Кто выписывает дубликат трудовой книжки. Практические рекомендации, как оформить дубликат трудовой книжки при ее утере. Кто оформляет дубликат

Такому поведению могут быть разные причины. Например, работник мало работал официально или же устроился работать впервые (как оформить трудовую впервые — ). В этом случае он не может оценить всю важность трудовой и может халатно к ней относится.

Но также часто к трудовым халатно относятся и работодатели, и сотрудники отдела кадров.

Приняв работника на должность, они забывают о том, что трудовой документ гражданина должен быть сохранен. Зачастую, после многих лет работы при увольнении, работник не получает свою трудовую книжку, а работодатель лишь удивленно разводит руками выдавая расчет.

Кончено таких ситуаций возникать не должно, но они, тем не менее, то тут, то там имеют место быть. Некоторые граждане не могут защитить свои права и остаются без трудового документа. Мы расскажем, как нужно действовать, в случае, если трудовая книжка утеряна. Инструкцию для работника, потерявшего этот документ вы найдете .

Ответственность работодателя за потерю трудовой книжки

Какие штрафы грозят?

Конечно, потеря трудовой книжки для работодателя не пройдет незамеченной, но только в случае если вы сами сообщите об этом в трудовую инспекцию. Работодателю грозят различные штрафы и другие наказания, которые могут носить различный характер.

В трудовом кодексе прописана ответственность за потерю трудовой книжки работника. В статье 232 -234 говорится о том, какие санкции возможны за подобное поведение и подробно описывается их исполнение. Так, ответственность работодателя за потерю трудовой книжки грозит ему штрафом.

Во первых, штрав прописан в кодексе административных правонарушениях а именно в пункте 5.27 и в зависимости от индивидуальных особенностей ситуации, может доходить от 100 до 5000 рублей.

Также стоит помнить о том, что работник также может взыскать с работодателя денежные суммы за различные, по его мнению, несоблюдения его формальных прав, интересов и свобод..

Также не стоит забывать об упущенной или же неполученной выгоде. Под ней понимается коэффициент денежных средств, который работник так и не получил от нового работодателя.

Также стоит иметь ввиду, что каждый день задержания способствует тому, что работник не может устроиться на работу , а значит, он вынужден будет взыскать с работодателя среднюю заработную плату в день за каждый последующий день просрочки.

Все эти обстоятельства говорят только о том, что работодатель должен поплатиться за свою невнимательность или же невнимательность сотрудника отдела кадров.

Что такое дубликат трудовой книжки?

Дубликат необходим для получения после потери трудовой книжки, так как по сути, является заменой трудовой, а значит, только имея его на руках вы можете устроиться официально.

Что представляет из себя сам дубликат трудовой книжки. По сути это бланк, очень напоминающий внешне трудовую книжку . В него также вписывается вся информация о местах работы работника.

Дубликат после его получения ведется также аккуратно, как и трудовая книжка, но единственное его отличие от настоящей трудовой состоит в том, что на титульном развороте страниц будет вписано слово дубликат. Нашим законодательством предусмотрено, что трудовая книжка у гражданина может быть только одна (подробнее — ).

Это значит, что все другие документы не могут называться трудовыми. Ведь если работник неожиданно найдет свою трудовую, то получится, что у него целых два документа. Поэтому полученную трудовую снова также называют дубликатом.

Дубликат ведется по правилам, установленным для трудовых книжек. Об этих правилах — в . Поэтому даже если вам на руки попал такой документ не стоит считать что это неофициальный бланк.

Что делать если вы, как работодатель, потеряли трудовую своего работника?

Потеря трудовой книжки инцидент неприятный. Теперь нужно хорошо продумать дальнейшие действия для того, чтобы работник вовремя получил свой документ, а вы как работодатель отделались бы лишь небольшим штрафом.

При обнаружении факта потери трудовой книжки работодатель обязан:

оповестить об этом работника;
принять заявление от работника;
направить запросы в бывшие места работы работника;
явиться в пенсионный фонд нашей страны;
оформить там факт потери трудовой и получить дубликат;
внести в дубликат записи, взятые в пенсионном фонде или же полученные по запросам;
заполнить дубликат трудовой книжки;
выдать дубликат работнику на руки для ознакомления.

Конечно все вышеперечисленное нами – это общие правила оформления дубликата, однако в следующих пунктах мы попытаемся ознакомить вас с нюансами получения дубликата, чтобы вас не осталось вопросов относительно того как делать подобную процедуру.

Кто пишет заявление, оплачивает штрафы?

Написав данный заголовок, мы имеем ввиду заявление, которое пишется с просьбой выдать дубликат. Автором этого заявления должен стать работник, а адресовано оно непосредственно работодателю. В заявлении работник пишет о том, что такого то числа он получил информацию о том, что его трудовая книжка утеряна.

В связи с этим фактом и некоторыми обстоятельствами при их наличии вы, как работодатель, должны предпринять ряд действия для того, чтобы восстановить трудовую книжку своему работнику.

На этом заявление не заканчивается. Работник ставит подпись и дате его подачи и если работодатель ознакомился с заявлением, то он просто на просто приобщает его к личному делу и начинает производить работы по восстановлению трудовой.

Если сотрудник потерял трудовую книжку?

Если же вы являетесь работодателем и вам сообщили о том, что трудовая книжка конкретного работника утеряна – не нужно терять самообладание. Вы работодатель, а значить именно вы несете ответственность за деятельность каждого из своих работников.

Провинившегося сотрудника, который потерял трудовую, можно наказать путем выговора или лишения премии. Также провинившемуся работнику стоит поручить восстановление трудовой книжки.

Именно он от вашего лица должен рассылать запросы, а также посещать пенсионный фонд с вопросами о том, как получить дубликат и что за этим следует.

Пошаговая инструкция: порядок и правила заполнения дубликатов трудовых книжек

Работодатель должен произвести следующие действия для того, чтобы предоставить в ближайшие сроки работнику дубликат трудовой книжки.

Работодатель должен собрать полученные сведения из пенсионного фонда о том, где работал работник раньше, а также сведения, полученные после рассылки обращений к другим работодателям работника.
Далее работодатель должен приобрести бланк трудовой книжки.
Работодатель пишет о том, что заполняемый документ является не более, чем дубликатом.
Далее в бланки дубликата вносятся необходимые сведения о местах работы, заполняется титульный лист.
Последним этапом трудовая книжка предоставляется работнику и он знакомится с содержимым дубликата. Если он не находит ошибок, то можно считать что работодатель справился со своей задачей.

