Этот документ наглядно показывает , какое количество рабочих, ИТР и должно обеспечивать жизнедеятельность объектов жилой недвижимости, а также нежилых помещений, здесь же расположенных.
Когда есть свод по кадрам, то точно знают, какие суммы нужны для оплаты услуг, а также видят структуру обслуживающего аппарата.
При наличии такого документа легче контролировать расходование денежных средств, которые выделяются жильцами и порядок работы.
Имея бумагу, проще проанализировать профессиональный состав, а при необходимости перераспределить обязанности и высвободить штатную единицу или, наоборот, добавить, отрегулировав документ и согласовав изменения.
Можно ли не составлять?
Трудовой и Жилищный кодексы не дают прямых указаний к обязательному составлению такого документа для товарищества. Общество это небольшое , в принципе, можно работать и без такого документа.
Однако наличие сводки с должностями и окладами снимает почти все вопросы налоговой и трудовой инспекций, членов товарищества, а еще облегчают .
У проверяющих тоже больше доверия к тому сообществу владельцев недвижимости, у которого бухгалтерские и кадровые бумаги в порядке: проследить движение финансов и в частности, зарплаты, в этом случае не составляет никакого труда.
Работники, исполняющие функции по кадровому и бухгалтерскому учетам, при наличии правильно организованной работы могут избежать ошибок и просрочек , так что все говорит в пользу составления кадрового списка.
Структура и содержание
В этом унифицированном бланке не предусмотрено указания фамилий, только скелет штата конторы – подразделения, должности, оклады.
В бланке формы Т-3 содержатся такие данные :
- номер подразделения;
- должности по каждому из подразделений, с итоговыми цифрами;
- количество кадровых единиц;
- оклад по каждой единице (месячный);
- размер персональной надбавки;
- общая сумма зарплаты по каждое единице и в общем по подразделениям;
- примечания.
Пример документа представлен выше.
Таким образом, наглядно видно, в какую сумму обойдется содержание в месяц каждого из подразделений и всей конторы в целом. Легко сосчитать, какие средства потребуются в масштабе календарного года, и в смете на содержание аппарата конторы должна быть указана именно эта сумма.
Этот список работников (пока что без фамилий) готовятся к утверждению собранием, а уже потом, по мере заполнения, появятся и приказы о назначении на эти утвержденные должности людей, которые подошли по своим характеристикам и квалификации при условии, что их устроил уровень заработка.
Вверху обязательно необходимо указать срок, на протяжении которого действует данная форма Т-3 , и дата, с которой начинается этот отсчет. Форма Т-3 является рекомендованной в качестве основы, поэтому не будет нарушением, если таблицу дополнить графами на свое усмотрение.
Этот документ изначально не может содержать ФИО сотрудников, так как на общем собрании утверждается месячная и годовая сумма расходов в принципе, а уже потом правление имеет право укомплектовываться кадрами.
Приходя на собеседование, потенциальные , бухгалтер, дворник, инженер по эксплуатации и др. должны точно быть информированы о размере своего будущего заработка.
Это важно, так как вся деятельность товарищества имеет смысл, если удобно и комфортно тем, кто выбирал правление.
Расписание работы жилищной конторы должно быть круглые сутки доступно всем жильцам .
По этой причине на наружной стороне дверей конторы нужно прикреплять график работы и приема проживающих людей.
Очень помогает снятию всех вопросов по этой теме наличие . На портале товарищества можно постоянно информировать жильцов обо всех новшествах, важных сообщениях, а также о режиме работы и его изменениях.
Как составить?
Готовится бумага в преддверии собрания, на котором будет рассматриваться и утверждаться на содержание аппарата ТСЖ.
Если нет такой единицы, как инспектор по кадровым вопросам, то тогда составлением этого документа занимается тот, кому вменено в обязанности кадровое дело, но только в тесном сотрудничестве с председателем.
Плясать нужно от суммы, которую в год может позволить себе потратить товарищество. Только коллегиально с председателем и главным инженером или специалистом по эксплуатации можно наиболее рационально и разумно подойти к комплектации кадрами : сколько уборщиц, дворников и др. работников.
Важно сначала наглядно составить схему структуры конторы: кто кому подчиняется, с кем работает. Разделив годовую сумму зарплаты всего штата на 12, получаем месячный предел фонда .
Теперь важно распределить оклады так, чтобы вся картина выглядела не только логично, когда уровень заработка соответствует затратам труда, но еще, чтобы ни у одного из работников сумма месячной зарплаты не была ниже установленной законом величины.
Если в месячный лимит зарплата не помещается, а при уменьшении ставок, окладов сумма одного или нескольких сотрудников ниже допустимого минимума, то откорректировать зарплату можно
, уменьшив часы работы.
Когда документ будет одобрен внутри правления, а затем и собранием собственников, то можно заниматься набором людей под конкретный штат.
