Нередко фирмы оплачивают проезд своих сотрудников до места работы. Бухгалтеру важно знать, как правильно учесть такие расходы при исчислении налога на прибыль, ЕСН и НДФЛ. налог на прибыль В подпункте 26 статьи 270 Налогового кодекса говорится, что оплата проезда к месту работы и обратно не включается в состав расходов при исчислении налога на прибыль. Однако это правило имеет исключения. Первое из них касается предприятий, которым разрешено учитывать такие траты в силу технологических особенностей производства. Правда, Налоговый кодекс не разъясняет, что это за особенности. По нашему мнению, к таковым можно отнести: – нахождение подразделения предприятия вдали от основного производства; – на предприятии установлен многосменный график работы, и сотрудников привозят ночью, когда общественный транспорт уже не ходит. Пример ЗАО «Передовик» строит склад на участке, который удален от маршрутов общественного транспорта. Работников перевозят на автобусе от офиса предприятия до места строительства. Для этого «Передовик» заключил договор с транспортной фирмой. Стоимость услуг по перевозке работников составляет 23 600 руб. (в том числе НДС 3600 руб.) в месяц. «Передовик» исчисляет налог на прибыль по методу начисления. Перевозка сотрудников вызвана производственной необходимостью, поэтому бухгалтер ежемесячно списывает 20 000 руб. (23 600 – 3600) на стоимость строящегося склада. Эти затраты будут уменьшать облагаемую налогом прибыль по мере того, как на этот объект будет начисляться амортизация. Второе исключение заинтересует большинство фирм. Расходы на проезд сотрудников можно учесть при исчислении налога на прибыль, если они предусмотрены в трудовых и (или) коллективных договорах. Поэтому дополнительный пункт в этих документах может выглядеть так: «…16. Работникам предприятия ежемесячно компенсируются расходы по оплате стоимости проезда до места работы транспортом общего пользования. Компенсация выплачивается в день зарплаты после сдачи проездного билета в бухгалтерию». ЕСН и НДФЛ Вопрос о том, нужно ли начислять ЕСН на стоимость проездных билетов, является спорным. Нужно отметить, что чиновники не оставили его без внимания и неоднократно давали ответы, хотя довольно противоречивые. Например, в письме Минфина от 16 ноября 2001 г. № 04-04-07/192 указано, что оплата фирмой проездных билетов включается в базу для начисления ЕСН, причем даже несмотря на то, что выплата произведена за счет чистой прибыли. В том же году месяцем позже Минфин составляет еще одно письмо (от 26 декабря 2001 г. № 04-04-06/508). В нем чиновники разрешили не начислять ЕСН на стоимость проездных, но только если руководитель фирмы своим приказом утвердил, что работа сотрудника носит разъездной характер и он не обеспечен специальным транспортом. Кроме того, это может быть подтверждено должностной инструкцией работника. Такие противоречивые советы привели бухгалтеров в недоумение. Одни из них начисляли ЕСН, другие – нет. Последним пришлось отстаивать свою правоту в суде. Отметим, что арбитры их поддержали. Например, подобное дело рассмотрел Федеральный арбитражный суд Центрального округа (постановление от 26 января 2004 г. № А48-2775/03-2). Фирма приобретала двум своим сотрудникам проездные билеты, так как им по роду деятельности необходимо было пользоваться городским транспортом. Для этого директор выпустил соответствующий приказ. Налоговики сочли, что на стоимость проездных нужно начислять ЕСН. Но с их позицией судьи не согласились. В своем решении они указали, что ЕСН не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат, которые связаны с выполнением сотрудниками трудовых обязанностей. На это указано в подпункте 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса. Поэтому арбитры пришли к выводу, что суммы оплаты проездных билетов носят компенсационный характер и связаны с выполнением сотрудниками своих обязанностей. Следовательно, начислять ЕСН нельзя. Также в этом судебном споре арбитры указали, что удерживать налог на доходы физических лиц со стоимости проездных не надо. Это следует из пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса. Аналогичное