодателя при отказе сотрудника уходить в отпуск
Встречаются ситуации, когда сотрудник отказывается брать установленный в графике отпуск. Оставить его работать на законных основаниях, не грозящих вышеуказанной ответственностью, можно одним из следующих способов:
- Перенести время с обязательным истребованием письменного на это соглашения от подчиненного. Впрочем, более двух раз подряд делать это запрещено. Кроме того, определенные категории сотрудников должны отдыхать ежегодно;
- Применить дисциплинарные взыскания, обусловленные отказом исполнять административные распоряжения;
- Расторгнуть трудовой контракт с последующим заключением нового. Нечасто используемый способ, вследствие которого неиспользованные дни отдыха компенсируются и погашаются.
Примеры из кадровой практики
- Расчет продолжительности ежегодного отпуска, в котором есть праздничный день
Пенкин В.М. – кладовщик в компании А. Стаж работы – 5 лет. У него имеются неиспользованные отпускные дни, которые он решил использовать. 15 мая им было составлено заявление на отпуск с 01 по 21.06.
- Определение даты окончания ежегодного отпуска, предоставленного с 17.04 сроком на 28 дн.
Пенкин В.М. – кладовщик в компании А. Стаж работы – 5 лет. График – сменный с плавающими выходными. У него имеются неиспользованные отпускные дни, которые он решил использовать. 22.03 им было составлено заявление на отпуск с 17.04.
Датой окончания отпуска является 16.05, ввиду того, что 01.05 и 09.05 – праздничные дни (ст. 112 ТК), исключающиеся из отпускного объема. Сам отпуск длится 17.04-30.04, 02.05-08.05, 10.05-16.05. Если, по рабочему графику, смена стоит 17.05, в этот день Пенкин должен занять рабочее место.
- Определение продолжительности удлиненного отпуска сотрудника при смене должности в течение года
Бухгалтер образовательного учреждения Афанасьева А.А. трудоустроена 10.04. Рабочий год исчисляется с 10.04 прошлого года по 09.04 текущего.
03.02. она переедена в педагоги, поскольку имеет два высших образовании. С 01.08 она уходит в отпуск. Рабочий год ей отработан полностью, то есть периодов отсутствия на рабочем месте не имеется.
Продолжительность отпуска рассчитывается следующим образом.
- с 10.04.0х г. по 02.02.0х +1 г. включительно (до даты перевода) ей отработано 10 мес. На должности бухгалтера ей полагались 28 календарных дн. отпуска. Использование пропорции позволяет рассчитать продолжительность отпуска, которая составит 23,33 дн. (28 дн./12 мес*10 мес);
- с момента перевода до окончания года она отработала 2 месяца и неделю (с 03.02 по 09.04 включительно), то есть 2 полных месяца. На должности педагога ей положены 56 дн. Исходя из пропорции, продолжительность отдыха составит 9,33 дн. (56 дн./12 мес.*2 мес).
Общая продолжительность, таким образом, будет 32,66 дн., округляемых до 33 дн.
- Расчет отпуска подчиненного, ставшего инвалидом в середине рабочего года
Пенкин В.М. – кладовщик в компании А, трудоустроенный 10.04.17 г. 01.07.17 г. Ему присваивается инвалидность. С 01.08.17 г. он уходит в отпуск, к началу которого рабочий год отработан полностью, без периодов отсутствия. Следовательно, он вправе получить удлиненный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней (с 01.08 по 30.08).
- Разделение ежегодного отпуска на части
По договоренности с администрацией бухгалтер Афанасьева А.А. со стандартной продолжительностью отпуска, решила разделить его на такие части, чотраженные в графике отпусков:
- 3 дн. – 16.01-18.01 включительно;
- 6 дн. – 12.03-17.03 включительно;
- 17 дн. – 03.07-19.07 включительно;
- 2 дн. – 01.08-02.08 включительно;
Правомерно ли это?
При отсутствии претензий со стороны руководства сотрудник вправе разбить свой отпуск на неограниченное количество частей протяженностью даже сутки. В ТК, ст. 125, запрет на подобные манипуляции отсутствует.
- Пролонгирование ежегодного основного отпуска по причине болезни подчиненного
С 06.03.17 г. бухгалтеру Афанасьевой А.А., очередной ежегодный отпуск стандартной протяженности. 08.03 в число отпускных дней не включается, следовательно, отпуск заканчивается 03.04.17 г.
Во время отпуска Афанасьева открывает больничный на 5 дн., оперативно представленный в организацию до истечения отдыха. Каким образом он продлевается?
Отпуск подчиненной подлежит продлению на 5 дней болезни, то есть до 08.04.17 г., следовательно, приступить к выполнению своих должностных обязанностей она должна 10.04.17 г. — первый рабочий день после 08.04.