Как должен выглядеть дубликат трудовой книжки — точно также, как и оригинал:

Заявления

Заявление подает работник, который стремится получить трудовую книжку. Такое заявление подается на имя работодателя или же его заместителя. Ознакомившись с текстом заявления, работодатель принимает решение о том, принимать его или нет. В случае непринятия и не оказания отдельных действий по факту заявления, работник может обратиться в суд.

Заявление работника должно быть оформлено надлежащим образом . Если вы считаете, что заявление оформлено неверно, но хотите его принять, покажите работнику образец заполнения и после того как он исправится, начните действовать в рамках восстановления трудовой книжки.

Напоминаем, что заявление о получении дубликата – документ официальный, а значит, он требует соответствующего заполнения. Например, заполняется заявление синей или же черной ручкой, а также имеет место печать на компьютере. Также не забывайте про то, что заявление должно быть написано аккуратно и разборчивым почерком.

Помимо этого Заявление должно отвечать на вопрос, почему именно работодатель должен заниматься выдачей дубликата — пишем о том, что по вине работодателя или же сотрудника отдела кадров, собственно, и была утеряна трудовая книжка.

Кража документации также этому способствует таким образом, даже если работодатель не виноват в том, что трудовая книжка потерялась, так как она хранилась в его собственности, именно он несет ответственность за ее восстановление.

Сроки

Конечно, реально восстановить трудовую книжку за неделю , но даже тогда штраф не будет таким невероятно большим как штраф за просрочку в целый месяц.

Как правильно заполнять дубликат трудовой?

Дубликат трудовой книжки также имеет титульный лист. В нем вписывается фамилия, имя отчество работника, ставится год его рождения, а также специальность и образование. Например: Иванов Сергей Петрович, 4.06.1987 года, программист, системный администратор в фирме.

Ниже ставится подпись руководителя и его печать, а также подпись работодателя. На другой стороне разворота указывается дата выдачи дубликата и само слово дубликат.

В бланках дубликата указывается вся информация , касаемая осуществления трудовой деятельности работника в разный период по сведениям, которые удалось восстановить. Сначала пишется порядковый номер записи, все делается арабскими цифрами и непременно по порядку.

Затем ставится запись о дате внесения записи. Также ставится запись со сведениями о работе, например, принят или же уволен. Также в трудовой может указываться факт повышения квалификации и получения награждения.

Далее ставится порядковый номер документа на основании которого было сделано подобное заявление в трудовой и подпись, и печать организаций. Кончено, печати восстановить не удастся (о печати в трудовой читайте ), так же как и подписи, но, в общем и целом, заполнение дубликата мало чем отличается от трудовой книжки.

Записи в трудовой книжки должны иметь примерно такой вид: «1. 15.11.2015 г. ООО Стройгрант Принята на должность секретаря Приказ № 1 от 15.11.2015 г.». только после этого ставится печать и дата.

Помните о том, что наименование организации или же индивидуального предпринимателя всегда должно идти раньше, чем любые другие упоминания.

Однако в случае, если вы были приняты на работу и потом уволены и никаких записей больше не следовало в трудовой, то заново писать название организации вовсе не стоит.

Подходите к заполнению дубликата с особой аккуратностью , правильно исправляйте ошибки, чтобы вам не пришлось прощаться и с этим дубликатом и заводить себе уже дубликат дубликата.

Также при заполнении дубликата настоятельно помните о том, что при отсутствии некоторых записей для них нужно оставлять место.

Например, если между двумя принятиями на работу есть существенный разрыв во времени, а одна из организаций так и не прислала вам факт подтверждения работы работника, то оставьте пару свободных строк. Это делается для того, чтобы вы могли вписать недостающую информацию, в случае если она внезапно появится.

Дубликат трудовой книжки — образец заполнения:

Заключение

Потеря трудовой книжки это, безусловно, стресс как и для работника, так и для работодателя. Работник боится остаться обманутым и в дураках, ведь получается, что честно наработанный им стаж пропал и теперь без трудовой книжки его не возьмут ни на какую работу.

Работодатель в свою очередь боится плохой репутации, которую ему может создать работник, а также боится баснословных штрафов.

Поэтому две эти стороны должны прийти к единому консенсусу и попытаться помочь друг другу в столь сложной ситуации.

Работодатель должен направить все свои силы на восстановление дубликата, а работник не должен мешать ему объявлениями штрафом. При таком взаимодействии вы значительно раньше достигните нужного результата.

Важность трудовой книжки (ТК) несомненна, так как в этом документе находят свое отражение этапы трудовой деятельности того или иного гражданина. Данный документ отличается востребованностью, так как он способствует устройству на работу и его предъявление обязательно, конечно, если вы не находитесь в начале своего трудового пути. Именно ТК позволяет работодателю понять, насколько ему необходим конкретный гражданин в качестве будущего сотрудника компании. В то же время далеко не все соискатели рабочих мест понимают важность рассматриваемого вида документа.

Это может быть обусловлено большим количеством причин. Например, человек практически не работал официально или он устраивается на работу впервые. В этом случае оценка важности книжки для таких людей крайне низкая, что объясняет их халатное отношение к этому документу. Но подобную халатность проявляют и работодатели, включая сотрудников кадровой службы.

После приема на работу те же служащие отделов кадров забывают, что они должны обеспечивать сохранность трудовой книжки. В результате возникают ситуации, когда работник увольняется, а трудовую получить не может ввиду ее отсутствия, так как соответствующие сотрудники компании подошли халатно к своим обязанностям.

Такие ситуации должны быть исключены, но они все равно имеют место. Если гражданин остался без трудовой книжки, то ему будет проблематично отстаивать свои права в рамках Трудового кодекса.

Ответственность работодателя за утерю

Утеря трудовой по вине работодателя способна вызвать негативные последствия для него только в том случае, если трудовая инспекция получит сообщение по этому поводу, которое должен инициировать работник. Это приведет к тому, что к работодателю будут применены различного рода санкции, например, в виде соответствующих штрафов.

Более детально такая ответственность, когда в утере книжки виноват работодатель, прописана в Трудовом кодексе. В статьях 232, 233 и 234 указаны те санкции, которые грозят работодателю, халатно отнесшемуся к обязанности по обеспечению сохранности книжки.

Что касается конкретизации штрафов, то в кодексе, регулирующем административные правонарушения, указано, что величина штрафа может доходить до 5000 руб. в зависимости от конкретных обстоятельств.

Важно знать, что работник также может взыскать с работодателя денежные суммы за различные, по его мнению, несоблюдения его формальных прав и интересов. Также не стоит забывать об упущенной или же недополученной выгоде. Под ней понимается коэффициент денежных средств, который работник так и не получил от нового работодателя.