мнение выразили и судьи в постановлении Федерального арбитражного суда Московского округа от 13 ноября 2003 г. № КА-А40/9041-03. Отметим, что налоговики не могут прийти к единому мнению по поводу уплаты НДФЛ с сумм оплаты за проезд. Например, в письме УМНС по г. Москве от 9 сентября 2002 г. № 28-11/41577 они разъясняют, что налог начислять нужно. Однако чуть ранее чиновники этого же ведомства в письме от 8 августа 2002 г. № 28-11/36252 сделали исключение для сумм оплаты проезда, которые имеют производственный характер. Оформляем документы Рассмотрев арбитражную практику, можно сделать следующий вывод. Чтобы не начислять ЕСН, нужно лишь правильно оформить документы. Рекомендации по их составлению приведены, например, в письме УМНС по г. Москве от 27 июня 2003 г. № 28-07/34871 (далее – Письмо). Из послания следует, что ЕСН не начисляется в двух случаях. В первом, если оплата проездных отнесена к расходам, не уменьшающим облагаемую налогом прибыль (п. 26 ст. 270 НК). А, согласно пункту 3 статьи 236 Налогового кодекса, такие выплаты сотрудникам не облагаются ЕСН. Во втором случае оплата проезда сотрудникам не облагается этим налогом, если составлены определенные документы. К таким относятся: – приказ (распоряжение) на основании которого работник направляется для исполнения служебных обязанностей вне места основной работы (с приложением разовых проездных билетов); – маршрутный лист (при отсутствии разовых проездных билетов, но известной стоимости проезда), заверенный подписями и печатями организаций посещения. При этом неважно, предусмотрена оплата проезда в трудовом или коллективном договоре или нет. Нелишним будет и приказ об утверждении списка сотрудников, работа которых носит разъездной характер. Такой документ также поможет оправдать оплату проезда. Приказ может выглядеть следующим образом:
Новый Трудовой кодекс также гарантирует право работника на своевременное получение всех компенсаций, не связанных со конкурсом. Работодатель имеет более чем двухмесячную просрочку платежа за несоответствующую компенсацию или, по крайней мере, часть ее, сотрудник приобретает право расторгнуть договор в одностороннем порядке. Такое положение закона в принципе правильное, поскольку после утраты рабочего дохода без компенсации, не связанной со конкурсом, у работника больше нет оснований ограничивать его профессиональную или профессиональную деятельность.
| ООО «Весна» Приказ от 5 января 2004 г. № 5 О перечне должностей сотрудников, работа которых носит разъездной характер Приказываю: 1. Утвердить список должностей сотрудников, работа которых носит разъездной характер (приложение 1). Директор ООО «Весна» Лебедев А.В. Лебедев (подпись) | ||||
| Приложение 1 к приказу № 5 от 5 января 2004 г. Список должностей сотрудников, работа которых носит разъездной характер | ||||
| № п/п | Должность | Ф.И.О. | ||
| 1. | Курьер | Костылева Л.А. | ||
| 2. | Кассир | Лазукова Н.В. | ||
Т.А. Аверина, эксперт АГ «РАДА»
Нередко, работа многих граждан тесно связано с поездками. Одни сотрудники вынуждены посещать другие города или страны для встречи с партнерами, в обязанности других работников входит посещение различного рода структур, к примеру, налоговой инспекции.
Если среднее число сотрудников в компании составляет двадцать или более человек, то у этой компании должен быть установлен рабочий совет, созданный новым Трудовым кодексом. Обязательство заключить рабочий совет или, как прекрасно написано в Трудовом кодексе, является «инициативой» работодателя. И демонстрация такой инициативы уже не гора.
Из-за выплаты непогашенных окладов и других льгот, связанных с трудовыми отношениями. Он путешествовал со своим транспортом, его командировочные расходы составили 800 злотых. Поэтому эту сумму также требовали от подсудимого. Он указал, что пункт 1 статьи 48 Конституции гарантирует работникам справедливую компенсацию за работу. Только платеж, который соответствует фактической работе, выполняемой сотрудником в соответствии с установленными ставками и оплачиваемым вовремя, может быть признан в качестве правильной оплаты.
