Если сотрудник предприятия направляется в служебную поездку, по нормам стат. 167 ТК ему гарантируется не только сохранение средней зарплаты, но и возмещение понесенных затрат. Для этого физлицо обязано предъявить отчетные документы по командировке. Какие формы имеются в виду? В какие сроки сдаются работодателю? Как подтвердить расходы на проживание в командировке? Подробные ответы – далее.

В соответствии с п. 10 Постановления Правительства России № 749 от 13.10.08 г. направленным в командировки специалистам работодателем выплачивается денежный аванс для возмещения затрат на жилье и проезд, а также суточные. Чтобы сотрудник смог без проблем отчитаться о потраченных финансах, а организация, в свою очередь, отнести сумму на расходы при исчислении налога с прибыли, физлицо обязано по возвращении из поездки предоставить авансовый отчет (п. 26 Постановления).

К этому документу прилагаются подтверждающие произведенные расходы отчетные документы для командировочных. В стат. 168 ТК определено, что предприятие обязано возместить командированному лицу издержки по проезду, найму жилья, суточные и другие допрасходы. Поэтому к числу отчетных форм относятся документы командировочным о проживании.

Какие бланки имеются в виду? Ответ будет зависеть от того, где именно проживал сотрудник. Если речь идет о гостинице, обязательно подтверждается оплата проживания в гостинице в командировке. Если в частной квартире, потребуются документы от частника. В целом, условия проживания в командировке никак не регламентированы на законодательном уровне, но все понесенные по факту затраты должны быть обоснованы, чтобы их можно было учесть в налоговом учете.

Как подтвердить затраты на проживание

Чтобы документально обосновать расходы на жилье для командировочных, физлицу необходимо подтвердить не только оплату средств, но также и факт проживания. Для этого, как правило, предоставляются договора об оказании услуг, чеки, счета, квитанции, БСО, акты и т.д. Если жилье арендуется у частника, арендный договор должен отвечать требованиям глав. 35 ГК РФ.

Обозначенные документы, равно как и прочие возможные формы, обязательно должны содержать подробные реквизиты получателя услуг по проживанию, а также фирмы (частника), предоставляющей такие услуги. В частности, реквизиты для гостиничных договоров должны соответствовать требованиям п. 20 Постановления № 1085 от 09.10.15 г. При этом по п. 28 оплата гостиницы в командировке выполняется полностью по факту оказания потребителю услуг, а в качестве подтверждения получения средств выступает соответствующий кассовый чек или же иной документ, оформленный как БСО.

Обратите внимание! В некоторых ситуациях документы на проживание командированного лица важны не только для возмещения расходов на жилье, но и для определения общего срока пребывания специалиста в поездке. Речь идет о тех случаях, когда сотрудник потерял проездные документы. В целях контроля и для корректности учета при этом разрешается предоставить документацию о найме жилья для проживания (п. 7 Постановления № 749), а при отсутствии последних – служебную записку или другой документ с календарными отметками принимающей стороны.

Отчетные документы за проживание в гостинице

При проживании в отелях гостиничные документы для командировочных являются основным подтверждением факта оплаты услуг и проживания работника. Чтобы впоследствии у предприятия не было проблем с налоговыми органами, сотруднику необходимо предоставить счет, ваучер, гостиничный чек или квитанцию. Любой из этих документов является обоснованием расходов на пребывание в гостинице и должен быть составлен на бланке БСО (если не используется ККТ) или чеке ККМ.

Соответственно, в бланке БСО указываются обязательные реквизиты по п. 3 Постановления № 359 от 06.05.08 г. Это № (шестизначный) и серия, а также название документа; форма регистрации, ИНН, адрес и название компании или ФИО ИП (поставщика услуг на проживание); стоимость и виду услуги; общая цена за проживание; должность и подпись ответственного лиц, выдавшего бланк и пр. Дополнительно работник предъявляет договор с гостиницей. Требования к заполнению последнего перечислены в п. 20 Постановления № 1085.

Обратите внимание! Если документы о проживании утеряны, предприятие может сделать запрос в отель. В этой ситуации подтверждением выступает справка гостиницы с указанием ФИО гостя, дат заселения и выселения. Правда впоследствии, при проверках ИФНС, возможны прецеденты о необоснованности возмещения средств только лишь на основании подобных справок. Да и для налогового учета этого документа недостаточно. Поэтому оптимальным будет дублирование утраченных форм.

Отчетные документы за проживание в квартире

Нередко командированные лица (с согласия своего работодателя) используют для проживания в поездках не гостиницы, а частное жилье. Для этого квартира арендуется на несколько дней или на более длительный период при необходимости. Это не запрещено. Но какие предоставить отчетные документы за проживание в квартире посуточно?

В первую очередь требуется подписание договора с арендодателем по нормам глав. 35 ГК РФ. Кроме того, подтверждением найма жилья выступает акт оказания услуг, который применяется при долгосрочной аренде. А для возмещения денег следует предъявить расписку частного лица о получении оплаты за квартирное проживание.

Оплата жилья в командировке без документов

Когда работник не может никак подтвердить потраченные на проживание средства, можно ли возмещать ему такие расходы? Нормативно работодатель вправе утвердить в ЛНА порядок возмещения подобных издержек даже при отсутствии обязательной документации (стат. 168 ТК). Однако отнести такие суммы на расходы компании по прибыли не получится, поскольку нет документального обоснования понесенных затрат по стат. 252 НК.