Работодатель должен знать, что каждый день задержания выдачи трудовой приводит к тому, что работник не может устроиться на работу, а значит, он вынужден будет взыскать с работодателя среднюю заработную плату в день за каждый последующий день просрочки.

Дубликат трудовой книжки. Что это?

Дубликат необходим для получения после потери трудовой книжки, так как по сути, является заменой трудовой, а значит, только имея его на руках вы можете устроиться официально. По сути это бланк, очень напоминающий внешне трудовую книжку. В него также вписывается вся информация о местах работы работника.

Это значит, что все другие документы не могут называться трудовыми . Ведь если работник неожиданно найдет свою трудовую, то получится, что у него целых два документа. Поэтому полученную трудовую снова также называют дубликатом. Дубликат ведется по правилам, установленным для трудовых книжек. Поэтому даже если вам на руки попал такой документ не стоит считать что это неофициальный бланк.

Как поступить работодателю, потерявшему трудовую своего работника

оповестить об этом работника ;
принять заявление от работника;
направить запросы в бывшие места работы работника;
явиться в пенсионный фонд нашей страны;
оформить там факт потери трудовой и получить дубликат;
внести в дубликат записи, взятые в пенсионном фонде или же полученные по запросам;
заполнить дубликат трудовой книжки; выдать дубликат работнику на руки для ознакомления.

Заявление на дубликат

Составляется заявление на выдачу дубликата. Автором этого заявления должен стать работник, а адресовано оно непосредственно работодателю. В заявлении работник пишет о том, что такого то числа он получил информацию о том, что его трудовая книжка утеряна.

Вы, как работодатель, должны предпринять ряд действия для того, чтобы восстановить трудовую книжку своему работнику.

Работник сам потерял или испортил трудовую книжку

Провинившегося сотрудника, который потерял трудовую, можно наказать путем выговора или лишения премии . Также провинившемуся работнику стоит поручить восстановление трудовой книжки. Именно он от вашего лица должен рассылать запросы, а также посещать пенсионный фонд с вопросами о том, как получить дубликат и что за этим следует.

Оформлением дубликата трудовой книжки при утере или порче его самим владельцем обязан заниматься именно он . На руки мы получаем этот документ, чаще всего, когда увольняемся из одной организации и планируем устраиваться в другую, когда выходим на заслуженный отдых и должны заняться оформлением пенсии.

В иных особых случаях, если документ нам зачем-то потребовался, но увольняться мы не собираемся, работодатель не имеет право выдавать на руки оригинал. Только заверенную копию. Иначе, в случае утери или порчи книжки, ответственность будет и на самом работнике, и на том ответственном лице, что допустило оплошность.

Если этот документ строгой отчетности будет утрачен или серьезно испорчен по собственной невнимательности работника, то перед тем, как оформить дубликат трудовой книжки, рассеянному владельцу придется писать заявление и самому собирать все требуемые в данной ситуации подтверждающие справки.

Еще одна вероятная ситуация: вы пришли на новое место работы и уверяете руководителя, что трудовая потеряна, но у вас нет времени заниматься ее дублированием. Если вас действительно будут готовы взять в эту компанию, то тут в подобной ситуации могут лишь завести новую трудовую книжку, где первой записью станет именно прием на работу здесь.

Инструкция, как получить дубликат

Заявление об утрате трудовой и необходимости дубликата можно составить в произвольной форме. Хотя нередко организации разрабатывают собственные образцы соответствующих бланков, которые помогают быстро и четко изложить суть задачи.

Как сделать дубликат трудовой книжки, расписано в постановлении Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года. Там оговорены сроки работы над этим документом: дубликат должен быть выдан работодателем не позднее 15 дней с момента подачи сотрудником заявления . Следующий, 2017 год, не будет исключением, все правила остаются в силе.

Только, требуя от руководства компании выдать вам этот документ в установленные сроки, не забывайте: если трудовую потеряли вы сами, то прежде чем оставлять заявление, соберите все нужные бумаги:

справки из архивов;
данные налоговой службы, трудовой инспекции, ПФР;
копии трудовых контрактов, заключенных ранее;
справки от предыдущих нанимателей;
выписки из приказов о приеме на работу и увольнении или их заверенные копии в случаях, когда это необходимо.

Заявление

В случае непринятия и не оказания отдельных действий по факту заявления, работник может обратиться в суд. Заявление работника должно быть оформлено надлежащим образом . Если вы считаете, что заявление оформлено неверно, но хотите его принять, покажите работнику образец заполнения и после того как он исправится, начните действовать в рамках восстановления трудовой книжки.

Напоминаем, что заявление о получении дубликата – документ официальный, а значит, он требует соответствующего заполнения. Например, заполняется заявление синей или же черной ручкой, а также имеет место печать на компьютере.

Также не забывайте про то, что заявление должно быть написано аккуратно и разборчивым почерком. Помимо этого Заявление должно отвечать на вопрос, почему именно работодатель должен заниматься выдачей дубликата - пишем о том, что по вине работодателя или же сотрудника отдела кадров, собственно, и была утеряна трудовая книжка.

Часто бывает так, что виноват в том, что трудовая книжка исчезла не работник а другие факторы. Пожар и стихийные бедствия, а также военные действия могут способствовать тому, что трудовую нельзя найти. Кража документации также этому способствует таким образом, даже если работодатель не виноват в том, что трудовая книжка потерялась, так как она хранилась в его собственности, именно он несет ответственность за ее восстановление.

Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки (пример)

Заполняем дубликат трудовой книжки

Очень важно соблюсти все правила, как заполнить дубликат трудовой книжки. Напомним: это документ строгой отчетности, и ошибки могут свести на нет все усилия, потраченное время: ту же работу придется делать «на бис», оформляя очередной дубликат.

Вверху на титульном листе дубликата обязательно должна стоять надпись «Дубликат».
Не забудьте о возможных переменах в личных данных обладателя трудовой книжки. Скажем, человек за прошедшее время мог получить высшее образование или попросту сменить фамилию. Это надо учесть при внесении персональных данных.

Третье: то, о чем говорилось выше. Неважно, по чьей вине документ был утрачен. В любом случае, внесение данных в дубликат возможно не со слов «потерпевшего», а исключительно на основании тех справок, копий документов, которые мы уже перечислили выше. Иначе никаких записей о предыдущих местах работы новый наниматель не внесет, да и старый тоже.