Нередко, специфический рабочий режим вынуждает сотрудников возвращаться домой в позднее время.
Для большинства организаций, собственное транспортное средство, посредством которого персонал может выполнять свои обязанности роскошь. В таких случаях, работодатель компенсирует сотрудникам стоимость проезда.
Какие затраты подлежат возврату
Компенсация стоимости проезда представляет собой денежные выплаты, которые предусмотрены уставом компании с целью возмещения работникам финансовых затрат, связанных с выполнением их трудовых обязательств.
По этой причине он страдал большими финансовыми трудностями в чужой стране, жил в полу-грусти, должен был искать, брать деньги у своих родственников, чтобы иметь возможность вообще вернуться домой. В результате работодатель был обманут и подчеркнул. Все это привело к возникновению нематериального ущерба, который должен выплатить ответчик.
Ввиду постоянного характера нарушения, совершенного ответчиком, он попросил ответчика выплатить сумму в размере 600 литов для компенсации морального вреда. Заявитель объяснил, что он искал работу в Дании. В мае она работала с одним из владельцев, а в июне с другим владельцем. Во время работы с Соренсеном коллега поехал в Италию, Норвегию, Голландию. Ответчик не написал распоряжения о командировке, только сказал слово о том, куда идти. Водитель был координирован ответчиком на компьютере, оборудованном автомобилем, а также разговаривал с не говорящими по-английски драйверами по телефону.
Подобные обязательства руководителей регламентированы не только внутренним уставом компании, но и установленным на территории РФ Трудовым Кодексом, регулирующим права и обязанности, как работников, так и руководителей.
Использование личного транспортного средства сотрудника в рабочих целях
В соответствии с установленными нормами, работник вправе требовать компенсацию за использование личного транспорта в рабочих целях.
Маршрут поездки был на компьютере. Были также предоставлены путевые листы, указывается отчет о поездке и указано время, затрачиваемое на расход топлива. Эти документы были переданы иностранной компании. Респондент не получал никаких данных о работе водителя. Как его рабочее время, записанное в компании его ответчика, не было известно. Работала в соответствии с постановлением - 5 рабочих дней, 45 часов, за которым следует время отдыха. В течение двух недель работа может быть выполнена не более 90 часов.
Ответчик устно согласился, что ему будет выплачено 80 евро в день. Контракт содержит только размер вознаграждения и суточные. За этот месяц эта сумма не могла быть выплачена ему, потому что он не видел документов обвиняемого. Он должен был платить суточные, другие льготы, которые в принципе соответствовали фактическому соглашению об оплате. Автомобиль принадлежит ему в соответствии с договором лизинга. Один вернулся в Литву, больше не ищет работу в Дании.
Обязательство работодателя выплачивать компенсацию имеет юридическую силу лишь в том случае, если сотрудник заранее оговорил условия эксплуатации личного авто и получил его согласие.
Для справки. Договоренность между работодателем и сотрудником должна быть закреплена соответствующим договором (). Документ должен содержать в себе данные о сумме компенсации и особенностях выплаты, так как Законодательная база не регулирует финансовый вопрос.
Пожалуйста, подайте заявку на оплату командировочных расходов в соответствии с проверками, которые были указаны для топлива, используемого для возвращения. Заявитель утверждал, что он также несет моральный вред, поскольку у него был долг, который не был выплачен своевременно из-за его очень долгого выживания, страдал от стресса. Он вернулся в Литву 2 или 3 июля. Когда контракт был расторгнут, трудно было выжить в Дании, а также при возвращении домой.
Респондент находился в конфликтных ситуациях только из-за неоплаченных денег. Он не причинил никакого ущерба ответчику. Паром не было, нет травмированных людей. В Дании нет никакой тали. В другом месте нет таких событий, как указал обвиняемый, о начатом расследовании ему ничего неизвестно.
Работодатель, в свою очередь должен возместить работнику следующие виды расходов:
- использование машины;
- износ средства передвижения.
Аренда авто у сотрудника
Установленными нормами предусмотрена возможность аренды организацией личного транспортного средства работника. Как показывает практика, такой вид договоренности схож с предыдущим, так в основном автомобилем управляет его владелец.