Обратите внимание! Если командированное лицо не может подтвердить свои расходы на жилье, в соответствии с п. 3 стат. 217 НК такие суммы облагаются НДФЛ, за исключением 700 руб. в день для российских поездок и 2500 руб. в день – для поездок за рубеж.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

Как и для работников коммерческих организаций, расходы на проживание в гостинице командированных работников бюджетных учреждений должны быть обоснованы документально. Отказать в возмещении подобных трат руководители бюджета не вправе. При этом если сотрудник прикладывает к своему авансовому отчету все подтверждающие документы, никаких ограничений по лимитам расходования денег не существует.

Обратите внимание! В соответствии с положениями Приказа № 65н от 01.07.13 г. проживание в командировке относится на КОСГУ 212, то есть «Прочие выплаты». На эту же подстатью бухгалтер бюджетной структуры разнесет расходы по проезду, суточным, другим сопутствующим издержкам командированного лица, разрешенным ЛНА учреждения.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Сегодняшний успешный бизнес практически невозможен без командировок сотрудников организации. В поездках решаются основополагающие вопросы для работы фирмы. Поскольку командировка по служебным задачам осуществляется за счет компании, то работник, который отправляется в дорогу, обязан по своему возвращению предоставить в бухгалтерию определенные отчетные документы. Именно данному вопросу будет посвящена эта статья.

Любой современный бизнес тяжело представить без периодических командировок. Цель для них может быть самой разнообразной:

• встреча с деловыми партнерами;
• личное подписание договоров;
• заключение выгодных сделок;
• принятие участия во всевозможных конференциях и выставках.

Для того чтобы сотрудника отправили в командировку, необходима соответствующая документация. К ней относится приказ, подтверждающий направление человека в командировку, а также командировочное удостоверение.

В этих документах указан временной период длительности командировки. При этом, вернувшийся из нее, сотрудник обязан предъявить в бухгалтерию и отдел кадров соответствующие отчетные документы. В данной ситуации для бухгалтерии необходимо принести все отчетные справки, ведомости и чеки, которые подтверждают расходную часть командировки.

Длительность служебной поездки за счет организации определяет затраты последней на ее проведение. Поэтому все отчетные документы должны предъявляться командированным сотрудником в идеальном состоянии. На них не должно быть жирных пятен, механических повреждений, зачеркиваний и собственноручных надписей, а также пятен, из-за которых невозможно прочесть документ.

Предоставляемые в бухгалтерию документы должны содержать следующие сведения:

• расходы на проживание в гостинице, в снятой квартире и т.д.;
• расходы на питание;
• расходы на проезд, бытовые услуги;
• оплата сотрудником интернета и телефонной связи.

Также сюда следует включать расходы на использование личного или служебного транспорта. Это затраты человека на горюче-смазочные материалы и бензин.

Помимо этого сотрудник, вернувшийся со служебной поездки, кроме отчетной документации, обязан предоставить свой отчет. На основании этой документации сотрудники бухгалтерии проведут расчет всех командировочных расходов и компенсируют работнику его затраты на служебную поездку.

К отчетным документам, что касаются расходной части, относятся:

1. чеки или счета за проживание в гостинице, оформленные по формы 3Г;
2. билеты на все виды транспорта, который человек использовал во время командировки;
3. фискальные чеки с заправочных станций;
4. чеки на покупку еды или питание в столовой;
5. товарные чеки;
6. проездные документы.

Помимо этого в перечень отчетных документов, которые сотрудник может предъявить бухгалтерии по своему возвращению из служебной поездке, могут входить:

• акт, составленный в ходе оказания человеку определенного рода услуг. Считается основным, если он отвечает цели поездки или прописан в приказе о назначении на командировку;
• договор, составленный в ходе аренды жилого помещения. Подается в случае, если сотрудник фирмы проживал не в гостинице, а снимал жилье. Также он предоставляется, если командировка была длительной.

Эти договора и акты в своем тексте будут содержать конкретную сумму, надлежащую к уплате. Поэтому их предъявление в бухгалтерию поможет сотруднику возместить свои затраты.

Именно данные документы могут подтверждать реальные затраты сотрудника организации на служебную поездку и их следует подать в бухгалтерию по своему возвращению.

Важно знать, что нужно успеть вложиться в строго отведенные законом сроки предъявления отчетной документации по командировке. Данные сроки регламентируются учредительными документами каждой конкретной организации.

Поэтому желательно принести все необходимые справки, чеки и билеты в первый же день выхода на работу.

Очень часто сотрудников различных организаций отправляют на совместные конференции по обмену новыми технологиями, обмену знаниями и опытом, а также на стажировку с целью получения более высокой квалификации. В такой ситуации в бухгалтерию и отдел кадров необходимо будет предъявить:

Обычно срок подачи подобной документации составляет ровно одну неделю с момента возвращения с конференции или стажировки.

Поскольку бухгалтерия ведет отчетность документации, которая связана с учетом всех видов расходов компании за текущий месяц, то предоставление сотрудником отчетной документации по возвращению из служебной поездки является обязательным действием и регламентируется законом. Все указанные в ней расходы заносятся в ежемесячный отчет организации по своим затратам для налоговой службы и несоответствие между реальными и указанными расходами может караться санкциями.
Но иногда встречаются форс-мажорные ситуации, в которых человек может потерять или сильно повредить расходный вид документации. Например, порвался билет или проводник его попросту не вернул вовремя, потерялся чек с гостиницы, столовой или с заправочной станции. В такой ситуации, да еще за короткий промежуток времени, в чужом городе восстановить их будет очень проблематично. Для ускорения процесса восстановления утраты можно обратиться в специализированные службы. Но они работают только в самых крупных городах страны. Поэтому зачастую сотрудник компании не успевает уложиться в сроки с подачей всей отчетной документации.