Единственный вариант, если по каким-то причинам вы не желаете, не можете заниматься восстановлением прежних данных - это начать «с чистого листа», с новой трудовой книжки. Однако потом нехватка трудового стажа может существенно уменьшить размер вашей пенсии.

Первой записью раздела о работе будет величина общего трудового стажа человека, полученная до момента оформления на работу к новому работодателю, оформляющему дубликат.

Дальше наниматель или сотрудник отдела кадров эту информацию детализирует, расписывает на основании полученных справок , даты работы человека в разных предшествующих организациях. Обязательно вносятся ссылки на документы, ставшие основанием для фиксации тех или иных данных.

Очень важный момент для кадровиков и руководителей: эти предшествующие восстанавливаемые данные нельзя нумеровать! Запись под номером 1 в дубликате может быть лишь о приеме сотрудника на работу именно в ту компанию, где и заводится дубликат.

Если записи в трудовую были занесены работодателем неправильно, допустимо просто заменить документ, продублировав данные и исправив некорректные сведения.

Выдачу дубликата восстановленного документа фиксируют в книге по учету движения трудовых книжек. С указанием даты этого события и подписи самого работника.

Пример (образец) заполнения дубликата трудовой

Как долго или сроки

Сроком восстановления трудовой книжки определен один месяц, но на самом деле считается, что чем раньше восстановлена сама трудовая книжка, тем лучше, ведь тогда работник не сможет подать на работодателя в суд за просрочку. Конечно, реально восстановить трудовую книжку за неделю, но даже тогда штраф не будет таким невероятно большим как штраф за просрочку в целый месяц.

Причины получения дубликата

потеря документа самим обладателем трудовой книжки либо работодателем;
умышленная или случайная порча, приведшая к тому, что записи сложно (невозможно) прочесть;
массовая потеря документации в результате стихийного бедствия, пожара либо иного ЧП;
наличие в трудовой книжке записи, признанной впоследствии неправомерной, например, о причинах или самом факте перевода или увольнения.

Документы, кроме трудовой книжки, чтобы подтвердить стаж для назначения пенсии

В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы. А основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека, является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ).

Если сотруднику оформлялся дубликат трудовой книжки, в него могли быть внесены не все сведения о местах и продолжительности работы сотрудника. Например, если на момент оформления дубликата сотрудник не представил какие-либо документы. Задним числом вносить в трудовую книжку сотрудника записи о предыдущих местах его работы работодатели не вправе. Поэтому сведения в дубликате трудовой книжки могут быть неполными. Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, то согласно пункта 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015, трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:

письменные экземпляры трудовых договоров;
трудовые книжки колхозников;
справки, выдаваемые работодателями;
выписки из приказов;
лицевые счета;
ведомости на выдачу зарплаты.

Если трудовая книжка имеет много ошибок, следует ли делать ее дубликат?

Например, в фирму устраивается новый сотрудник. Он приносит трудовую книжку, а в ней много грубых нарушений: предыдущий работодатель не указал реквизиты приказа о приеме на работу, а также не заверил печатью запись об увольнении. Как нужно поступить в этом случае? Должен ли кадровик на основании собранных справок оформить сотруднику дубликат трудовой?

Нет, не должен. Есть только три случая, когда работодатель должен завести дубликат трудовой книжки работнику только в случаях, если трудовая книжка:

утеряна (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее – Правил ведения и хранения трудовых книжек);
пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. д.) (абз. 3 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
в его трудовую книжку была внесена запись об увольнении или переводе , которая впоследствии признана недействительной (абз. 1 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если трудовая книжка содержит иные грубые нарушения, работодатель не обязан оформлять ее дубликат. Ошибку должна исправить виновная в этом организация либо новый работодатель на основании официального документа компании, допустившей неточность (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

В случае когда запись о приеме не содержит реквизитов приказа, новый работодатель может внести запись на основании соответствующей справки с предыдущего места работы сотрудника. Исправления вносятся в порядке, установленном разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Если запись об увольнении с предыдущего места работы не заверена печатью, то нынешний работодатель не имеет права поставить свою печать. Такому работнику лучше обратиться в отдел кадров организации, которая завела ему трудовую книжку, с просьбой поставить печать.

Нет трудовой – значит не примут на работу?

Если трудовая утеряна, то основания для отказа в приеме на работу нет! По новому месту работы вправе оформить дубликат на основании вашего заявления. Новый работодатель внесет все записи о предыдущей работе на основании представленных вами справок, трудовых договоров и т. д.

Новый работодатель вправе оформлять лицу, утратившему трудовую книжку до поступления на работу, только новую трудовую книжку, а не дубликат утраченной. Кроме этого, новый работодатель оказывает содействие работнику в восстановлении документов (а не трудовой книжки), подтверждающих стаж работника, в частности путем направления запросов в компетентные органы и организации (к примеру, в архив).

При оформлении новой трудовой книжки допускается использовать порядок, предусмотренный для оформления дубликата. В трудовую книжку вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденные соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника».

Сама по себе суммарная запись о периодах работы, внесенная в трудовую книжку на основании документов, не будет подтверждением страхового стажа для пенсии, если в книжку не внесены конкретные записи о том, в какой организации, в какое время и на каких должностях трудился работник до поступления на работу в организацию, выдавшую трудовую книжку. В такой ситуации надо будет представить в пенсионный орган документы, подтверждающие периоды работы у конкретных работодателей до выдачи трудовой книжки.

Трудовая книжка — особый документ. Она крайне важна и для самих работников, и для работодателей. В ней фиксируются данные о принятии на работу и об увольнении, повышении по службе, а также сведения о наградах и иных поощрениях.

Кроме всего прочего, это документ строгой отчетности.

Но на каких основаниях человеку может потребоваться ее дубликат? И как его можно получить? Об этом и иных аспектах проблемы расскажет данная статья.

Почему возникает необходимость получения дубликата

Оформление дубликата трудовой книжки — вынужденная процедура. Иногда ее называют «восстановлением» документа, но этот термин не имеет ни юридического, ни просто логического смысла. Речь именно о создании «двойника», дубликата. Рассмотрим, каковы причины, приводящие к необходимости подобных действий:

потеря документа самим обладателем трудовой книжки либо работодателем;
умышленная или случайная порча, приведшая к тому, что записи сложно (невозможно) прочесть;
массовая потеря документации в результате стихийного бедствия, пожара либо иного ЧП;
наличие в трудовой книжке записи, признанной впоследствии неправомерной, например, о причинах или самом факте перевода или увольнения.