О том, есть ли необходимость заключать трудовые договора , а также товарищества, вы можете узнать из наших статей. Образцы должностных инструкций этих сотрудников вы можете .
Как вносить изменения?
Часто бывает, что нужно изменить документ по кадрам . Это случается, когда:
- требуется ввести дополнительные единицы;
- следует уменьшить или увеличить зарплату;
- в связи с сокращением штата бумагу корректируют, и пр.
Изменения, которые отразятся на итоговой сумме в сторону увеличения – а это введение дополнительных ставок – невозможно произвести без согласования с собственниками, то есть без одобрения собранием собственников.
Когда меняется уровень зарплаты штатных работников, то извещать всех собственников об этом не стоит, главное, чтобы были уведомлены сами работники.
Изменения расписания производится путем издания приказа , в котором должны содержаться такие сведения:
- список должностей, с точным их указанием, которые упраздняются;
- точные суммы зарплат с воспроизведением наименования каждой должности, по которой планируются изменения;
- полное и точное название должностей, которые убираются из штата, с полным названием вводящихся в штат должностей.
На основании этого приказа готовят выписку из этого приказа об изменении штатного состава.
О том, как внести изменения в устав, читайте в .
При существенных изменениях штата нужно полностью заменить новым
, причем потребуется снова процедура обсуждения на собрании и принятие голосованием.
Все эти бумаги нужно хранить вместе, чтобы не запутаться с начислениями.
Имея такой документ, как свод штатных кадровых единиц, бухгалтер может легко снять любые претензии и вопросы относительно заработных плат работников товарищества.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Для начала нужно понять, что штатное расписание ТСЖ – это не режим, а порядок работы организации. В этом документе указывается должность специалиста, его оклад, надбавки и фактическая заработная плата. Указывается временной период, в который расписание действительно, а также общее количество работников. Необходимость этой бумаги в следующем:
- Жильцы видят, кому и сколько платится, соответственно они знают, с кого и что можно спрашивать.
- Заработная плата – довольно весомая статья расходов, и если всегда знать ее сумму, то распоряжаться остальными деньгами будет проще, то есть штатное расписание помогает в финансовом планировании.
- Если возникают трудности и бюджет сокращается, то можно сразу проанализировать, какую штатную единицу можно сократить, сэкономив средства.
Можно ли обойтись без него?
Жилищный и Трудовой кодексы не обязывают никого составлять штатное расписание – никаких законов на этот счет нет. Однако для того, чтобы налоговая и трудовая инспекция доверительно относились к ТСЖ, иметь такую бумагу стоит. К тому же и сами жильцы будут знать и понимать, кто работает в товариществе, а значит, степень их доверия повысится.
Кроме того, составление штатного расписания облегчит жизнь бухгалтеру ТСЖ – у него всегда будет под рукой информация, кто и сколько должен получать, за кого и сколько нужно платить налоги.
Структура и содержание
Не существует специальных бланков для штатного расписания ТСЖ и примеров для их заполнения, поэтому товарищество может брать за образец обычную форму, регламентированную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г (форма Т-3) .
Документ выглядит как таблица, в шапке которой прописывается название ТСЖ, момент его создания, дата подписания расписания, а также количество штатных единиц.
- Штатное подразделение работника.
- Количество штатных единиц (например, дворников может быть 2).
- Ставка (то есть оклад работника).
- Надбавки (если они есть).
- Получившаяся заработная плата.
- Фактическая заработная плата (после вычета налогов).
Таким образов в одном документе собрана вся информация на расходы по содержанию аппарата ТСЖ.
Подписывается в документе председатель ТСЖ и главный бухгалтер.
Где писать режим работы?
График работы не пишется в данном документе, а отмечается в протоколе собрания, на котором его утверждают. В целом, если у ТСЖ есть кабинет, то график прописывается там.
Справка! Большинство товариществ имеют свои сайты, где также указывают рабочие часы, контактные телефоны, чтобы жильцы могли связаться с работниками в любой момент. На этом же сайте находится и штатное расписание.
Составляем форму вместе
Давайте разберемся, как составить расписание по алгоритму:
Составить штатное расписание несложно, в шаблоне есть все необходимое. Документ, перед подписанием, должен быть одобрен правлением ТСЖ, и уже только после этого официально принят.
Как вносить изменения?
Если изменения незначительны (касаются, например, изменения заработной платы 1 работника), то издается приказ, в котором прописывается полностью наименование должности, зарплата по которой меняется, либо наименование должности, которая упраздняется. Эти наименования должны совпадать с теми, что указаны в штатном расписании.
ВНИМАНИЕ: Нет необходимости уведомлять всех об изменения зарплаты какого-то конкретного специалиста, но этот специалист должен знать об изменениях до издания приказа.
Если же изменения носят существенный характер, то создается новый документ, за новой датой и уже в нем прописываются все данные.