Без реальных бумаг подтвердить расходную часть поездки невозможно, так как бухгалтерия не имеет права верить на слово. Любая потраченная копейка должна быть занесена в чек. Только таким образом вы сможете возвратить себе денежные средства.
Следует знать, что оформление всевозможных вариантов отчетных документов требует внесения в них реквизитов компании, которая будет осуществлять оплату служебных расходов своих сотрудников в ходе командировки.

При соблюдении всех требований к отчетной документации, по возвращению из служебной поездки вы сможете рассчитывать на возмещение своих реальных затрат. В противном случае, особенно при утрате или повреждении отчетной документации, вы получите при самом лучшем стечении обстоятельств только частичную компенсацию, так как бухгалтерия в последствии будет обязана предъявить расходную часть фирмы налоговой службе, а любые несоответствия караются административным штрафом. В такой ситуации компания, особенно если она государственная, может быть обвинена в нецелевом использовании денежных средств. Поэтому всегда с должным вниманием относитесь к отчетной командировочной документации.

Видео «Как оформить командировку»

На записи мужчина рассказывает о том, как правильно оформить необходимые документы и как определить фактические сроки пребывания сотрудника в командировке.

После командировки работник обязан подвердить расходы по найму жилья. Посмотрим, какие необходимы отчетные документы за проживание в гостинице и как они должны быть оформлены.

Деятельность работника может быть связана с необходимостью служебной поездки в другой населенный пункт, где потребуется определенное время работать и проживать. В соответствии с Постановлением № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" , сотруднику заранее выдаются денежные средства, за которые впоследствии, конечно же, необходимо будет отчитаться. Именно для этого потребуются отчетные документы за проживание в гостинице для подтверждения обоснованности командировочных расходов, в данном случае на оплату аренды жилья: гостиничного номера, иного съемного помещения.

Законодательное регулирование

В статье 168 Трудового кодекса РФ закреплено, что командированный работник имеет право на возмещение расходов по найму жилья. Порядок и размер возмещения устанавливаются коллективным договором на предприятии или иными локальными нормативными актами. В постановлении никаких разъяснений по этому поводу не дается.

Таким образом, законодатель дает возможность администрации организации самостоятельно урегулировать вопрос, какие документы должен работник предоставлять в подтверждение произведенных расходов. При этом стоит учитывать, что на основании данных документов предприятию придется отчитываться перед налоговой инспекцией по налогу на прибыль и подтверждать деловой характер расходов (расходы на командировку организация может учесть при расчете налога на прибыль).

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации производится в соответствии с нормативными актами правительства, так как в этом случае деятельность учреждения финансируется из федерального бюджета. Как правило, установлены определенные лимиты затрат на гостиницы (не более 2000-3500 рублей), так как бюджетные организации экономят средства и ведут строгий учет затрат.

Также в постановлении о командировках указано, что если работник имеет возможность возвращаться ежедневно с работы в другом населенном пункте к месту постоянного проживания, расходы на гостиницу, жилье не возмещаются. Этот вопрос решается в каждом случае заранее индивидуально по согласованию с руководителем. Оплата проживания в гостинице в командировке работником должна производиться очень внимательно, так как за эти траты придется отчитываться, это необходимо запомнить.

Где сотрудник может проживать

Командированный вправе сам организовывать проживание в другом городе и выбрать:

• гостиницу, отель;
• служебную квартиру;
• арендованную квартиру;
• жилые помещения у родственников.

В последнем случае, конечно, никаких затрат нет, поэтому аванс должен быть возвращен.

Какие документы сотрудник должен предоставить

Отчетные документы для командировочных по оплате проживания:

• счет из гостиницы. Чек об оплате услуг надо предоставлять обязательно, именно этот документ подтверждает поступление средств в кассу или на счет. В счете надо обязательно указать реквизиты отеля полностью, фамилию, имя и отчество проживающего, стоимость номера, время заселения и выселения. Печать и подпись на таком бланке обязательны. Дополнительные услуги, оказанные отелем, также могут быть оплачены, кроме расходов на обслуживание в ресторане или баре, доставку в номер, пользование оздоровительными объектами и тому подобных трат, которые вряд ли руководитель признает необходимыми, если это не оговорено заранее. Так, командировочный может купить дорогие продукты из мини-бара, например, но только за свой счет;
• договор об аренде квартиры, акт об оказании услуг и расписка;
• в случае предоставления служебной квартиры, как правило, средства перечисляются работодателем в безналичной форме.

Оплата гостиницы в командировке может производиться в наличной или безналичной форме, способ расчета и дополнительные траты лучше заранее согласовать с руководителем, чтобы обеспечить наличие должных доказательств. Отчетные документы за проживание в квартире посуточно допустимы, например, если гражданин менял место проживания.

Любое задание, порученное работнику, подразумевает сдачу отчетности о его выполнении. И командировка в другой населенный пункт в этом случае не является исключением. Отправляясь за пределы города с определенным поручением от руководства, работник должен позаботиться о том, чтобы по возвращении иметь при себе отчетные документы для командировочных. Это правило обязательно для всех сотрудников предприятия.

Необходимые документы для командировки

Специфика многих организаций (предприятий) предусматривает постоянное общение с партнерами. Но многие из них зачастую находятся за пределами данного населенного пункта. Поэтому некоторые сотрудники вынуждены ехать в другой город для решения важных производственных вопросов.

Чтобы по прибытии подтвердить выполнение конкретного поручения, они должны оформить соответствующие отчетные документы для командировочных. Только после этого бухгалтерия сможет оплатить работникам расходы, понесенные за период выполнения ими служебного задания. Список сотрудников, имеющих право выезжать в командировки, а также срок и иные подробности поездки обычно оговариваются определенными соглашениями, различными локальными нормативными актами или коллективным договором. В любом случае, отправляясь в поездку, работник должен иметь при себе:

1. Командировочное удостоверение. Хотя с 2015 года оно официально упразднено, но многие предприятия все-таки по старинке его используют.
2. Соответствующий приказ руководителя.
3. Служебное задание.