Если в утере или порче виновен работодатель

Выдача дубликата трудовой книжки, утраченной работодателем — явление нечастое, но все же случаются и такие казусы. Оформляясь на работу в новую организацию, на предприятие, человек отдает этот важный документ на хранение кадровикам компании или ее руководителю.

Это ответственное лицо тоже порой проявляет безответственную халатность. Если трудовая книжка пропала или серьезно пострадала по вине вышеуказанных лиц, сотрудник имеет право даже привлечь их к административной ответственности. Но главное: потребовать от виновников самим оформить дубликат, для чего им потребуется собрать все необходимые справки, выписки, копи приказов и другую информацию от прежних работодателей.
Если документ цел, но в него вкралась неточность, ошибка, работодатель или его сотрудники внесли неправомерную запись, то дубликат будет составить еще проще, перенеся старые записи из оригинала.

Если она утрачена или испорчена работником

Оформлением дубликата трудовой книжки при утере или порче его самим владельцем обязан заниматься именно он. На руки мы получаем этот документ, чаще всего, когда увольняемся из одной организации и планируем устраиваться в другую, когда выходим на заслуженный отдых и должны заняться оформлением пенсии.

Еще одна вероятная ситуация: вы пришли на новое место работы и уверяете руководителя, что трудовая потеряна, но у вас нет времени заниматься ее дублированием. Если вас действительно будут готовы взять в эту компанию, то тут в подобной ситуации могут лишь завести новую трудовую книжку, где первой записью станет именно прием на работу здесь.

Какие данные потребуется восстановить

Как сделать дубликат трудовой книжки, расписано в постановлении Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года. Там оговорены сроки работы над этим документом: дубликат должен быть выдан работодателем не позднее 15 дней с момента подачи сотрудником заявления. 2018 год не является исключением, все правила остаются в силе.

справки из архивов;
данные налоговой службы, трудовой инспекции, ПФР;
копии трудовых контрактов, заключенных ранее;
справки от предыдущих нанимателей;
выписки из приказов о приеме на работу и увольнении или их заверенные копии в случаях, когда это необходимо.

Как заполняется дубликат

Первое правило: вверху на титульном листе дубликата обязательно должна стоять надпись «Дубликат».

Второе: не забудьте о возможных переменах в личных данных обладателя трудовой книжки. Скажем, человек за прошедшее время мог получить высшее образование или попросту сменить фамилию. Это надо учесть при внесении персональных данных.

Единственный вариант, если по каким-то причинам вы не желаете, не можете заниматься восстановлением прежних данных — это начать «с чистого листа», с новой трудовой книжки. Однако потом нехватка трудового стажа может существенно уменьшить размер вашей пенсии.

Первой записью раздела о работе будет величина общего трудового стажа человека, полученная до момента оформления на работу к новому работодателю, оформляющему дубликат.

Дальше наниматель или сотрудник отдела кадров эту информацию детализирует, расписывает на основании полученных справок, даты работы человека в разных предшествующих организациях. Обязательно вносятся ссылки на документы, ставшие основанием для фиксации тех или иных данных.

Закончив заполнение документа документ, специалист по кадрам (либо руководитель организации) вносит дату его оформления в специальную книгу учета движения таких бланков. Последняя процедура, завершающая процесс: подпись сотрудника в особой графе этой книги учета. Так он визирует факт получения дубликата.

Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 04.06.2018

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК - 74999385226. СПБ - 78124673429. Регионы - 78003502369 доб. 257

– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) утеряны. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов)

– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т. п.)

– Если записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии были признаны недействительными

– Если работник восстановлен в связи с вынесением оправдательного договора, прекращением уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью его участия в совершении преступления

– Если трудовые книжки работников утеряны в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

В правом верхнем углу титульного листа дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (рис.46).

Рис.46 Образец оформления титульного листа трудовой книжки

На титульном листе прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (кроме случаев утери трудовой книжки) (рис.47).

Рис.47 Образец оформления титульного листа трудовой книжки

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами (рис.48).

Рис.48 Образец внесения общего стажа в трудовую книжку

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

В случае, когда документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (рис.49).

Рис.49 Образец заполнения раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или службой персонала возвращаются их владельцу. Администрация предприятия обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данную организацию.

КАК ОФОРМИТЬ ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ?

1. На первой странице новой трудовой книжки в верхнем правом углу проставьте запись Дубликат п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

2. Заполните титульный лист дубликата трудовой книжки так же, как при оформлении новой трудовой книжки. Данные о работнике вы указываете на дату оформления дубликата п. 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

3. В первой строке графы 3 раздела Сведения о работе трудовой книжки сделайте запись об общем стаже работы у предыдущих работодателей, который подтвержден документами п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Например, Общий стаж работы _ лет _ месяцев _ дней. В графах 1, 2 и 4 этой строки ничего писать не надо.

4. После этой записи внесите в раздел Сведения о работе трудовой книжки в хронологическом порядке сведения о работе у всех предыдущих работодателей, содержащиеся в представленных работником документах. В графе 3 перед каждой записью о приеме на работу надо указать наименование того из предыдущих работодателей, к которому работник был принят. В графе 4 напротив записи о приеме на работу к каждому предыдущему работодателю, переводе и увольнении впишите реквизиты представленного работником документа, подтверждающего эту запись п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. В остальном записи о приеме на работу, переводах на другую работу и увольнении делаются так же, как при обычном заполнении трудовой книжки.

5. В последнюю очередь надо сделать записи о работе и награждении в вашей организации. Эти записи вносятся на основании ваших кадровых документов п. 32 Правил ведения трудовых книжек. При оформлении дубликата трудовой книжки уволенному работнику не забудьте после записи об увольнении указать свою должность и Ф.И.О. После этого в трудовой книжке расписывается работник и ставится печать вашей организации (если вы ее используете).

6. Если дубликат выдан взамен испорченной трудовой книжки, на титульном листе испорченной книжки сделайте запись Взамен выдан дубликат п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Стоимость бланка дубликата трудовой книжки, выданного работнику, учитывается так же, как при выдаче работнику новой трудовой книжки.

Связанные вопросы

Дополнительно в Путеводителях КонсультантПлюс

Заполняем трудовую книжку без ошибок

Каждый уже работающий или только устраивающийся на работу человек должен задуматься о документе, который будет подтверждать этот факт в настоящем, и давать право на пенсию в будущем. Трудовая книжка - это не простой, очень важный и единственный документ, отражающий весь трудовой стаж человека.

Основные понятия

Вначале необходимо понять, что закон подразумевает под термином трудовая книжка. Определение этого понятия можно найти в статье 66 Трудового кодекса РФ.