Заключение
Создание штатного расписания – процесс легкий. Однако если такой документ есть, то он существенно упрощает жизнь бухгалтеров, самих жильцов, а также при проверке налоговых или трудовых органов облегчает им работу, а вам головную боль.
У штатного расписания нет недостатков , поэтому стоит потратить время на его составление, для того чтобы в дальнейшем экономить свои силы.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Галина Иванова из gkh-topograph.narod.ru
Штатное расписание ЖСК (ТСЖ)
(проект)
Утверждено на общем собрании
ЖСК
_____________________________________
"___"____________200__г.
Штатное расписание
ЖСК на 200__ год
Утверждаю
штат в количестве _____ единиц с месячным фондом
заработной платы __ рублей
Председатель правления ЖСК
_______________(ФИО) _________________ (подпись)
Наименование подразделений и должностей
Число штатных единиц
Месячный должностной оклад, руб.
Персональная надбавка, руб.
Итого зарплата, руб.
Номер и дата приказа
1. Правление ЖСК
Председатель правления
1
№ _ от __.__.__
1
№ _ от __.__.__
Заместитель председателя правления
1
№ _ от __.__.__
Заместитель председателя правления
1
№ _ _ от __.__.__
Заместитель председателя правления
1
№ _ _ от __.__.__
Итого
5
2. Бухгалтерия ЖСК
Главный бухгалтер
1
№ _ от __.__.
Итог
1
3. Ревизионная комиссия ЖСК
Председатель ревизионной комиссии
1
№ _ от __.__.__
Член ревизионной комиссии
1
№ _ от __.__.__
Член ревизионной комиссии
1
№ _ от __.__.__
Итого
3
Всего по ЖСК
8
В расчете на 1 работника
Как составлять штатное расписание ЖСК
Штатное расписание ЖСК - это локальный акт ЖСК, в котором зафиксирована ее структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде зарплаты. Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 _. Расписание составляется на основе этой формы, но в зависимости от своих потребностей ЖСК может вносить туда необходимые изменения.
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=47274
Штатное расписание ЖСК - обезличенный документ. В нем указываются не конкретные сотрудники, а количество должностей в ЖСК и оклады по ним. Сотрудники назначаются на должности приказами председателя правления ЖСК уже после утверждения расписания на общем собрании жильцов дома.
Штатное расписание ЖСК утверждается на общем собрании членов ЖСК и утверждается председателем правления ЖСК. После этого штатное расписание ЖСК вступает в силу.
Для упорядочения и определения обязанностей жильцов дома по занимаемым ими должностям, целесообразно составить штатные расстановки. Для штатной расстановки можно использовать форму штатного расписания № Т-3, включив в нее графу «Фамилия и инициалы».
Если ЖСК небольшой, можно ли не составлять штатное расписание?
Трудовое законодательство не требует обязательного наличия штатного расписания в ЖСК. Но штатное расписание позволяет упорядочить и лучше организовать работу по управлению ЖСК, помогают определиться с необходимым количеством сотрудников, необходимых ЖСК, денежными суммами на их содержание, и со структурой управления ЖСК.
Можно ли предусматривать в штатном расписании ЖСК вакансии?
Даже можно, если это не противоречит Уставу ЖСК. Нельзя принимать на основную работу новых сотрудников, если в штатном ЖСК расписании нет вакантных должностей.
Как вносить изменения в штатное расписание ЖСК?
Изменение штатного расписания ЖСК можно делать в любое время, когда в этом есть необходимость. Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п. в трудовом законодательстве РФ есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания, например сокращение численности или штата работников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 73 ТК РФ) и т. п. Но любые изменения в штатном расписании ЖСК должны утверждаться на общем собрании членов ЖСК, если иное не противоречит Уставу ЖСК и иным документам, принятым на общих собраниях членов ЖСК.
Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение определенных сторонами условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении наименования должности (ст. 72 ТК РФ).
Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе правления ЖСК по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой. Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласен работать в изменившихся условиях, нужно направить ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья, а при отсутствии такой работы - предложить вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник отказывается от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформить увольнение по пункту 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).
В завершение процедуры председатель правления ЖСК издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. К этому приказу прилагается штатное расписание с внесенными изменениями. С приказом необходимо под расписку ознакомить сотрудников, которых коснулись изменения.
Если в трудовых договорах оклад установлен согласно штатному расписанию, как знакомить с ним сотрудников?
Идеальный вариант - прикладывать к каждому трудовому договору копию штатного расписания или выписку из него. В качестве другого варианта можно предложить прикладывать к штатному расписанию лист ознакомления с ним, где сотрудники будут ставить свои подписи и даты ознакомления. Но лучше указывать конкретную заработную плату каждого сотрудника прямо в его трудовом договоре. Так и сотрудники не будут знать, сколько получают их коллеги, и требования закона будут выполнены (ст. 57 ТК РФ).
Для справки
По заключению Минюста РФ от 15 марта 2004 г. N 07/2732-ЮД настоящий приказ не нуждается в государственной регистрации.