Это - основные для командировочных, без которых любая поездка работника не будет иметь под собой никаких оснований.

Оплата командировок

Расчеты с сотрудниками за выполненные задания бухгалтерия производит ступенчато. Сначала, перед отъездом, работнику выдается аванс, сумма которого рассчитывается на основании имеющихся норм. Эти денежные средства предусмотрены для оплаты проезда, найма жилья, дополнительных расходов, связанных с проживанием (суточных), и других нужд, разрешенных нанимателем. Окончательный расчет производится после того, как по возвращении работник сдаст оформленные отчетные документы для командировочных. Они должны содержать в себе:

• авансовый отчет, в котором перечислены все понесенные затраты;
• служебную записку в том случае, если для работы сотруднику приходилось использовать собственный транспорт или брать его в аренду.

Вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию необходимо также сдать командировочное удостоверение, в котором должны быть отметки тех предприятий, которые посетил сотрудник, выполняя порученное ему служебное задание. должно соответствовать тому, что изначально указывалось в приказе. Если в случае производственной необходимости требовалось посещение компаний, расположенных в других населенных пунктах, то этот факт должен быть отмечен в отчете о командировке.

Срок командировки

Для выезда в командировку работнику выдается два основных документа (приказ и командировочное удостоверение), которые, в принципе, дублируют друг друга. Оба они содержат в себе информацию о месте назначения и сроках поездки.

Первым днем командировки считается отъезд сотрудника с постоянного места работы. Дата отправления указана на билете используемого транспортного средства (автобуса, поезда, самолета). Причем отсчет суток производится до 24 часов. Позднее уже считаются следующие сутки. Это обязательно надо учитывать при покупке билетов. Последний день определяется по дате возвращения, также указанной в билете. До 2015 года расчет проводился на основании информации, отмеченной в командировочном удостоверении. Но после того как в силу вступило Постановление РФ №1595 от 29.12.2014 года, для подтверждения выезда работнику достаточно предъявить командировочные отчетные документы в виде билетов на проезд. Именно они будут служить доказательством срока командировки, на основании которого бухгалтерия затем выплатит работнику «суточные» (дополнительные расходы, связанные с проживанием). Эти средства предусмотрены для питания человека, находящегося вдали от дома в связи с выполнением служебных обязанностей по поручению руководства. Возможно, поэтому подобные затраты иногда называют «полевым довольствием», которое рассчитывается, исходя из норм, утвержденных Правительством России.

Съемное жилье

Отправляясь в командировку, многие сотрудники заранее бронируют себе номера в гостиницах. Это гарантирует им возможность проживания там по прибытии. Но иногда не удается воспользоваться такой услугой из-за отсутствия свободных мест или же работник предпочел решить этот вопрос на месте. В таком случае ему придется довольствоваться съемным жильем. Такой вариант тоже возможен.

По возвращении ему необходимо будет указать это обстоятельство, оформляя отчетные документы для командировочных. За проживание на квартире он получит компенсацию, размер которой утвержден отдельным положением. Общая сумма будет состоять из посуточной оплаты, умноженной на количество дней нахождения в командировке. В некоторых случаях руководство предприятия арендует квартиру в том населенном пункте, куда наиболее часто выезжают его сотрудники для решения производственных вопросов. Это заметно упрощает жилищный вопрос для работника. Он по праву находится в съемном помещении, не затрачивая на это собственных средств. Следовательно, по возвращении предприятие ничего не должно ему возмещать.

Возмещение затрат

По возвращении домой работник может рассчитывать на возмещение затрат, понесенных им за время нахождения в командировке. Порой они бывают даже несоизмеримы с фактическими расходами. Это может произойти в том случае, если он не представил в бухгалтерию подтверждающие документы или самовольно неоправданно превысил предельно допустимые нормы. В этом случае сотруднику придется лично разбираться с руководством. Что должно войти в отчетные документы для командировочных? Образец итогового авансового отчета представляет собой перечень всех финансовых затрат сотрудника.

Как правило, возмещению подлежат:

1. Суточные, размер которых зависит от количества дней нахождения в командировке. Они подтверждаются проездными билетами или командировочным удостоверением. В России установлены единые допустимые нормы оплаты, в соответствии с которыми за сутки работнику положено 700 рублей (в пределах страны) и 2500 (при выезде за границу).
2. Расходы на транспорт подтверждаются оригиналами приобретенных в кассе билетов.
3. Расходы на проживание. Возмещение производится на основании представленных чеков и счетов-фактур.

Разницу между авансом и фактически затраченной суммой сотрудник сможет получить при начислении зарплаты за текущий месяц.

Проживание в гостинице

Выезжая по служебной необходимости, работник, как правило, решает разные важные для предприятия вопросы. Многие из них невозможно решить за один день. А находясь в другом городе, ему нужно где-то ночевать. Самый простой вариант - это гостиница. Там любой приезжий может найти все, что нужно для проживания.

Что представляют собой отчетные документы из гостиницы для командировочных? Обычно это квитанция (счет) на оплату услуг проживания. Она представляет собой формы 3-Г, в котором отражена следующая информация:

• реквизиты гостиницы;
• наименование документа, номер и дата его оформления;
• данные о посетителе (Ф.И.О. с указанием страны проживания, паспортные данные, адрес прописки и дата заезда);
• расчет стоимости проживания с выделенной НДС;
• печать предприятия.