Также не было такого согласия с представителем ответчика, что у него не будет никаких претензий к ответчику. У него есть диск в его доме, и с его дискеты он передал данные в выписку суда. Диск содержит данные за весь период работы с ответчиком. Он также имеет выдержку из таккрофа, так как можно извлечь данные с карты водителя на любой каркас. Дата начала - это когда данные берутся, а затем истекает срок действия карты, а затем данные за 25 мая. В настоящее время он работает в Германии, 28 марта опубликовал данные за май.
Это доказывает, что представитель ответчика говорит, что неправда, что данные хранятся всего 6 месяцев. Истец не знал других документов, таких как назначенное рабочее время и рассчитанная заработная плата. Поэтому, получив первый взнос, он подумал, что платит за май. Поэтому необходимо уточнить требования претензии. В мае истец работал 12 дней, ему пришлось заплатить 567 литов. Истец не понимает суммы денег, которые он заплатил. Суд не должен судить об объяснении истцом устного соглашения, поскольку заявитель не запрашивает такое доказательство.
В таком случае, работодатель обязывается компенсировать следующие виды расходов разъездного характера:
- аренда имущества;
- растраты на ГСМ и технический осмотр авто;
- ремонт средства передвижения;
- содержание машины.
Как и в ранее описанном случае, работодатель и работник должны заключить договор, содержащий условия аренды и соответствующих выплат.
Запросы на получение документов, подписанных обеими сторонами, и то, что является юридически обязательным. Суточные рассчитываются как сумма, так как все рабочее время было в командировке. Расходы на проезд рассчитываются на все дни, включая дни отдыха.
По мере того как будет проведена большая работа, размер компенсации за неиспользованные вакансии соответственно увеличивается. По сути, заявитель просит безнаказанность как нарушение средства правовой защиты. Однако закон также предусматривает другие формы безнаказанности.
Г-н М. подписал трудовой договор, по которому заявитель работал в качестве водителя / экспедитора. Истец работал без разбора и безответственности, повредил многие активы обвиняемого. В течение периода работы заявитель заставил обвиняемого так страдать, что его последствия были ощущены до сих пор. Заявитель согласился с предложением обвиняемого, но теперь он утверждает, что является несправедливым. Подсудимый считал, что истец был разумным и признал, что он работал по взаимному согласию, чтобы оставить работу без каких-либо претензий.
Видео: Компенсации ГСМ
Приобретенные проездные билеты на общественном транспорте
На многих предприятиях можно выделить категорию сотрудников, которые по рабочим причинам регулярно пользуются общественным транспортом.
В таких случаях, работодатель должен возмещать стоимость проезда, осуществленного в служебных целях.
Последнее событие, вызванный истцом и ответчик сделал большие потери, горный штабелер заявителя пробегать, который сделал спортсмен готовятся к лыжам. Из-за аварии люди пострадали лишь незначительно. Это событие является предметом расследования в Дании.
Таким образом, такой формальный аспект, как заполнение трудового договора в день увольнения, по-видимому, не имеет отношения к ответчику, когда последствия события, вызванного истцом, должны быть разрешены. Заявитель согласился, что он вернется со своими деньгами из Дании и не будет нести ответственности за любые претензии. Отношения между истцом и ответчиком всегда были дружественными, и поэтому никакого письменного согласия или согласия не требовалось.
Компенсации стоимости проезда включает в себя следующие пункты:
- цена проездного билета на любой тип общественного транспорта;
- растраты на оформление проездных услуг;
- растраты на приобретение постельных принадлежностей, к примеру, при поездке в поезде.
Стоит обратить внимание на тот факт, что сумма компенсации, а также перечень сотрудников, претендующих на выплаты, должен быть закреплен трудовым договором или нормативными актами.
Однако из документов, представленных суду в ответ, ясно, что заявитель не работал с ответчиком по истечении 47 дней и 27 дней. Заявитель несправедлив, чтобы требовать более высокую претензию. Ответчик также оспаривал расходы, понесенные обвиняемыми, которые хотели арестовать Данию из Литвы на том основании, что обстоятельства, изложенные в заявке, не были доказаны. Истец не предоставил информацию и точные расчеты, а также платежные квитанции, сколько он заплатил за поездку обратно в Литву.
Ответчик не согласился присудить 0, 07% требования заявителя. размер просроченной оплаты. Согласно установленному прецедентному праву, статье 2 Закона Литовской Республики «Об определении размера дефолта для расчетов по трудовым отношениям», «Делинквентные платежи». Штраф, предусмотренный в пункте 1, может применяться временно в той мере, в какой работник, которому не было выплачено соответствующее пособие в установленный срок, а работодатель связан трудовыми отношениями и, следовательно, по истечении срока действия договора, поздний платеж отменяется.
Использование такси в рабочих целях
Нередко для рабочих целей у сотрудников возникает необходимость воспользоваться услугами такси. Как правило, услуга актуальна при маршруте отель – офис клиента – отель – аэропорт.
В том случае, если такой вид расходов целесообразен, работодатель должен их возместить работнику. Стоит отметить, что подобные растраты должны быть предусмотрены трудовым договором или нормативными актами.
Следовательно, он считал, что иск заявителя о возмещении ущерба был необоснован и отклонен. Ответчик также не согласился с требованием о компенсации морального вреда на том основании, что прецедентное право сформулировало, что факт признания нарушения закона также в отдельных случаях также является удовлетворительным для причиненного ущерба. Кроме того, время, что заявитель не представил доказательств того, что необходимо для всех ответчика ответственность за нематериальный ущерб заявителя на условии, что ущерб, причиненный заявителю и противоправного поведения ответчика причинной связи в ущерб, причиненный незаконными действиями ответчика.
Дополнительные траты
Трудовой кодекс предусматривает компенсацию работникам дополнительных расходов. В данном случае речь идет в основном о заграничных командировках.
Работодатель должен компенсировать следующие растраты :
- расходы на оформление заграничного паспорта;
- растраты на получение медицинского страхования;
- уплата консульских и аэродромных комиссий;
- оплата комиссий на право выезда или транзита транспортного средства;
- суточные денежные средства;
- оплата проживания в жилом помещении.
Таким образом, трудовой кодекс РФ защищает интересы работников, обязывая работодателей компенсировать затраченные денежные средства на проезд в рабочих целях.
Отсутствие доказательств оправдывает отказ от требования заявителя о моральном вреде. Представитель ответчика Дарий Юоделис объяснил, что дело заявителя является исключительным. Как правило, в Литве работает личность, выдается бизнес-заказ, отправляется прикомандированное, его прибытие согласовано. В этом случае истец пришел искать работу, пока он был в Дании. Датский работодатель, с которым он работал в то время, сказал ему, что заявитель не может быть подан в суд. Заявитель начал работать после дня, взял его, чтобы подписать контракт на работу, оборудование безопасности и другие документы.
Стоит отметить, что государственные нормы не регулируют маршрут сотрудника. Начальство вправе выбрать тип проезда до назначенного места на свое усмотрение. К примеру, вместо авиаперелета указать проезд на автобусе.
Оформление возмещения транспортных расходов сотруднику
Для возмещения транспортных расходов, сотрудники необходимо написать заявление на имя руководителя, в котором он просит вернуть затраченные средства.
Саке, чтобы взять заявителя, потому что он не мог работать. С. отказался предоставить заявителю эту работу. Он также видел, что истец отвлекается, не в состоянии сосредоточиться. Заявитель также не хотел видеть. Поскольку он был недоволен проступком заявителя, он не указал Соренсена на работу заявителя. Он сел в машину и вышел, чтобы не видеть работодателя. Когда истец ехал с другим водителем, работа была довольно гладкой.
Но когда другой водитель покинул праздники, и истец остался один, проблема началась. У каждой машины есть спутник, он виден там, где он едет. Он постоянно получал сообщения о том, что машина заявителя не разворачивалась там, что он слишком много стоял. Вина заявителя привела к недоверию компании подсудимого, компания находилась под постоянным контролем. «Мерседес» должен был заплатить за ремонт, а также заплатил часть франшизы за грузовик. Признает, что в мае проситель работал, в расписании есть ошибка.