В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:
1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:
1.1. По учету кадров: N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу", N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего", N Т-3 "Штатное расписание", N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника", N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу", N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу", N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам", N Т-7 "График отпусков", N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)", N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку", N Т-10 "Командировочное удостоверение", N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника", N Т-11a "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".
1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда: N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда", N Т-13 "Табель учета рабочего времени", N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость", N Т-51 "Расчетная ведомость", N Т-53 "Платежная ведомость", N Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей", N Т-54 "Лицевой счет", N Т-54а "Лицевой счет (свт)", N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".
2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п.1.1. настоящего постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п.1.2. - на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.
3. С введением указанных в п.1 настоящего постановления унифицированных форм первичной учетной документации признать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.
Председатель Госкомстата России В.Л.Соколин
Для ведения полноценного делопроизводства, товарищество обязано иметь в наличии многочисленные номенклатурные и нормативные акты и справки, законодательные положения федерального и регионального уровней, а также пакеты документов на само здание и на проживающих в нём лиц, оплачивающих коммунальные услуги и несущих ответственность за содержание многоэтажного дома.
Большинство документов компонуются в «дела», располагаясь в соответствующих папках.
Каждое дело не должно содержать более 250 документов. Далее заводится новая папка, в которой может быть вмещено такое же количество документов.
Вся документация классифицирована и находится в ведении уполномоченных лиц.
Учредительные бумаги
Основой делопроизводства является пакет учредительной документации, определяющей правовой статус ТСЖ:
- Устав Товарищества.
- Протокол общего собрания жильцов о создании ТСЖ.
- Протокол счетной комиссии подсчета голосов на собрании собственников помещений в многоквартирном доме о создании ТСЖ.
- Решение собственников жилья, принятое на общем собрании жильцов о создании ТСЖ.
- Свидетельство ТСЖ о государственной регистрации.
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.
- Свидетельства об учёте во внебюджетных фондах.
Важно! Учредительная документация хранится у председателя правления и предоставляется для различного рода инспекторских проверок. Председатель обязан по требованию проверяющих лиц, представить каждый из перечисленных документов.
Бухгалтерский учет
Учредительная документация требует надлежащего хранения после возникновения правовой основы, с ней связано само существование Товарищества. Бухгалтерская документация ограничивается текущими делами, она не опирается на законодательные основы для существования ТСЖ, но без неё, либо при не надлежащем её ведении, деятельность ТСЖ теряет смысл.
Эту документацию ведут бухгалтер и главный бухгалтер, управляя движением текущей деятельности через процессы:
- оформление и передачу средств;
- расчёты и отчёты, хранящиеся в ТСЖ и представляемые для проверок;
- принятые решения о целесообразности трат.
Справка! Все решения главный бухгалтер принимает руководствуясь развитием экономической рентабельности ТСЖ, при непосредственном участии председателя. Он готовит отчёты за установленные периоды, а также обязан представить отчёт по требованию за любые транзакции, проводимые в пределах финансирования и рефинансирования.
Сопроводительные документы
Кроме бухгалтерских и учредительных документов, в правлении ТСЖ должны храниться:
- Все имеющиеся документы на здание — акты приёмки, вся техническая документация, требуемые свидетельства.
- Документы на землю, прилегающую к дому территории. К ним относятся договора аренды или свидетельства о праве собственности.
- Договор о предоставлении услуг, заключённый с каждым из членов товарищества.
- Штатное расписание должностей ТСЖ.
- Лицевые счета членов ТСЖ.
Правление должно иметь в наличии списки жильцов дома и вести учёт отдельно о входящих в члены ТСЖ.
Документы должны храниться надлежащим образом, в установленном месте, недоступном для открытого доступа. Бухгалтерскую документацию, ведёт бухгалтерия и параллельно несёт ответственность председатель.
Кроме учредительных документов ТСЖ, которую ведёт председатель, он обязан вести и хранить надлежащим образом распорядительную и нормативно-справочную документацию. Часть ответственности он вправе передать назначенному приказом уполномоченному лицу, ответственному за хранение и ведение определённых видов документов.
Журналы, что ведутся в ТСЖ, должны быть:
- переплетены;
- прошнурованы;
- пронумерованы;
- опечатаны;
- подписаны.
Обратите внимание! Подшивать документы допустимо только после их исполнения и внесения отметки об исполнении.
Квитанции
В функции ТСЖ входит заполнение, выдача и сбор платёжных документов жильцам многоэтажного дома.
Одним из наиболее распространённых документов этого плана является квитанция об оплате. Она является основанием для предоставления выплат, а также подтверждением того, что выплаты были осуществлены.
Чаще всего, ТСЖ занимается оформлением таких квитанций:
Для осуществления выплат обычно используют типовые бланки квитанций. Ведением этой документации, как правило, занимается бухгалтер ТСЖ. Квитанция как документ не имеет самостоятельной юридической силы и должна опираться на предварительно составленный договор, являясь формой оплаты услуг, представленных договором, по соглашению сторон.
Внимание! Прежде чем требовать оплату коммунальных услуг, ТСЖ обязано заключить договор о предоставлении этих услуг. То же касается целевых взносов, которые обычно осуществляются на основании заключения договора подряда (субподряда).
Взнос при вступлении должен прописываться в уставе, а оплата услуг – осуществляться на основании соответствующего договора о предоставлении услуг.
Какие справки выдаются по запросу жильцов?
Справки – один из рутинных, но крайне важных видов работ, которым занимается специальный штатный сотрудник – делопроизводитель или паспортист. При отсутствии такового, полномочия делегируются выбранному председателем лицу, оформленному протоколом.
В правлении ТСЖ выдаются справки следующих видов:
- О составе семьи.
- О проживающих и зарегистрированны в квартире жильцах по форме 9.
Справки о составе семьи готовятся и выдаются обычно сразу же, по требованию жильцов. Их предоставляют в детские сады, школы и другие организации социальной защиты.
Справки второго типа обычно готовят в течение трёх дней после запроса. В них используют расширенный поиск сведений, отражают историю жильцов квартиры, которые остались не снятыми с учёта по тем или иным причинам. Их принято называть «архивными» справками.
Они требуются при предоставлении сведений в регистрационную палату для оформления имущественных сделок или для участия квартиры в качестве объекта залоговой стоимости в банк или другую кредитную организацию.
Справка! Все справки выдаются в ТСЖ на основании записей в поквартирной книге.
Оформление доверенности
Каждый из сотрудников ТСЖ, а также лица, заключившие договор подряда или договор о предоставлении услуг, вправе действовать от имени правления ТСЖ, решая вверенные товариществом вопросы и задачи. Для ситуаций, в которых представитель будет действовать от имени ТСЖ, потребуется доверенность.
Она оформляется в сторону лица по общим правилам, изложенным в Гражданском Кодексе РФ. В ней требуется изложить суть задачи, которую решает доверенное лицо от имени товарищества, а также внести его личные паспортные данные.
Доверенность не имеет самостоятельной юридической силы и действительна только при одновременном предоставлении паспорта. Она удостоверяется подписью председателя ТСЖ и печатью правления. В некоторых случаях используют нотариально удостоверенную доверенность.
После получения документа, доверенное лицо вправе осуществлять от имени ТСЖ такие действия:
Эти и другие действия проводятся от имени членов правления товарищества и в пользу товарищества.
Штатное расписание
Чтобы в ТСЖ полноценно функционировали должности сотрудников, на общем собрании должен быть решён вопрос о количестве таковых, а также – о функциональных обязанностях, которые требуется исполнять.
Справка! Штатное расписание – это локальный акт, который полностью моделирует штатную ситуацию автономно, не опираясь на внешние положения.
При составлении штатного расписания даётся ссылка на решение собрания и перечень, утверждённых собранием, штатных единиц. Расписание оформляется в виде таблицы с такими обязательными графами:
- наименование подразделения и должностного лица;
- число штатных единиц;
- должностной оклад;
- предусматриваемые надбавки, условия их начислений и выплат;
- общая сумма выплат;
- номер и дата приказа.
Каждая должность должна быть утверждена штатным расписанием, с которым не должно быть расхождений также в бухгалтерской документации.
Заключение
Делопроизводство ТСЖ должно опираться на номенклатурные акты, в которых даны основные правила составления и хранения документов. Любая оплошность может привести к серьёзной ответственности перед членами ТСЖ и органами государственного надзора.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Реформирование жилищно-коммунальной сферы – процесс многогранный, включающий в себя и выбор способа управления жилым многоквартирным домом . Одной из форм управления в условиях действия жилищного законодательства является товарищество собственников жилья. Часть вопросов, поступающих в адрес редакции, связана с оплатой труда работников ТСЖ и ЖСК. Ответить на них, мы попросили директора НП «Инфо-центр ЖКХ » Валентину Григорьевну Шамову.
– Когда появляется оплата труда в ТСЖ и ЖСК?
– В случае установления трудовых отношений с работниками, для защиты их прав и интересов в процессе управления, содержания и ремонта общего имущества дома. Основанием для выплаты заработной платы работнику является трудовой договор (приказ), на основе которого работник должен выполнять работу по своей профессии или должности, при соблюдении требований Правил внутреннего распорядка.
– На основании каких документов определяется оплата труда работников в ТСЖ и ЖСК?
– На основании Положения по заработной плате, утвержденном на общем собрании членов товарищества и кооператива.
– На основании каких нормативных документах разрабатывается Положение по заработной плате?
– Положение разрабатывается на основании:
– отраслевого тарифного соглашения по организациям жилищно-коммунального хозяйства , газификации и эксплуатации газового хозяйства РФ на период с 1.01.2005 по 31.12.2007 (с изменениями и дополнениями, зарегистрированными Федеральной службой по труду и занятости от 6 декабря 2005года, № 34/05 – 07). Это отраслевое соглашение распространяется на организации ЖКХ, независимо от организационно-правовых форм собственности;
Вывод: и собственник и ТСЖ обязаны хранить и вносить изменения в техническую документацию. Если одна из сторон это не сделает, пострадают все собственники.
Вторая функция - захотел собственник сменить батареи при ремонте, так как отпуск в январе, и начинает требовать отключить днем с 10 до 12 отопление. Конечно, его просьбу мало кто выполнит: холодно, да и слив горячей воды из системы стоит денег. Шуметь желательно, когда соседи на даче, в крайнем случае, в рабочие дни и то в определенное время. Но собственник почему-то любит только себя и начинает искать подходы к подвалу и сам все отключает и перекрывает. ТСЖ затеяло менять трубы, подрядчика выбрало «нужного для себя». Навыки работы у последнего отсутствуют. В доме все разломали, грязь, воды нет и деньги в ТСЖ закончились, поскольку половина жильцов не посчитала нужным оплатить квартплату, а уехало отдыхать на курорты. Опять жалобы, долгие поиски виновных, исправления. Вот мы и живем, то с водой, то без нее, то в вечном ремонте – никто ни с кем ничего не согласовывает.
Третья функция
1. Собственнику привезли импортную стиральную машину автомат. Но вот беда, все они запрограммированы на подключение к холодной воде и чтобы постирать, автомат будет ее нагревать. Это же трата электроэнергии, когда есть в сети горячая вода. И вот собственник умело с помощью немыслимых приспособлений или умелых друзей подключает автомат к обоим видам водоснабжения, при этом соединяет тубы горячего и холодного снабжения и при наличии соответствующего давления в горячую воду попадает холодная и наоборот, а жители верхних этажей начинают вызывать дежурных слесарей с требованием восстановить качество воды. Естественно, последний не может понять, что происходит.
2. Другой решил устроить себе полы с подогревом и проложил дополнительные трубы под полом, пропустив через него горячую воду из центральной системы, соседу вода достается чуть теплая, да при этом еще и течь будет еле-еле.
3. ТСЖ в целях экономии электроэнергии выкрутило все лампочки в подъездах, оставив всего по две лампочки на 40 вт на 10 и 1 этажах. В результате жильцы сами падают или на них нападают. В целях экономии Гкал, была перекрыта задвижка, и тепло до 10 этажа перестало подниматься. В часы пик лифты останавливало или вообще старалось их не ремонтировать, т. к. они в 20 раз больше тратят электроэнергии. Вывод: экономия должна быть выгодна и приятна как собственнику единолично, так и всем вместе, т. е. ТСЖ.
Четвертая функция – качество заключенных договоров напрямую влияет на качество и безопасность проживания в данном доме.
И обратимся к шестнадцатой функции – собственник и ТСЖ должны сохранять свое имущество. Одно условие – имущество должно быть совместно-неделимое. Но если собственник требует от управляющей компании, т. е. от ТСЖ охранять автомобиль собственника, то данная функция вступает в противоречие с другими собственниками, у которых нет машины. ТСЖ может организовать охрану автомобилей, но за счет самих собственников при условии отсутствия нарушения прав других собственников. Данная услуга не является обязательной функцией управления, хотя она и носит название охранная.
И так можно разобрать все недостатки всех функций управления. Из приведенных примеров видно, что функции управления зависят в первую очередь от нас самих, живущих в этом доме и являющихся Исполнительным органом. ТСЖ без собственников управляться не может, так как оно состоит из собственников. Собственник – контролер для себя и объединение собственников в ТСЖ - контролер для всех
Как свой дом лечить с умом
Проблем возникающих в процессе передачи муниципальных домов товариществу собственников жилья сегодня немало. Однако наиболее злободневным остается вопрос проведения капитального ремонта в «наследуемом» от государства доме.
В сентябре минувшего года губернатор Прикамья подписал Указ «О порядке возмещения расходов местных бюджетов на проведение капитального ремонта жилищного фонда». Казалось бы, дело сдвинулось с мертвой точки, и теперь муниципалитетам ничего не мешает поддерживать тех, кто решился, наконец, навести в своем доме порядок. Увы, воспользоваться такой помощью поспешили далеко не все собственники, чьи дома десятилетиями не видели капремонта: покрыть все в этом случае расходы государство не в силах, а личных средств на пополнение недостающей суммы у жильцов не так много. Когда заходила речь о банковском кредите , то многие опасались риска: горький опыт прошлых лет учит нас быть осторожнее.
Что же было раньше? Вот типичная схема проведения капремонта с привлечением кредитных средств, предложенная в прошлом году.
Подрядчик договаривается с ТСЖ о начале проведения капитального ремонта в его доме. Возмещение расходов в этом случае брал на себя якобы муниципалитет, но никаких гарантий при этом подрядчику не давалось, поскольку посредником в этом вопросе выступало то же ТСЖ. Подрядчик брал банковский кредит, закупал материалы и проводил работы. Однако по завершении процесса выяснялось, что муниципалитет не может возместить выделенные из области деньги на капремонт, поскольку был нарушен утвержденный указом порядок о возмещении затрат по капремонту, В итоге, прогоревший подрядчик отказывался запускать в дом тепло и воду, а сам попадал в тюрьму. Такие печальные истории нынче, увы, не редкость.
Сегодня некоммерческая организация «Ассоциация собственников жилья «Пермский край» решила ликвидировать этот экономический беспорядок и разработала свой проект кредитования капитального ремонта многоквартирных домов, где риск оказаться обманутым, сведен к минимуму. Данный проект был одобрен областным управлением жилищно-коммунального хозяйства и рекомендован главам муниципальных образований городов и районов Пермского края, руководителям жилищно-коммунальных предприятий и управляющим компаниям. Итак, в чем заключается его суть?
По словам вице-президента «Ассоциации собственников жилья «Пермский край» Валерия Виноградова, кредитованию, в этом случае, подлежит капитальный ремонт систем горячего водоснабжения и отопления. Кредит выдается управляющим компаниям, ТСЖ (ЖСК) или собственнику под залог монтируемого оборудования, на основании утвержденной в установленном порядке сметы на капремонт, на срок до двух лет без процентов или под 10% годовых (в зависимости от объема выполняемых работ и сбора платежей). Монтажные работы проводятся из материалов заказчика и кредитуются отдельно. Гашение кредита и процентов происходит из текущих платежей за ЖКУ и за счет введения целевого сбора на капремонт с собственников помещений многоквартирных домов в течение от двух до пяти лет (в зависимости от стоимости капитального ремонта).
Сегодня мы попросили Валерия Рудольфовича рассказать подробнее о том, с чего, согласно их проекту, следует начинать капитальный ремонт и прокомментировать наиболее типичную схему его проведения.
Во-первых, нам следует определить, нужен ли дому капитальный ремонт? - начал беседу Валерий Виноградов. - Для этого собственники, преобразовавшись в ТСЖ или выбрав инициативную группу, начинают приемку здания от бывшего собственника - муниципалитета. Для приемки дома им нужно собрать большой пакет документов, необходимых для получения этого дома. Первая проблема, с которой они сталкиваются сегодня: на дом, который обслуживало государство, как правило, документации либо нет вовсе, либо она частично утеряна, изменена или запутана. То есть в момент эксплуатации здания часть сетей перекладывалась, ремонтировалась, а исполнительная документация на переложенное и исправленное нигде не создавалась. Выходит, что если проектная документация 40-50-летней давности все же и сохранилась, то зачастую она уже видоизменена и когда исполнитель с ней сталкивается, он попросту не может найти нужную трубу, кабель и т. д., а, следовательно, не может и починить. Приходится все визуально восстанавливать. Это основная проблема, поскольку восстановление документации на жилой дом - это очень дорогое удовольствие. Нужно полностью все переписать, сделать новый проект уже существующего здания. В этом случае собственники останавливаются на четырех основных составляющих: теплоснабжении дома, электроснабжении (присоединение сетей дома к городским сетям), газопроводах и техническом состоянии дома. Вначале составляется визуальная картина всего дома: фундамент со стороны подвала, цокольная часть со стороны улицы, стены, чердачные перекрытия, чердак или технический этаж, дымоходы , вентиляционные и лифтовые шахты, деревянные конструкции (окна, двери, остекление), внутренняя отделка.
Что касается технических сетей - трубопроводов – сейчас наша Ассоциация готовит перечень документов, которые ТСЖ необходимо собрать, чтобы получить постановление о передаче дома и заключить новые договора на поставку коммунальных услуг в адрес нового собственника. В целом, при активной работе этот процесс занимает более месяца и огромное количество документов технически неграмотному человеку собрать просто не под силу. Мы рассчитываем, что в скором будущем этот перечень документов и наработанный опыт передачи домов будет вынесен на рассмотрение администрации с целью координации всех служб, поставляющих коммунальные услуги и обслуживающих сети в этом вопросе. Иначе, на деле нередко получается так, что различные службы запрашивают один и тот же экземпляр документа, который каждый раз должен быть официально заверен. Таким образом, службы используют нового собственника, для наведения порядка в собственных документах. Получается, что последний тратит свои время и деньги на восстановление исполнительной документации за прошедшие годы, выполняя чью-то работу.
Предлагаю рассмотреть разработанную нами типичную схему передачи и подготовки жилых домов к проведению капитального ремонта, где помимо средств собственников, используются банковский кредит и частичное финансирование со стороны муниципалитета.
Во всем процессе принимают участие муниципалитет, представители ТСЖ и привлеченные ими специалисты, то есть тот, кто имеет соответствующую лицензию и может реально понимать и знать порядок подготовки проектных работ и дальнейшего проведения ремонта. На основании визуального акта технического состояния дома ТСЖ, с помощью своих специалистов, с участием специалистов муниципалитета или других собственников, составляет дефектную ведомость , куда входит перечень дефектов, которые необходимо устранить. Эта ведомость станет основой для составления сметной документации. Напоминаю, что весь этот процесс происходит по заказу ТСЖ, поскольку дом передается именно ему, независимо от того, чьи квартиры в нем преобладают: собственников или муниципалитета. Составив ведомость и проектно-сметную документацию, и определив, таким образом, стоимость капитального ремонта и его объема, необходимо обозначить, из каких источников можно задействовать эти средства. Здесь важно не забыть провести общее собрание собственников, где будут утверждены смета на капремонт и объем собственных средств. Как правило, возникает разница, между тем, сколько собственники могут собрать и сколько требуется на капремонт, и тогда перед ними встает вопрос, а может ли муниципалитет оказать помощь, за счет выплаченных ему ранее тарифов, помимо того, что он вносит деньги за свое имущество в этом доме? Муниципалитет соглашается, но только в том случае, если существует сметная документация, которая будет им проверена.
На общем собрании также утверждаются и иные привлеченные средства. Например, сегодня в своей программе мы предлагаем населению кредитные ресурсы для проведения капремонта.
Таким образом, сегодня практически любой собственник может сделать капремонт и выбрать для него несколько : собственные средства, муниципальные средства в качестве возмещения, кредит банка для производства работ, оборудование, которое будет вновь смонтировано и установлено с рассрочкой платежа до двух лет.
Итак, ТСЖ переходит к тому, что начинается непосредственная подготовка к проведению капремонта: обращение в банк или муниципалитет за финансами. В этом порядке, имея всю сметную документацию, необходимо подать заявление в администрацию города, сообщив, на каких условиях спланирован капремонт, приложить решение общего собрания и запросить определенную сумму. Одновременно с этим, ТСЖ должно предъявить муниципалитету счет за его имущество в данном доме, которую последний обязан перечислить до начала капремонта. Единственное о чем в этом случае просит муниципалитет:: не определять объем средств, когда капремонт уже завершен, или когда подрядчик, выполнив все работы, отказывается давать тепло до полной оплаты его труда.
Далее идет получение средств из муниципалитета на финансирование собственного имущества, причем все эти деньги должны перечисляться на отдельный счет, создавая своего рода аккредитив для подрядчика. А также возмещение средств муниципалитетом, собранных ранее в виде тарифа.
Теперь мы переходим к этапу привлечение средств из банков на проведение монтажных работ . Если подрядчик работает с материалом заказчика, оплачивается только его работа. Кредит в этом случае берется под залог всего имущества. У нас уже есть ряд фирм, готовых поставить свое оборудование на проведение капремонта.
Что мы имеем? ТСЖ сформировало на своем расчетном счете финансовые средства и располагает проектной документацией и решением общего собрания на расходование средств. Только после этого начинается выбор подрядчика. Сегодня у нас все делается наоборот. Не имея ничего вышеперечисленного, ТСЖ рассылает письма, к примеру, о проведении тендера на строительство двух котельных. Участников они просят составить смету, представить все документы и только после этого они рассмотрят, кто им обойдется дешевле. Появляются предложения от подрядчиков, в которых цена колеблется от ста тысяч до 10 млн. рублей. И можно сразу сказать, что либо задача перед подрядчиками поставлена неправильно, либо кто-то из подрядчиков заблуждается. Бывает и так, что им берется типовой похожий дом, с которым он когда - либо работал, накручивается оплата по современным ставкам и отправляется эта схема в ТСЖ, с прикрепленными к ней отзывами от 150 домов, в которых подрядчик когда-либо был, а может быть и нет. Нередко один подрядчик подает одни и те же документы от лица двух-трех фирм. При этом, члены ТСЖ особой проверкой себе не обременяют и смотрят на конечную цифру в представленных им документах, которая ни о чем не говорит и ничего не определяет. Кто в этом случае виновен в последующих неприятностях, судите сами.
Однако вернемся к нашей схеме. После того, как подрядчик определен, начинается этап заключения договоров и оформления аккредитива. Подрядчик обязан взять на себя обязательства выполнить работы в ТСЖ согласно той документации., которую разработала специализированная организация. А ТСЖ оформляет в банке аккредитив, гарантирующий подрядчику получение денег. Вот только теперь можно начать работы и вести надлежащий контроль за ними, а не радоваться, что все идет самотеком. После выполненных работ, необходимо произвести приемку здания с привлечением специалистов и представителей собственников всех уровней, а также проверку выполненных объемов и качество жилищной инспекцией , службами единого заказчика или технадзором городской администрации.
Таким образом, капитальный ремонт вашего дома успешно завершен.