Вместе со счетом в бухгалтерию надо представить кассовый чек, который выдается там же, в гостинице, после произведения оплаты. Он будет подтверждением затрат, которые нужно возместить. В счет могут быть включены также дополнительные услуги (бронь, кафе, прачечная, стоянка автомобиля, телефонная связь, трансфер до аэропорта и другие). Но оплата их производится только в случае, когда таковые предусмотрены коллективным договором данного предприятия, или с личного разрешения руководства.

Отчетные документы для командировочных

Отчетные документы для командировочных

Сегодня процветание бизнеса почти невозможно без командировок и служебных поездок сотрудников компании. Они необходимы для решения важных производственных вопросов, положенных в основу деятельности организации. Чаще всего такие поездки финансируются из бюджета работодателя. Поэтому для отчетности работник, возвратившийся на рабочее место, должен составить подробный отчет о затратах денежных средств и передать его в бухгалтерию. Все отчетные документы для командировочных оформляются строго по правилам, так как они представляют важность для документооборота по расходам.

В каких случаях возникает необходимость оформлять отчетные документы для командировочных

Если появилась производственная необходимость отправить работника в командировку, нужно определить, кто из сотрудников компании сможет выполнить возложенную на него миссию. Речь идет не о полномочиях человека, а о некоторых ограничениях, предусмотренных Трудовым кодексом. Так, не допускается посылать в командировки следующих лиц:

Работников в период действия ученического договора, если командировка нарушает учебный процесс. То есть, если сотрудник уехал в командировку во внеучебное время или после обучения, это считается законным (ст. 203);

Беременных женщин (ст. 259 ТК);

Сотрудников, не достигших 18 лет, если они не относятся к творческим личностям, таким как спортсмен, артист или журналист, которые могут быть отправлены в командировку (ст. 268).

Женщины с малолетними детьми могут быть откомандированы предприятием при наличии их письменного согласия и отсутствия медицинских противопоказаний.

Работодатель обязательно уведомляет сотрудницу о том, что она вправе дать отказ. Такие же правила касаются и командировок:

Одиноких матерей и отцов, опекунов малышей возрастом до 5 лет (ст. 264 ТК);

Сотрудников, воспитывающих ребенка-инвалида;

Работников, которые ухаживают за больными родственниками, что подтверждает медицинское заключение (ст. 259 ТК).

Официально ездить в командировки имеют право только сотрудники, заключившие трудовые договоры с данной организацией.

Но таким правилом работодатели пренебрегают и отправляют в поездку:

Работников, оформленных по гражданско-правовому договору или соглашению;

Представителей компаний-партнеров, то есть лиц, которые не вступали с ними в какие-либо трудовые отношения.

В таких ситуациях документы на командировку не стоит оформлять . Однако возмещение затрат на поездку (командировочные расходы) и отчетные документы (учет этих расходов организацией) вполне реальны. Для этого нужно официально предусмотреть порядок компенсационных выплат и их взаимосвязь с выполненным участком работ.

Не так давно пакет служебной документации на поездку комплектовался на основании служебного задания, командировочного удостоверения и отчета о проделанной работе. Затем его усовершенствовали и расширили.

Теперь служебная командировка сопровождается следующими документами:

Приказ о командировке типовой формы, исполняющий роль поручения руководства.

Авансовый отчет или доклад об израсходованных средствах, подтвержденный соответствующими документами.

Табель рабочего времени с отмеченными днями командировки, за которые работник получает средний заработок.

Служебная записка, составляемая на тот случай, когда сотрудник использует для поездки свой личный автотранспорт.

Поговорим детальнее, для чего нужен каждый из выездных документов, и что следует за нарушениями в их оформлении.

Как составляется командировочный приказ?

В любой организации существует утвержденный типовой бланк приказа, предусмотренный Госкомстатом в Постановлении № 1 от 05.01.2004. В нем обязательно должны фигурировать Ф. И. О. работника, цель поездки и место назначения, дата выезда и его продолжительность.

Данный приказ утверждается работодателем, регистрируется в соответствующем журнале и передается на ознакомление будущему исполнителю.

Авансовый отчет

Чтобы работник смог приобрести билеты для поездки и забронировать номер в гостинице для проживания, ему выдаются подотчетные наличные деньги. При возвращении на предприятие он обязан сделать отчетные документы для командировочных, то есть заполнить бланк авансового отчета с документальным подтверждением всех своих расходов, оплаченных из полученной суммы.

Авансовый отчет подается в бухгалтерию не позднее 3-х дней со времени возвращения на рабочее место. Бухгалтеры проверяют правильность его составления и подлинность подтверждающих документов. Если замечаний и нарушений не обнаружено, выданная работнику сумма денег списывается и, соответственно, его расходы компенсируются.

Как оформляется командировка в табеле?

Дни отсутствия сотрудника, находящегося в командировке, проставляются в табеле рабочего времени под индексом «К» без указания фактически отработанных часов, что считается необязательным.

Когда работник по согласованию с руководством трудится в выходные дни или праздники, это обязательно указывается в табеле буквенным кодом «К-В», причем оплата за эти дни производится вдвое больше.

Как оформить служебную записку?

Когда сотрудник отправляется в служебную поездку на персональном автотранспорте, проездные билеты на него не оформляются. В данном случае по возвращению на работу он подает служебную записку с указанием продолжительности поездки (время отъезда и прибытия).

Расходы, понесенные во время командировки с использованием личного автомобиля (топливо, парковка), считаются служебными расходами и компенсируются работодателем. Списание суммы долга, подкрепленное только служебной запиской, не допускается. Должны присутствовать соответствующие отчетные документы для командировочных.