Оно базируется на двух критериях:

Образец трудовой книжки утверждается исключительно государством и является унифицированным.
Она удостоверяет информацию о трудовом стаже и деятельности работника.

Законодательство

Трудовая книжка оформляется по строго определенным правилам, которые регулируются отдельными законодательными актами.

К ним можно отнести:

Трудовой Кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ) . Раскрывает понятие трудовая книжка, возлагает обязанность по ее ведению и хранению на работодателя, вводит единый порядок ее оформления.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ (в ред. от 23.06.2014). Устанавливает ответственность за несоблюдение правил обращения с трудовой книжкой.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (в ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках». Утверждает форму и образец трудовой книжки и вкладыша в нее, правила хранения и ведения.

Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Определяет четкий порядок заполнения разделов трудовой книжки и исправления неточностей.

Ответственные лица

За ведение, учет, хранение и выдачу трудовой книжки, как правило, отвечает лицо в чьи обязанности это входит. Однако стоит отметить, что ответственное лицо назначается исключительно приказом или распоряжением работодателя. Именно так определяется, кто заполняет трудовые книжки в организации.

Работодатель будет отвечать, если не организовал на своем предприятии систему ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек и вкладышей.

Если в организации не создана кадровая служба, либо нет уполномоченного приказом лица, занимающегося трудовыми книжками, он может быть привлечен юридической ответственности.Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает административную ответственность.

Так, виновное должностное лицо заплатит штраф от 1 тысячи до 5 тысяч рублей или принудительное приостановление деятельности до 90 дней, юридическое лицо – от 30 тысяч до 50 тысяч рублей или аналогичное приостановление.

Заполняет ли ИП такой документ?

На всех работодателей возложена обязанность ведения трудовых книжек на каждого сотрудника. При этом для сотрудника эта работа должна быть основной и работать он должен свыше пяти дней.

В законе есть единственное исключение, и оно распространяется на физических лиц – работодателей, которые не зарегистрированы как ИП. Индивидуальные предприниматели же обязаны осуществлять с трудовыми книжками те же действия, что и иные работодатели.

Зачем издавать приказ об изменении штатного расписания? Читайте здесь.

Требования к ведению трудовой книжки

Заполнять впервые

Законодатель, понимая всю неопытность человека устраивающегося впервые на работу, обязал именно работодателя оформить ему трудовую книжку. Срок установлен не позднее недели со дня начала работы.

Именно работодатель выдает новому сотруднику, в том числе и студенту трудовую книжку с удержанием платы, покрывающей расходы на ее приобретение.

Вновь принятому сотруднику необходимо очень внимательно проверить данные внесенные в нее и при их правильности удостоверить своей подписью.

Какой ручкой можно вносить записи?

Согласно инструкции записи надлежит делать аккуратно и читабельно. На вопрос, какой пастой и ручкой можно заполнять трудовую, закон дает исчерпывающий ответ.

Так, для написания можно использовать гелиевую, перьевую ручку, ручку-роллер (сюда относится и шариковая). Чернила, гель или паста в ручке должны быть световодостойкими и исключительно черного, фиолетового или синего цвета. Никакой красной пасты при исправлении неточностей и ошибок быть не должно.

Морфология

Записи в трудовой делаются на государственном языке РФ. Если в субъекте РФ установлен государственный язык, то записи могут дублироваться и на нем.

Любые, даже общепринятые сокращения в трудовой книжке строжайше запрещены.

В том числе и названия документов не сокращаются. Приказ пишется именно как «приказ», а не «пр.».

Все цифры пишутся исключительно по-арабски. Пример записи даты увольнения 30.06.2014 и никак иначе. Сокращения слова «г.», после цифр не применяется.

Нумерация записей

Всем записям в трудовой присваивается свой порядковый номер. Он проставляется в первой графе, именуемой «N записи». Записи нумеруются последовательно в каждом разделе арабскими цифрами (1, 2, 3).

Каждая запись. даже о внесении корректив в сами сведения, нумеруется сквозным образом, т.е. присваивается следующий номер.

Если нужен дубликат

Трудовая книжка может быть утеряна хозяином. При обнаружении утраты хозяин книжки должен незамедлительно довести эту информацию до работодателя. В течение 15 дней с даты подачи сотрудником заявления об утере работодатель обязан выдать не новую книжку, как заблуждаются многие, а дубликат.

Образец дубликата трудовой книжки

Дубликат содержит информацию:

Об общем стаже работы сотрудника до поступления к работодателю, выдающему дубликат. Стаж указывается суммарно без конкретизации.
Конкретные сведения о работе в организации, выдающей дубликат.

Еще есть вариант, позволяющий хозяину получить дубликат трудовой. Если сотрудник в судебном порядке признает запись в ней недействительной, то он может подать заявление своему последнему работодателю с просьбой выдать дубликат уже без подобной записи. Указанный выше порядок распространяется также на случаи непригодности книжки к использованию.

Как её заполнить на индивидуального предпринимателя?

По трудовому законодательству работник - это человек, заключивший трудовой договор с работодателем, в котором прописаны все существенные условия.

ИП как работодатель, конечно, может заключать подобные договора, но точно не сам с собой. Так как для договора нужны два индивидуальных субъекта, а не один. В трудовую книжку вносятся записи о трудовой деятельности человека, а ИП осуществляет предпринимательскую деятельность. Это два абсолютно разных понятия.

Данное правило распространяется и на других лиц. Ни сам ИП в свою трудовую книжку ни другое лицо по его просьбе не уполномочены вносить записи.Однако при приёме на работу индивидуального предпринимателя, что не противоречит нормам законодательства, его трудовая книжка заполняется так же, как и остальным сотрудникам.

И ещё один нюанс: неполная ставка. О том, как вносить такую запись, смотрите видео

Заполнение трудовой книжки

Многие сотрудники до выхода на пенсию не обращают особого внимания, на то, как заполнена их трудовая книжка. Проблемы начинаются при оформлении социального пособия. Конечно, знать, как правильно заполнить трудовую книжку должен кадровик, но и сам работник обязан иметь представление о правилах ее заполнения, чтобы не столкнуть с неприятностями в будущем.

Трудовую книжку директору заполняет лицо, назначенное приказом ответственным за это, например, кадровик, бухгалтер (обычно в небольшом ООО) либо сам директор. На вопрос кто заполняет её кадровику, ответ аналогичен. Если новый кадровик уже оформлен приказом как ответственное лицо, то сам, если нет, то руководитель или другой сотрудник ответственный по приказу за ведение трудовых книжек.

Титульный лист и разворот

Титульный лист содержит всю персональную информацию о работнике и заполняется исключительно на основании документов, удостоверяющих её.