Документ пишется в свободной форме, но он должен содержать в себе следующие пункты:
- ФИО сотрудника;
- дата поездки
- адрес пункта назначения;
- сумма затраченных денежных средств;
- приложения (к примеру, квитанции, билеты и прочее).
Подтверждение
Для получения компенсации проезда в рабочих целях, работнику нужно предоставить руководителю не только соответствующее заявление, но и подтверждение расходов.
К документации, фиксирующей расходы сотрудников можно отнести следующее:
- билеты, подтверждающие проезд до места командировки и обратно (железнодорожные, транспортные и прочие билеты);
- посадочные талоны при авиаперелетах;
- справка с железнодорожного вокзала, подтверждающая отсутствие прямого поезда (при проезде окружным путем);
- справка с железнодорожного вокзала, подтверждающая отсутствие ежедневного рейса (необходима при переносе сроков командировки).
Оплата проезда в режиме онлайн
Интернет не только позволяет гражданам сэкономить временной ресурс при покупке билетов на любой вид транспорта, но и вызывает некоторые трудности. Нередко сотрудники организации задаются вопросом о том, как предоставить подтверждение приобретения билетов в режиме онлайн.
На самом деле процедура предельно проста. Сегодня каждое банковское учреждение располагает интернет — банкингом. Каждый клиент банка является обладателем личного кабинета, для оперативного осуществления финансовых операций.
Для подтверждения факта покупки билетов через Интернет, сотруднику достаточно распечатать квитанцию из личного кабинета или обратиться с этой просьбой к работникам банковской структуры.
Расходы на личном авто сотрудника
Что касается аренды авто у сотрудника или использования им в трудовых целях личного транспорта, прямого подтверждения расходов не требуется. Это связано с тем, что руководство и работник заранее в договоре фиксируют сумму оплаты такого вида проезда.
Работнику достаточно косвенно подтвердить проезд в место командировки, предоставив руководителю приказ об отправлении его в другой город или в иной пункт назначения в рабочих целях.
Компенсации при отсутствии подтверждающей документации
В том случае, если работник по завершении командировки не может предоставить подтверждающих документов, начальство вправке поступить следующим образом:
- отказаться возмещать проездные расходы;
- возместить лишь часть расходов, на свое усмотрение.
Сотруднику, при отсутствии документов необходимо написать заявление на имя руководителя в произвольной форме.
Документ должен содержать следующие данные:
- ФИО сотрудника;
- дата и время отъезда в рабочих целях;
- используемый вид транспортного средства;
- цену приобретенных билетов;
- причину потери документов, подтверждающих покупку билетов.
В свою очередь, начальство, ознакомившись с заявлением должно сделать отметку, указав сумму компенсации или отказ возвращать затраченные денежные средства . По завершении, работник должен приложить заявление к авансовому отчету и передать в бухгалтерский отдел.
Стоит отметить, что руководитель государственных структур, даже при утере сотрудником подтверждающих расходы документов не может отказать в компенсации.
В соответствии с установленными нормами, запрещено ставить работников в худшее положение, чем установлено в Законодательной базе.
Таким образом, расчет компенсации будет происходить с учетом минимальной стоимости проезда:
- железнодорожные средства передвижения – плацкартный вагон;
- водное транспортное средство – каюта X группы, в случае речного транспорта – каюта III категории;
- автомобильное средство передвижения – автобус общего типа.
С частными организациями дела обстоят иначе. Выплата компенсации напрямую зависит от внутреннего регламента компании, в котором руководство предусмотрело пути урегулирования вопрос возмещения стоимости проезда сотрудников.
Таким образом, Трудовой Кодекс РФ предусматривает право сотрудников, как государственных, так и частных предприятий, получать компенсацию в денежной форме за проезд в рабочих целях.
Руководитель должен обеспечить возмещение растрат работника, а он, в свою очередь, должен документально подтвердить факт растрат разъездного характера, связанных с выполнением трудовых обязанностей.