Для этого документа типовая форма не предусмотрена, он составляется в свободной форме, но обязательно содержит название организации, должность и Ф. И. О. работника, пункт назначения и срок командировки, данные об автомобиле, дата и подпись командированного.

Служебная записка оформляется, если сотрудник использует государственный, попутный или другой вид автотранспорта, а точнее ‒ при невозможности приобретения билетов для проезда.

Какие отчетные документы командировочных должен предоставить работник

В предоставленных сотрудникам бухгалтерии документах должны содержаться следующие сведения:

Суммы затрат на проживание (в гостинице, квартире, общежитии и др.);

Расходы на питание;

Издержки от пользования общественным транспортом;

Траты на телефонную и почтовую связь;

Стоимость топлива и ГСМ, если поездка совершалась работником на личном или служебном автомобиле.

Разумеется, по возвращению из командировки, сотруднику необходимо сделать отчетные документы для командировочных о результатах поездки. Они послужат основанием для расчета и возмещения ему понесенных затрат работниками бухгалтерии.

К документам, подтверждающим служебные расходы, относят:

Чеки (счета) на снятие жилья, занесенные в форму 3-Г (квитанция за гостиницу);

Проездные билеты к каждой поездке, предпринимаемой работником во время командировки;

Кассовые чеки по расчетам за продукты питания;

Фискальные чеки с АЗС;

Кассовые чеки на покупку необходимых товаров.

Помимо этих документов, сотрудник компании может предоставить в бухгалтерию еще и другие отчетные документы , например:

Акты о получении различных услуг, которые одобряются бухгалтерией только тогда, когда используемые услуги заранее согласованы с руководителем;

Договоры об аренде жилья, заключаемые в случаях, когда командированному работнику приходится снимать комнату (квартиру) взамен проживания в гостинице.

Указанные документы обязаны содержать детальные сведения с конкретными суммами расходов. В противном случае бухгалтерия не имеет права компенсировать сотруднику организации подобные расходы ввиду отсутствия размера суммы потраченных денег.

Следует помнить, что отчетные документы для командировочных сдаются в строго определенные сроки, утвержденные положениями КЗоТа. Любая организация вправе откорректировать общепринятый временной период внутренними нормативными актами.

Лучше всего урегулировать данный вопрос сразу же после выхода на работу по возвращению из командировки.

Возникают ситуации, когда сотрудников компании направляют в служебные поездки для участия в конференциях по обмену знаниями и опытом или на повышение квалификации . Вернувшийся работник обязан дополнительно предоставить бухгалтеру и кадровику такие документы:

Сертификат, выданный ему как участнику обучающего мероприятия;

Свидетельство (удостоверение, диплом) о повышении квалификации;

Организационные документы об обучении, включающие план и график мероприятий, на которые приглашен сотрудник;

Персональный отчет работника о полученном опыте (знаниях).

Обычно, подобная документация сдается сотрудником не позднее семи дней со времени приезда из служебной командировки

Поскольку все организации должны неукоснительно учитывать все командировочные расходы, отчетные документы или отчет сотрудника о командировке является обязательным . Только они служат основанием для компенсации компанией средств, затраченных во время поездки. Все расходы сотрудников учитываются в ежемесячном налоговом отчете, и малейшее несовпадение фактических и документально подтвержденных затрат грозит внушительными штрафами.

Бывают ситуации, когда командировочная документация теряется или случайно повреждается по вине самого работника предприятия или по неосторожности лиц, услугами которых он пользовался во время поездки. В любом случае, оперативно восстановить данные бумаги чаще всего проблематично, особенно человеку, пребывающему в незнакомом городе.

Для урегулирования подобных вопросов существуют специальные службы. К сожалению, они работают только в некоторых крупных населенных пунктах России. Оказавшись в такой щекотливой ситуации, сложно уложиться в отчетные сроки, установленные отечественным законодательством или локальной правовой базой компании.

При отсутствии достоверного подтверждения командировочных расходов бухгалтерия компании не имеет права возмещать их сотруднику. Любые денежные затраты должны отражаться в бухгалтерских отчетах с их обязательным документальным подтверждением.

Нужно помнить и то, что любые документы на оплату заполняются с указанием реквизитов компании работодателя.

Правильно составляя отчетные документы для командировочных и придерживаясь порядка их подачи, можно не беспокоиться о получении компенсации за все служебные расходы на поездку. Что касается обратной ситуации с утратой (порчей) отчетных документов, в этом случае можно ожидать лишь частичного возмещения затрат, даже при положительном исходе. Поэтому очень серьезно отнеситесь к любым документам, которые сопровождают вас в командировках.

Какие требовать отчетные документы с командировочных за проживание

Понятие «командировочные» подразумевает некую категорию расходов, помимо прочего включающую компенсацию аренды помещения для жилья. Все утвержденные нормы, условия и список сопроводительных документов отражены в законодательстве, правительственных нормативных актах и письмах Министерства финансов РФ.

Не так давно гостиничные счета были документами строгой отчетности. А бланки заполненной формы 3-Г полностью подтверждали получение услуг арендатором жилых помещений в определенный период времени и включали в себя все отчетные документы для командировочных.

Сейчас, после выхода 06.05.2008 Постановления Правительства № 359, все организации гостиничного комплекса могут самостоятельно формировать виды документации, подтверждающие фактическое проживание постояльцев.

Командированным сотрудникам предоставляется несколько вариантов размещения для проживания, таких как:

Номер в гостинице;

Квартира служебного пользования;

Самостоятельная аренда помещения;

Пребывание у родственников.

При этом избрание места размещения носит строго индивидуальный характер и обусловлено субъективными и объективными причинами.