К подобной информации относиться:

фамилия, имя, отчество (переписывается в точности как в паспорте, если используется буква «ё», то и писать нужно «ё», а не «е»)

дата рождения (полностью арабскими цифрами по формуле число, месяц, год)

сведения об образовании (без сокращений на основании соответствующего документа)

специальность или профессия вписывается исключительно в именительном падеже (юрист, экономист, программист) на основании документа об образовании

Далее, заполняется строчка Дата заполнения трудовой книжки, которая по закону должна быть в пределах пятидневного срока со дня приема на работу. Внизу титульного листа оставлено место для двух подписей, одно для работника, второе для ответственного лица.

Образование

Информация об образовании сотрудника размещается на титульном листе. При заполнении этого поля в точности переписывается формулировку из документа об образовании сотрудника.

Если сотрудник повысил степень своего образования или получил дополнительное второе образование, то данные дополняют уже имеющиеся, без их зачеркивания.

Сведения о работе

Самый важный и информативный раздел «Сведения о работе» и он включает четыре графы.

Вначале в виде заголовка в третьей графе прописывается полное официальное наименование работодателя и краткое, если есть.
Под заголовком в первой графе – «N записи», проставляется ее порядковый номер именно в этом разделе и во второй графе «Дата», заполняются три столбца, в каждый из которых арабскими цифрами вноситься соответствующая названию столбца информация.
Далее в третьей графе заполняется информация о том, куда принят работник (отдел, подразделение) и какую трудовую функцию в соответствии со штатным расписанием он будет выполнять (профессия, должность, специальность).
В четвертую графу вносятся реквизиты документа, которым человек принят на работу.

Любое изменение информации указываемой в этом разделе, так же должно в нем отражаться. К подобным случаям можно отнести: установление второй профессии, присвоенное нового разряда, чина, изменение работодателем своего названия, работа по совместительству.

Заполнение трудовой книжки совместителю

Записи о переводах

Существуют определенные нюансы отображения записи о переводе.

В случае перевода из внешней организации должны присутствовать обязательные сведения. Запись об увольнении переводимого работника в графе третьей раздела «Сведения о работе» обязательно должна содержать информацию, было ли это по инициативе работника. Если инициатором выступал сам работодатель, то согласился ли сотрудник на перевод.Запись о приеме к новому работодателю делается в общем порядке при указании, что он поступает на работу в порядке перевода.

При внутреннем переводе работника в трудовую книжку также вносят запись. В ней указывают новое место работы и основания перевода.

Взыскания и выговор

Часть 5 раздела 1 Правил о ведении и хранении трудовых книжек предусматривает, что дисциплинарные взыскания не отображаются в ней.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

порчи (книжка порвалась, обгорела, испачкалась)

утери трудовой книжки (вкладыша к ней) работником либо работодателем

наличии в ней записи о переводе на другую работу либо увольнении, признанной недействительной.

Как восстановить трудовую книжку

Как восстановить утерянную трудовую книжку

Потерянную трудовую книжку (вкладыш к ней) можно восстановить следующим образом: заявить о факте утери работодателю по месту последней работы. Выдача дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) производится работодателем в течение 15 дней с момента подачи заявления.

При массовой потере трудовых книжек работодателем трудовой стаж сотрудников устанавливается специальной комиссией. Дубликаты трудовых книжек выдаются работодателем сотрудникам на основании акта комиссии.

Как восстановить испорченную трудовую книжку

В случае если трудовая книжка пришла в негодность (порвалась, испачкалась, обгорела) либо при наличии в ней записи о переводе на другую работу либо увольнении, признанной недействительной по письменному заявлению работника работодатель обязан ему выдать дубликат. В дубликат переносятся все записи из прежней трудовой (за исключением записи, признанной недействительной).

Как заполнить дубликат трудовой книжки

При оформлении дубликата трудовой книжки сначала в графу 3 раздела Сведения о работе вносится общий трудовой стаж до трудоустройства к данному работодателю суммарно (если таковой имеется), указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения мест, должностей и периодов работы. Трудовой стаж должен быть подтвержден надлежаще оформленными документами, содержащими сведения о периодах работы (копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, трудовые договоры и др.).

Затем на основании предоставленных документов (подтверждений) трудовой стаж расписывается детально: в графу 2 раздела Сведения о работе вносится дата приема на работу, в графу 3 - наименование организации-работодателя, структурное подразделение, занимаемая должность (в случае перевода на другую должность у одного и того же работодателя об этом также делается отметка).

После этого в графу 2 раздела Сведения о работе вносится дата увольнения, в графу 3 - основание (причина) увольнения, в графу 4 - наименование, номер и дата документа - основания внесения записей в дубликат.

В раздел Награждения дубликата вносятся сведения о награждениях, поощрениях, которые были внесены в книжку по месту последней работы.

Дубликат трудовой книжки оформляется надписью Дубликат в правом верхнем углу титульной страницы документа.

Трудовым кодексом установлено, что основным документом, подтверждающим трудовой опыт гражданина, является трудовая книжка. Нередки ситуации, когда человеку требуется дубликат бумаги, например, если книжка теряется или портится.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Законодательством предусмотрен процесс оформления копии. Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2019 году находится в свободном доступе, с ним рекомендуется ознакомиться во избежание простых ошибок.

В каких случаях нужен

Существует 3 ситуации, когда требуется получить дубликат:

владелец или работодатель потеряли оригинал. Сюда входят утрата документов в связи с уважительными причинами;
документ больше невозможно использовать. Например, ее залили водой, обожгли или порвали;
в бумагах обнаружили ошибки, которые суд признал недействительными. Дубликат выписывается по заявлению владельца оригинала.

Законом установлено, что человек обязан обратиться к последнему работодателю за дубликатом. Однако нет положений, которые бы указали на наказания в случае утери книжки по вине человека.

В течение какого срока следует оформить

У руководителя есть 15 рабочих дней на выдачу дубликата после письменного обращения сотрудника. Не существует единой формы для обращения, гражданин заполняет бумагу по своему усмотрению. Можно уточнить у работодателя формулировки, чтобы данные поступили быстрее.

Порядок выдачи

Чтобы вернуть подтверждение о стаже, сотруднику достаточно выполнить несколько простых действий:

найти работодателя, который должен заниматься переоформлением. Если гражданин имеет официальное место работы, ответственность за выдачу ляжет на текущего работодателя. Если гражданин безработный, он подходит в отдел кадров по последнему месту работы. У них останется копия трудовой книжки бывшего сотрудника;
заполнить бумагу на оформление и получение копии;
подготовить документы, подтверждающие основания заявителя. Если работодатель виноват в утере книжки, бумаги подготавливает он. Однако работник должен оказывать содействие предпринимателю, чтобы дело шло быстрее.

Когда бумаги подготовлены, сотрудник выдает гражданину дубликат книжки.

Образец приказа

Копия документа выдается после проверки официального заявления и подписания приказа, в котором обязательно прописываются следующие пункты:

номер и дата заполнения;
причины, по которым гражданину понадобилось восстановить документ;
подписи с расшифровкой работодателя и сотрудника.

Приказ имеет силу только в письменной форме. Когда документы оформлены, заявитель читает приказ и ставит свою подпись. Для оформления распоряжения работодатели должны использовать установленные бланки. Записи ставятся в свободные графы.

Как составить заявление и его образец

Изготовление документа требуется, если оригинал книжки исчез по вине сотрудника. Стандартное заявление содержит следующие пункты:

ФИО полностью и должность сотрудника, который пишет заявление и человека, которому оно отправляется;
доказательства порчи, утери или других основаниях, из-за которых требуется создание дубликата;
просьба о предоставлении копии заявителю;
подпись и дата.

Документы разрешено оформлять на компьютере или от руки. На некоторых предприятиях разработаны свои бланки с печатями.

Какие сведения вносятся

Лицевая часть копии книжки оформляется так же, как и оригинал. Первая страница отличается только надписью «Дубликат».

Другие разделы претерпят незначительные изменения:

Работодатель аккуратно заполняет предыдущий стаж сотрудника, которому есть документальное подтверждение.

Ставится общее количество времени, в течение которого человек был официально трудоустроен. Прошлых работодателей и другую информацию заполнять не требуется. Устанавливаются все рабочие места, о которых была найдена информация.

Работодатель обязан записать стаж, даже если работник не может предоставить определенные данные (реквизиты приказа или время приема), эти сроки остаются пустыми. Если сотрудник предоставил информацию о переводе, она заполняется в книжку.

Места работы

Прошлые организации ставятся в порядке прохождения службы, начиная с самого первого места работы. Не требуется выводить название фирмы отдельно до графы о приеме на работу. Затем ставится отметка об увольнении.

Работодатель заполняет все места службы, кроме последнего, где будет выдан дубликат. Последний работодатель не вносится в общий стаж, так как сотрудник не знает, сколько времени проработает на текущем месте.

Сведения о последнем или текущем месте работы вносятся в обычном порядке, как если бы они записывались в оригинал документа.

Затем работодатель или ответственный сотрудник закрепляет бумагу печатью фирмы. Сотрудник получает на руки все документы, предоставленные при оформлении дубликатов.

Трудовым кодексом установлено, что у работодателя есть 15 календарных дней с момента оформления заявления, однако на деле не всегда получается подготовить дубликат за это время. Если работник уже уволился с места работы, можно договориться с человеком, чтобы в заявлении он поставил дату, когда стороны уже подготовят документы.

Как оформить и образец заполнения

Пример заполнения оформления копии состоит из 5 пунктов:

указать, сколько времени проработал человек до оформления на текущем рабочем месте;
поставить порядковый номер записи в первой графе. В новом дубликате отсчет начинается с единицы;
следующий пункт уведомляет о дате прохождения службы;
в 3 графе проставляют данные о бывшей должности. В отличие от оригинала, где сначала заполняется информация, а затем ставится дата, в дубликате важнее указать сроки на рабочем месте. Необязательно вписывать данные детально, достаточно даты, названия организации и должности;
в последней графе описываются все документы, на основании которых работодатель поставил отметке о прошлых местах работы.

Кроме сведений о приеме на работу, прописываются данные об увольнении с причинами.

После её утери, пример

Если трудовая книжка была украдена (например, вместе с сумкой и другими документами) или утеряна, сотрудник обязан уведомить работодателя в кратчайшие сроки. Правительство дает человеку 15 дней, затем будет наложен административный штраф.

Вся информация из подлинника переносится в дубликат, оригинал становится недействительным. Только та информация появляется в копии документа, которую сотрудник смог подтвердить бумагами. Если сотрудник может подтвердить прошлые награды и поощрения, они также заполняются в трудовую книжку.

Бывшему сотруднику

Бывшие работники оформляют дубликаты на последнем месте трудоустройства. В отдел кадров передаются бумаги, подтверждающие основания для выдачи копии.

Взамен испорченной

Существует много ситуаций, когда бумажная книжка может испортиться:

обгореть после пожара;
порваться;
шрифт поплыл или стал нечитаемым.

Гражданин приносит оригинал, если с него можно переписать информацию, или документы, подтверждающие прошлые места работы.

Какие нужны документы

Сотруднику недостаточно предоставить заявление для получения дубликата трудовой книжки, даже если он не виноват в том, что оригинал пропал. Организация должна получить подтверждение, что человек работал в определенном месте и занимал должность в течение какого-либо времени.

Чтобы подтвердить предыдущие места работы, требуется предоставить одну или несколько бумаг:

задокументированный трудовой договор;
приказы с датами, названиями предприятия и занимаемой должностью (например, которые были выпущены при приеме на работу или увольнении);
ведомости на выплату зарплату за определенные года;
справки с бывших работ, где прописаны даты прохождения службы;
постановление из суда об установлении профессиональной деятельность на определенном месте службы.

Если гражданин берет копии документов у бывших работодателей, они должны поставить свои подписи на каждой бумаге.

Сколько стоит

Если работник потерял трудовую книжку, он обязан возместить работодателю цену за новый бланк документа. Если работодатель каким-либо образом виноват (например, на предприятии произошел пожар), то он самостоятельно оплачивает все расходы. Стоимость устанавливается в каждой организации.

Что делать если найден оригинал

Если гражданин уже получил дубликат, а затем обнаружил оригинал, то копия считается официальным подтверждением стажа. На его основе будет рассчитываться стаж гражданина, а работодатели будут проверять опыт работы.

Новый бланк вносится в книгу учета, а старый номер перестает действовать. При нахождении оригинала человек должен предоставить его в Пенсионный фонд. В нем могут содержаться сведения, которые не перенесли в дубликат.

Если трудовая книжка пострадала или была утеряна по вине сотрудника или работодателя, ее можно восстановить в течение 15 дней.

Процедура может быть не бесплатной, цена зависит от виноватой стороны. Чтобы в дубликате возникли записи о предыдущем стаже, гражданин должен собрать подтверждающие документы с прошлых мест работы.