Гостиничный номер

Располагаясь в оплаченном номере, командированные граждане могут иметь доступ ко всем бытовым и коммунальным услугам, которыми располагает гостиничный сервис.

Служебные квартиры

В этом случае наличие жилья, состоящего на балансе предприятий, которые по роду деятельности постоянно принимают специалистов со стороны, оправданно экономически.

К тому же командированным научным работникам (к примеру, преподавателям вузов) намного комфортнее находиться в бытовых условиях, наиболее приближенных к привычным.

При наличии у приглашающей стороны арендованного или служебного жилья, проблемы с размещением в гостинице отпадают.

У родственников

Большинство командировочных граждан предпочитают поселяться у родных или друзей. Такой вариант позитивно влияет на два фактора: экономичное решение бытовых проблем приезжих и их тесное общение с близкими людьми, которое выпадает нечасто.

Какие документы потребует работодатель?

Плановые отделы предприятий детально учитывают все расход на командировки.

Вернувшись на работу из поездки, сотруднику надлежит в течение 3-х дней сделать отчетные документы для командировочных, то есть составить авансовый отчет о расходах с приложением полученных чеков и квитанций о текущих расходах, после чего передать этот пакет документов в бухгалтерию организации.

Администратор гостиницы обязан выдать официальный документ для подтверждения проживания приезжего в одном из номеров отеля.

Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:

Учредительные и банковские реквизиты;

Данные паспорта приезжего;

Срок пребывания;

Сумма оплаты за проживание в номере с указанием НДС;

Подпись руководителя с печатью.

Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.

Кратковременное проживание командированных сотрудников в служебной или снятой квартире, как правило, требует безналичной оплаты согласно оформленному договору на аренду жилья.

По согласованию с руководством работник вправе заключить с собственником персональный договор найма принадлежащего ему помещения для временного проживания.

В этом случае арендный договор на квартиру (комнату) вместе с распиской об оплате официально доказывают факт найма жилья на время пребывания в командировке.

В общем виде документы для оформления представлены в таблице:

К сожалению, российский Налоговый кодекс не конкретизирует, какие бумаги могут официально подтвердить командировочные расходы и являют собой отчетные документы командировочных. Любые документы, оформленные в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, должны рассматриваться налоговыми службами.

Как происходит оплата за проживание в командировке?

Затраты на снятие гостиничного номера для проживания в служебной поездке, подтвержденные счетом на его оплату, возмещаются полностью. Налоговый кодекс не ограничивает данный вид расходов на временное проживание. Единственный нюанс, привлекающий внимание налоговиков при проверках, ‒ это компенсация стоимости номера с повышенной комфортабельностью.

Во избежание подобных инцидентов следует предусмотреть в Положении о командировках, какими конкретно условиями могут пользоваться в отелях:

Рядовые сотрудники;

Администрация и руководители подразделений.

Счета за командировочное жилье обычных сотрудников, превышающие утвержденные нормы, принимаются бухгалтерией для оплаты в полном объеме со ссылкой на внутреннее Положение о командировках.

В налоговый отчет вносятся расходы в границах нормы.

Пример:

Ведущий маркетолог П. С. Петров отправлен в командировку для подписания договора на поставку промышленного оборудования сроком на два дня. Для авансового отчета он использовал документы об оплате проживания в номере «Люкс» с посуточной стоимостью 5500 руб. В то же время Положение о командировках гласит, что работникам среднего звена разрешено снимать гостиничные номера не дороже 3500 руб./сут.

При утверждении авансового отчета Петрову П. С. компенсировали расходы на проживание в сумме 5500 руб./сут. × 3 дн. = 16 500 руб.

Кроме того, был начислен НДФЛ и страховые взносы с суммы превышения:

3500 руб./сут. × 3 дн. = 10 500 руб. − разрешенный максимум расходов на жилье;

16 500 − 10 500 = 6000 руб. − облагаемая налогом сумма для вычисления страховых взносов и НДФЛ;

6000 × 13 % = 780 руб. − налог НДФЛ.

Страховые взносы:

6000 × 22 % = 1320 руб. − в ПФ;

6000 × 5,1 % = 306 руб. − в ФФОМС;

6000 × 2,9 % = 174 руб. − в ФСС;

6000 × 0,7 % = 42 руб. − в ФСС от несчастных случаев на производстве.

Как отчетные документы командировочных отражаются в бухгалтерском учете

Чтобы бухгалтеры могли документально учитывать затраты на командировки и компенсации выезжающим сотрудникам, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» . В нем дебет счета показывает полученные работником суммы денег, а кредит отражает все расходы, возникшие у него в служебной поездке.

Неистраченную часть аванса, выданного работнику перед командировкой, он должен вернуть в бухгалтерию при возвращении, заполнив для этого приходный кассовый ордер. Эти командировочные расходы вносятся в отчетные документы, заполняемые для налоговой инспекции.

Если выданных денег оказалось недостаточно, и сотрудник истратил свои личные денежные средства, предприятие возмещает ему причиненные затраты сверх предварительного аванса, сопровождая это оформлением расходного ордера.

Проводки по расходам сверх выданного аванса

С учетом целей служебной поездки командировочные расходы разносятся в бухгалтерском учете по соответствующим счетам. Затраты на развлечения и культурные мероприятия подлежат учету как внереализационные расходы.

Когда в командировочных расходах показан НДС, о чем имеется документальное подтверждение с обособленным отдельной строкой налогом (бланки строгой отчетности, счет-фактура), данный НДС разносят на счет 19, после чего направляют его к вычету (если указанные расходы таковы, что уменьшают налоговую составляющую при определении налога на прибыль от продаж).

Бухгалтерские проводки командировочных расходов

Некоторые расходы командированных лиц могут быть не одобрены работодателем, и тогда эти затраты работник возмещает из собственной зарплаты (однако нужно учитывать, что сумма таких удержаний не должна превышать 20 % от его среднего заработка) или внесением наличных денег на расчетный счет либо в кассу организации.

Если определенные затраты работодатель самостоятельно оплачивает перечислением с банковского счета предприятия (к примеру, покупка билетов, бронирование отеля), то используются следующие проводки:

Если работодатель самостоятельно покупает проездной билет для работника , его заносят на субсчет 3 для счета «Касса» № 50, выполняя при этом такие проводки:

Пример учета расходов на командировку:

Инженер Н. И. Сидоров откомандирован на 5 суток с выдачей ему подотчетной суммы 20 000 руб. Его суточные составляют при этом 1000 руб. По возвращению Сидоров Н. И. подает отчетные документы командировочных,то естьавансовый отчет, подтвержденный расходными документами:

Билеты на ж/д проезд в оба конца обошелся в 8000 руб., включая 1220 руб. НДС, где сам налог обособлен в отдельную строку;

Счет из отеля на 5000 руб., оформленный на соответствующем бланке строгой отчетности, включая 763 руб. НДС, который тоже вынесен в самостоятельную строку.

Бухгалтерские проводки по учету расходов на командировки:

Как отчетные документы командировочных отражаются в налоговом учете

Расходы на командировки в налоговой отчетности отражаются среди прочих расходов в соответствии со ст. 253 НК России. Дата авансового отчета считается датой подтверждения расходов на служебную поездку.

При вычислении налога на прибыль налоговая база может быть снижена на сумму командировочных затрат.

При налогообложении могут учитываться такие расходы (ст. 264, п. 1, п/п 12 НК):

Транспортные (проезд до пункта назначения в оба конца);

На проживание (расчет за гостиницу или аренду жилья);

Суточные затраты;

Оформление паспортов, выдачи виз и аналогичных документов;

Аэродромные и консульские сборы, налог за въезд, транзит, проход и прочие пошлины.

Добавочные затраты в отеле за обслуживание номера (химчистка, уборка, помощь носильщика), кормление в ресторане или баре, оздоровительные услуги (спортзал, бассейн, сауна) ‒ это не командировочные расходы, и в отчетные документы не вносятся, поэтому не снижают налоговую базу при вычислении налога на прибыль.

Условия и размеры компенсации расходов на командировки самостоятельно утверждаются предприятиями во внутренних нормативных актах.

Любые командировочные затраты учитываются при определении налога на прибыль, отчислений на НДФЛ и УСН в размере, прописанном локальными документами организации.

При вычислении данного налога документально подтвержденные расходы на командировки считаются на дату принятия отчетных документов для командировочных(в частностиавансового отчета).

НДС по командировочным расходам берется к вычету, если они:

Оплачены работником или организацией;

Имеют счет-фактуру.

Признание НДС к вычету по другим документам (помимо счета-фактуры), где он вынесен в отдельную строку, возможно для оплаты проживания и проезда командированного лица. К подобным документам принадлежат:

По проезду ‒ билет (в т. ч. электронный), маршрутный лист или квитанция (контрольный купон), чек за заказ легкового такси;

По проживанию ‒ бланк строгой отчетности.

Каждый из указанных документов вносится в книгу покупок.

Как с командировочных расходов платить страховые взносы и НДФЛ

1) Суточные деньги не облагаются:

Страховыми налогами в размерах, утвержденных внутренней нормативной базой организации;

НДФЛ в суммах, не более 700 руб. за каждый командировочный день внутри страны и 2500 руб. за границей.

Если суточные превышают данные ограничения, разницу в сумме следует внести в справку 2-НДФЛ (код 4800) в том месяце, когда утверждался авансовый отчет (отчетные документы для командировочных). В данной справке не отражаются суточные в размере, не подлежащем обложению НДФЛ.

2) Обязательно облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация стоимости:

Питания, включая его стоимость, которая выделена отдельно в гостиничном счете;

Проезда, когда до или после командировки работник находился в отпуске в пункте пребывания (т. е. не совпадают дата билетов и сроки командировки).

Если стоимость проживания и проезда в служебной командировке (включая такси, аэроэкспресс) документально обоснована, она полностью освобождается от обложения страховыми взносами и НДФЛ.

Что делать, если отчетные документы командировочных отсутствуют

Как быть, если утерян посадочный талон?

Данный документ подтверждает перелет пассажира. Его потеря может стоить вам отказа в компенсации. В этом случае нужно обратиться к служащим аэропорта с запросом подтверждающих документов.

Как быть, если в гостинице отсутствуют необходимые бумаги?

Некоторые гостиницы считают достаточным оформление счетов без выдачи чеков и приходных ордеров. Законодательство позволяет субъектам-предпринимателям, не использующим ККТ, работать со счетами как бланками строгой отчетности. Поэтому бухгалтерия не вправе отказать вам в приеме данного вида документального подтверждения. Чтобы не возникало сомнений, предварительно свяжитесь с забронированным отелем и выясните, что там выдают, и есть ли у них документы, которые вам нужны.

Чем доказать проживание в частной квартире?

Данный случай требует подачи командированным сотрудником договора аренды жилого помещения и акта оказанных услуг за подписями двух сторон. Передачу денег доказывает расписка хозяина квартиры.

Не знаете, как оформить отчетные документы для командировочных? Обращайтесь к нам в «Бизнес Ресурс». Мы оказываем квалифицированную юридическую поддержку малых и средних предприятий. Можем предложить бухгалтерское и правовое сопровождение бизнеса. Регион нашей деятельности ‒ СПб и пригород. Контактные телефоны для консультаций: