Документационное обеспечение управления. Практическое пособие

Михаил Рогожин Отсутствует

В книге рассмотрены важнейшие вопросы документационного обеспечения управления организацией. Проблематика документационного обеспечения излагается комплексно, исходя из требований последних руководящих документов. Структурно книга состоит из четырех разделов.

В первом из них рассматриваются общие требования к содержанию и оформлению реквизитов, а также к стилю изложения документов делового общения. Второй раздел посвящен характеристике важнейших документов делового общения. Содержание третьего раздела дает читателям возможность изучить основы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на предприятии (в учреждении).

В четвертом разделе изложено описание ключевых этапов технологии создания, обработки, передачи и хранения документов делового общения. Все разделы книги снабжены большим количеством примеров, а также образцами оформления документов. Книга выгодно отличается от прочих подобных изданий ярко выраженной практической направленностью содержания в сочетании с широтой освещаемого материала и в этом смысле не имеет себе аналогов.

Рекомендуется в качестве практического и справочно-методического пособия всем, кто изучает вопросы документационного обеспечения управления в учебных заведениях или сталкивается с необходимостью его организации в процессе повседневной деятельности.

Книга рекомендуется секретарям, помощникам руководителей , сотрудникам служб персонала и ДОУ, а также слушателям специализированных курсов по делопроизводству, секретарскому делу и студентам учебных заведений, обучающимся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Менеджмент организации» и «Управление персоналом».

3-е издание, дополненное и переработанное.

Организация кадровой работы предприятия

Михаил Рогожин Прочая образовательная литература Отсутствует

Рассмотрены важнейшие вопросы организационнодокументационного и правового обеспечения кадровой работы в условиях современного предприятия. Проблематика книги излагается комплексно, исходя из требований актуальных нормативно-правовых и иных руководящих документов по освещаемым вопросам.

Структурно книга состоит из пяти разделов. В первом из них рассматриваются организационные основы кадровой работы, раскрыта ее взаимосвязь с кадровой политикой. Охарактеризованы основные варианты кадровых стратегий, раскрыты принципы, направления и задачи кадровой работы.

Второй раздел посвящен вопросам практической организации работы кадрового органа предприятия. Читатели познакомятся с его назначением, функциями и задачами, особенностями структуры и численного состава службы персонала и отдела кадров предприятия, технологией управления указанными подразделениями.

В третьем разделе излагаются основы документационного обеспечения кадровой работы на предприятии. Дана развернутая характеристика кадровой документации предприятия. Описан порядок ведения трудовых книжек и личных дел сотрудников . Четвертый и пятый разделы пособия описывают порядок правового регулирования отдельных вопросов кадровой работы в соответствии с нормами введенного в действие с 1 февраля 2002 года Трудового кодекса РФ.

Особое внимание уделено трудовым договорам. Книга снабжена большим количество примеров, схем, а также образцами оформления документов. Пособие имеет ярко выраженную практическую направленность содержания в сочетании с широтой освещаемого материала и в этом смысле не имеет себе аналогов.

В качестве учебно-методического и практического пособия рекомендуется всем, кто изучает вопросы организационного, документационного и правового обеспечения кадровой работы или сталкивается с необходимостью их планирования и осуществления в повседневной деятельности.

Грамматический справочник по английскому языку с упражнениями

Ольга Владимировна Полякова Учебная литература Отсутствует

Цель пособия – помочь студентам , не изучавшим английский язык до поступления в вуз, овладеть основами грамматики (морфологии и синтаксиса) английского языка . Преимуществом пособия является простота изложения, максимально удобная форма подачи материала – таблицы.

Тренировочные упражнения, приведенные в конце пособия, способствуют приобретению навыков по переводу с русского языка на английский. Правильность выполнения заданий можно проверить по ключам. Пособие рекомендовано как для аудиторной, так и для самостоятельной работы.

Для студентов I—II курсов заочных отделений, обучающихся по специальностям: Государственное и муниципальное управление, Экономика и управление на предприятии, Финансы и кредит, Документоведение и документационное обеспечение управления.

Приказы и распоряжения предприятия

Михаил Рогожин Прочая образовательная литература Отсутствует

В настоящем пособии рассмотрен порядок подготовки приказов и распоряжений предприятия (организации, учреждения) по различным вопросам его деятельности. Материал пособия излагается комплексно, на основе требований законодательства, нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам документоведения и документа-ционного обеспечения управления.

Пособие содержит более 50 образцов приказов и распоряжений, типовые формы документов, рекомендации по подготовке их содержания и оформлению с учетом положений Типовой инструкции по делопроизводству (2005 г.), государственного стандарта ГОСТ Р6. 30–2003 «УСД.

УСОРД. Требования к подготовке документов» и Методических рекомендаций ВНИИДАД. Для руководителей предприятий (организаций, учреждений), их заместителей по вопросам управления, работников служб ДОУ, кадровых служб, а также обучающихся по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Организация делопроизводства предприятия

Михаил Рогожин Прочая образовательная литература Отсутствует

В книге излагаются ключевые вопросы организации эффективного делопроизводства в условиях функционирования современного предприятия . Подробно освещается специфика организационного регулирования документационного обеспечения управления (ДОУ) и его правовая база.

В доступной форме излагается технология создания «с нуля» службы ДОУ предприятия, подкрепленная значительным количеством примеров и образцов документации предприятия. В книге содержатся рекомендации по организации работы персонала службы ДОУ, а также примерные тексты должностных обязанностей ее сотрудников.

Пособие подготовлено с учетом требований ГОСТ Р6. 30-2003, ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и других нормативно-методических документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления на предприятии. Адресовано руководителям предприятий (организаций, учреждений), заместителям руководителей по управлению, сотрудникам служб (отделов) документационного обеспечения управления и секретариатов, а также обучающимся на специализированных курсах по ДОУ, секретарскому делу и в учебных заведениях по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Деловые документы в примерах и образцах

Михаил Рогожин Справочная литература: прочее Отсутствует

Первый сборник типовых документов предприятия с учетом нового ГОСТ Р6. 30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации . Требования к оформлению документов». В книге изложены организационные основы работы с документами, даются подробные пояснения и комментарии по всем приведенным видам документов.

Предназначен для руководителей организаций, их заместителей по управлению, работников служб документационного обеспечения, отделов кадров, предпринимателей , менеджеров , а также для обучающихся по специальностям «Менеджмент» и «Документационное обеспечение управления».

Организация работы с обращениями граждан в истории России. Учебное пособие

С. Ю. Кабашов Учебная литература Отсутствует

Учебное пособие раскрывает порядок работы с обращениями граждан, складывавшийся на протяжении 500 лет в Российском государстве. Пособие может быть использовано при изучении дисциплин «Организация работы с обращениями граждан», «Документоведение», «Организация и технология документационного обеспечения управления», «История государственных учреждений».

Пособие содержит, кроме основного учебного материала, подробный хронологический указатель фактов, событий, дат принятия правовых актов, связанных с развитием порядка рассмотрения обращений, обширный предметно-терминологический словарь, комплект схем по исторической и современной организации работы с обращениями, а также задания и вопросы для самостоятельной работы.

Для студентов, аспирантов исторических, социологических, политологических, управленческих специальностей, преподавателей вузов, научных и архивных работников и тех, кто интересуется вопросами развития государственных учреждений и делопроизводства в органах управления.

Делопроизводство. Учебное пособие для СПО

Делопроизводство и документооборот. Практическое пособие

А. Б. Барихин Учебная литература Отсутствует

В данном издании обобщены, проанализированы и снабжены профессиональными рекомендациями вопросы теории и практики современного делопроизводства и документооборота. Книга, создана на основе действующих на территории Российской Федерации общегосударственных нормативно-методических материалов, которые регламентируют документационное обеспечение управленческой деятельности.

Изложены требования, предъявляемые к документам, обеспечивающим деятельность предприятий разных форм собственности и видов деятельности, по их составлению, систематизации, хранению. Отдельные разделы посвящены организационно-распорядительным документам, служебным письмам, документам бухгалтерского учета, документам по финансово-расчетным операциям, договорам, документам содержащим коммерческую тайну.

В приложениях приведено более ста образцов (форм) наиболее актуальных организационо-распорядительных, бухгалтерских, кадровых и иных документов. Для руководителей предприятий и отделений, секретарей-референтов, офис-менеджеров, сотрудников отделов кадров, бухгалтерий, архивов и других работников, имеющих дело с документооборотом.

Данная работа представляет огромный интерес для преподавателей, аспирантов и студентов вузов.

Как правильно и быстро разработать документацию предприятия

Юрий Михайлов Учебная литература Отсутствует

В пособии рассматриваются требования к подготовке наиболее важных локальных нормативных актов, издаваемых юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Помимо примерных текстов десяти локальных нормативных актов (в том числе Правил внутреннего трудового распорядка), в книгу включен и образец коллективного договора.

Вопросы проверки Федеральной инспекцией труда соблюдения работодателями трудового законодательства, иных актов, содержащих нормы трудового права, излагаются в контексте вступающего в силу с 1 июля 2009 г. Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного (муниципального) контроля (надзора)».

Книга адресована руководителям предприятий (организаций, учреждений), их заместителям, руководителям и специалистам отделов кадров, а также обучающимся по специальностям «Менеджмент организации», «Управление персоналом» и «Делопроизводство (Документоведение и документационное обеспечение управления)».

Подробно рассмотрены законодательные, нормативные и правовые акты в области ДОУ Книга предназначена студентам вузов, обучающихся по специальности «Документоведение и архивоведение», широкому кругу специалистов – управленцев разного уровня, занимающихся подготовкой и оформлением документов, работников делопроизводственных служб, секретарей-референтов.

Также книга будет полезна для специалистов, организующих внедрение систем электронного документооборота.

Типичные ошибки кадрового делопроизводства

Михаил Юрьевич Рогожин О бизнесе популярно Отсутствует Нет данных

В книге рассматриваются наиболее характерные ошибки, допускаемые при заключении, изменении и прекращении (расторжении) трудового договора, издании основных приказов (распоряжений) по кадрам, а также при обращении с трудовыми книжками. Она пригодится руководителям предприятий (организаций, учреждений), индивидуальным предпринимателям, работникам кадровых подразделений (кадровым менеджерам), а также студентам и лицам, совершенствующим свою квалификацию по специальностям «Управление персоналом», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Трудовое право».

Законодательство приведено по состоянию на июнь 2015 г.

Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

С. Ю. Кабашов Делопроизводство Отсутствует Нет данных

Издание содержит термины и определения по вопросам делопроизводства и архивного дела. Предназначено для преподавателей высших и средних профессиональных учебных заведений, научных работников, студентов вузов и колледжей, изучающих документоведение и архивоведение, а также для практических работников, должностных лиц различного уровня управления, гражданских служащих, работников органов государственной власти, депутатов органов представительной власти, глав муниципальных образований, глав местных администраций, муниципальных служащих, а также для читателей, интересующихся вопросами документационного обеспечения управления и архивного дела.

Справочник содержит как образцы основных кадровых документов, так и конкретные рекомендации по подготовке и оформлению трудовых отношений на предприятии: приему на работу, увольнению, оформлению трудовых книжек, командировок, отпусков, составлению штатного расписания, должностных инструкций и мн.

др. Справочник предназначается для руководителей предприятий и организаций, работников отделов кадров, HR-менеджеров, иных сотрудников, организующих документационное обеспечение кадровой службы. Справочные материалы данной книги могут помочь в работе бухгалтерам, аудиторам, юристам, сотрудникам налоговых органов и другим специалистам, которые по роду своей деятельности сталкиваются с документооборотом и вопросами кадровой службы.

В книге представлен курс лекций, дающих ответы на все ключевые вопросы ведения делопроизводства предприятия (организации, учреждения). Лекционный материал излагается комплексно, на основе законодательства и нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства.

Главное место в работе занимает рассмотрение вопросов управления документацией (документационного менеджмента) и документирования деятельности, а также особенности ведения делопроизводства в кадровой службе и бухгалтерии предприятия (организации, учреждения).

Учебное пособие адресовано обучающимся по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления», а также слушателям специализированных курсов по делопроизводству и архивному делу.

Документная лингвистика. Практикум

Т. В. Леонтьева Языкознание Отсутствует

Пособие представляет собой сборник заданий и упражнений, обеспечивающих практическую речевую подготовку специалистов, осуществляющих разработку и коррекцию текстов документов. Для студентов специальности 032001 Документоведение и документационное обеспечение управления, а также для студентов экономико-управленческих и правовых специальностей; может быть полезно практикам, чья деятельность предполагает создание и редактирование документов.

Основы делопроизводства. Учебник и практикум для СПО

Анна Юрьевна Иванова Учебная литература Профессиональное образование

Документ – основной инструмент управления и продукт профессиональной деятельности любого управленца. Поэтому для специалиста в области государственного и муниципального управления важны: знание основ делопроизводства, умение ориентироваться в море нормативных документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, языковая грамотность, владение официально-деловым стилем речи и навыки работы с документами.

Отличительной особенностю данного учебника является междисциплинарный подход к изучению и созданию документа. Поэтому большое внимание уделено не только технологическим вопросам создания, оформления документов и организации работы с ними, но и языку служебного документа.

Справочник по делопроизводству

Михаил Рогожин Справочники Отсутствует

Второе издание одной из лучших отечественных книг по делопроизводству. Комплексно и в доступной форме освещается система документационного обеспечения в контексте Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Материал изложен с опорой на актуальную практику делопроизводства и самые последние нормативные акты.

Учены изменения в организации хранения документов. Адресовано специалистам секретариатов, служб делопроизводства, заведующим архивом, работникам аппарата суда, нотариусам, владельцам и руководителям предприятий, а также обучающимся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления» и «Менеджмент организации».

Настольная книга секретаря: подготовка документов

Михаил Рогожин Справочная литература: прочее Отсутствует

«Настольная книга секретаря» – нестандартное практическое пособие, содержащее полнотекстовые версии наиболее важных деловых документов. Дает ответы на основные вопросы организации секретарской деятельности в условиях современного предприятия. Подготовлено с учетом требований ГОСТ Р6.

30-2003 и Правил ведения и хранения трудовых книжек (2003 г.). Адресовано секретарям всех категорий, их руководителям, заместителям по управлению, сотрудникам служб ДОУ, секретариатов, студентам, обучающимся по специальности 350800 «Делопроизвоство и документационное обеспечение управления», слушателям специализированных курсов.

Помимо многочисленных примеров документов, подлежащих включению в личные дела, в пособии приводятся формы документации, сопровождающей обращение с личными делами с момента их заведения и до передачи в архив. Книга адресована руководителям и специалистам кадровых служб предприятий, организаций и учреждений, лицам, обучающимся в учебных заведениях профессионального образования по специальностям «Документационное обеспечение управления» и «Управление персоналом», слушателям специализированных курсов по HR-менеджменту а также всем интересующимся проблематикой обращения с личными делами и персональными данными.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Комитет по образованию Санкт-Петербурга

Государственное образовательное учреждение СПО

Санкт-Петербургский колледж управления и экономики «Александровский лицей»

Документационное обеспечение управления

Учебное пособие

Серова Л.И.,

Марковская Л.Н.

Санкт-Петербург 2010

Пояснительная записка

Введение

Раздел 1. Краткая история развития делопроизводства

1.1 Приказное делопроизводство XV - XVII вв.

1.2 Коллежское делопроизводство

1.3 Министерское делопроизводство XIX - начала XX вв.

1.4 Делопроизводство после 1917 года

Раздел 2. Документирование

2.1 Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа

2.2 Признаки и структура документа

2.3 Классификация документов

2.4 Унификация и стандартизация документов

2.5 Нормативно-методическая база ДОУ

2.6 Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Формуляр-образец

2.7 Организационно-распорядительная документация

2.8 Перечень реквизитов документов. Формуляр-образец

2.9 Правила оформления реквизитов

2.10 Оформление служебных документов

Раздел 3. Организация работы с документами

3.1 Служба документационного обеспечения управления. Требования к организации документооборота

3.2 Организация приема, и регистрации документов

3.3 Организация рассмотрения документов

3.4 Регистрация документов

3.5 Информационно-справочная работа

3.6 Контроль исполнения документов

3.7 Организация оперативного хранения документов

3.8 Требования к формированию дел в делопроизводстве

3.9 Экспертиза ценности документов

3.10 Подготовка дел к архивному хранению

3.11 Автоматизация процессов делопроизводства

Список литературы

Приложения

Пояснительная записка

В учебном пособии освещены вопросы развития делопроизводства, документирования и организации работы с документами на основе современных законодательных актов и нормативных документов.

В разделе «История развития делопроизводства» изложены основные этапы развития отечественного делопроизводства.

В разделе «Документирования» подробно рассмотрены правила оформления реквизитов служебных документов на основе действующего стандарта, изложены основные требования к оформлению служебных документов.

В разделе «Организация работы с документами» представлены вопросы организации делопроизводственной службы, организации документооборота организации, технологии регистрации, учета и хранения документов.

В конце каждой рассмотренной темы разделов представлены контрольные вопросы.

Данное учебное пособие предназначено для студентов среднего профессионального образования, оно может быть использовано при изучении дисциплины «Документационное обеспечение управления» в качестве общепрофессиональной.

В приложениях к учебному пособию включены основные нормативные документы, необходимые при изучении дисциплины «Документационное обеспечение управления» и формуляры-образцы документов.

Введение

Делопроизводство - отрасль деятельности человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения. Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела, «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникла необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понятно. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. Современное делопроизводство включает:

· обеспечение своевременного и правильного создания документов;

· организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки документов. В технологию работы с документами входит:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация документов;

· контроль исполнения документов;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов;

· отправка документов;

· систематизация, формирование дел и текущее хранение документов.

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, держащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

делопроизводство реквизит документооборот

Раздел 1. Краткая история развития делопроизводства

1.1 Приказное делопроизводство XV - XVII вв.

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Происхождение приказов связанно с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв.

Этот период управления не составлял стройной системы и строился на системе «поручений», передавался в ведении одного лица по степени доверия к нему великого князя. Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно неизвестно, в XVII в. разные исследователи называют их число от 40 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказный судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи). В его ведении состояли дьяки - от одного от трёх, а к концу XVII века в крупных приказах - от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии стажем делились на “старых” (старших), «середних» и «молодшых» (младших).

Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности - толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и др. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей; они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым и подьячим «средней руки» доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в., обращают внимание на необходимость строго контролировать работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалованья.

Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках - ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и приём посетителей. В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. используется бумага, отечественная. Первую бумажную «мельницу» (фабрику) построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются. Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшим, как отмечают историки, считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьёвых гор, который считался особенно светлым и чистым. С появлением, так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением - их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документов - столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение 1949 г. насчитывает 309 метров!

Составные части столпа назывались «поставами». Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

В целом, в приказный период постепенно создаётся система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приёмы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло ещё ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство.

1.2 Коллежское делопроизводство

Административный хаос, вызванный отсутствием в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побудил правительство искать новые формы государственного устройства. Начало этого периода в истории отечественного делопроизводства соотносят с реформами Петра I. Складывается новый тип государства - абсолютная монархия, которая подразумевает сосредоточение в одних руках законодательной и исполнительной власти. Вначале XVIII века в России проходит реформа приказного делопроизводства. Взамен устаревшей системы приказов в 1717 - 1718 гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определённой отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату.

Коллегии становятся в России центральными отраслевыми органами управления. В 1720 году был подготовлен и подписан Петром I «Генеральный регламент», который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий. В этом документе давались общие правила составления документов, устанавливались требования к написанию отдельных реквизитов. Из текста документа выделились дата, подпись, появляется в документах заголовок. Появились новые виды документов: письма, реляции, циркуляры, доношения. Изменилась и форма документов. Были отменены столбцы, их сменили тетради. Появилось понятие «гербовая бумага», на которой изготовлялись документы для высших органов управления.

Коллежское делопроизводство было более прогрессивным по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации документов. Таким образом, «Генеральный регламент» закрепил законодательно порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения. Именно в этот период появилось название «архив». В целом реформы государственного аппарата первой четверти XVIII веке установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма. Следующий этап реформирования российского государственного делопроизводства наступает вначале XIX века при Александре I.

1.3 Министерское делопроизводство XIX - начала XX вв.

Начало XIX века ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения. Новая система управлений - министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления.

Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 года, были: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции. Каждому министру предписывалось создать канцелярию. Одновременно с министерствами в 1802 года учреждён Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже, 1 января 1810 года создан Государственный совет, высшее законосовещательное учреждение.

Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Министерства делились на департаменты, которые возглавлялись правителем канцелярии департамента и имели штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностей и количественный состав зависел от объёма и содержания дел.

В этот период наблюдалось единообразие в системе делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного хранения. Для создания документов впервые начинают использовать бланки, которые создавались рукописным или типографским способом. Само понятие делопроизводство обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом. Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела - это не что иное, как решение дела.

Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими учреждениями и лицами, равного положения и подчиненными, представления от подчинённых учреждений, предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра. Все поступающие в министерство дела делились на три категории:

· текущие дела - донесения, ведомости, представления, переписка и др.;

· чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям;

· дела, «не терпящие времени», или срочные.

Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь. Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только её чёткая законодательная регламентация, но и достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Однако работа по совершенствованию делопроизводства была прервана в 1917 году сначала Февральская буржуазно-демократическая, а затем Октябрьская социалистическая революции. Это привело к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

1.4 Делопроизводство после 1917 года

Делопроизводственная документация периода становления советской государственности отразила специфику этапа выработки новых форм и методов государственного управления, начального этапа создания советского государственного аппарата, его сращивания с партийными структурами, огосударствления общественных организаций. История российского делопроизводства 1920-х гг. изучена недостаточно, в частности, слабо освещены вопросы документирования деятельности местных органов государственной власти и управления, впрочем, как и в целом, история местных государственных учреждений.

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны 1941 - 1945 гг. оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести ко второй половине ХХ века. Начиная с 1960-х гг. в нашей стране успешно разрабатывались проблемы стандартизации и унификации документов, рационализации делопроизводства в советских учреждениях.

В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД - Единой государственной системы делопроизводства. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет Совета Министров СССР по науке и технике. Автор ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирование на их практическое изучение.

Заметным явлением в истории делопроизводства 1970 - 1980-х гг. стало издание Государственных стандартов - ГОСТов на управленческие документы, общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической и социальной информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), в который включены наименования фирм документов унифицированных систем (УС), адаптированных к современным условиям, и основные положения по ведению систем классификаторов УСД. К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.

Контрольные вопросы

1. Какие документы создавались в период приказного делопроизводства?

2. Как документы хранились в период приказного делопроизводства?

3. Что нового, прогрессивного появилось в период коллежского делопроизводства в работе с документами?

4. Когда впервые появились архивы?

5. В каком периоде развития делопроизводства появились бланки для служебных документов?

Раздел 2. Документирование

2.1.Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 « документ, документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы - от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители информации - сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами. Федеральный закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации и защите информации» (с изменениями от 10 января 2003 г.) устанавливает, что информационные ресурсы, т.е. документы и массивы документов являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Данным законом (ст.5) также установлено, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения - это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ - это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством - юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 « юридическая сила документа есть свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» .

Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т.е. наличию различных функций.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

· информативные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

· функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

· функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.

Итак, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а,следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информационной функции.

Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.

В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Распорядительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.

Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках личности в ее социальных аспектах, т.е. в отражении деятельности, места, роли той или иной личности в определенной социальной структуре.

Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция документа состоит в передаче информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание - это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним.

Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении - сверху вниз (от законодателя к исполнителю).

Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.).

Многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декларации, кодексы, законы и т.п.).

В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

Существует две группы документов, наделенных правовой функцией:

· изначально обладающие ею;

· приобретающие ее на время.

В первую группу можно включить документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия. Это все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.); судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, организациями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правила и др.

Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, на основе протокола заседания аттестационной комиссии происходит издание приказа об утверждении разряда оплаты труда по Единой тарифной сетке (ETC) сотруднику. В силу определенных обстоятельств документ может быть доказательством, т.е. временно обладать правовой функцией.

Учетная функция документахарактеризует прежде всего количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации.

Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

Культурную функцию документа лучше всего выполняет комплекс документов, характеризующих определенную область деятельности (технику, науку, живопись и др.). Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и художественного творчества, моральные и эстетические принципы на определенном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм поведения и др.

Ф ункция исторического источника, эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.

Документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.

В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничены (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).

Контрольные вопросы

1. Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства?

2. Что включает в себя понятие «документ»?

3. Какие способы документирования вы знаете?

4. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?

5. Что обуславливает юридическую силу официального документа?

6. Что понимается под полифункциональностью документа?

7. Назовите основные блоки функций документа. Чем характеризуется каждый блок функций?

2.2 Признаки и структура документа

Документ - это документированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, предназначенная для передачи ее во времени и в пространстве в целях хранения и использования, в том числе и в качестве доказательства. Таким образом, документ является сложным объектом, представляющим собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Изучение документа как сложного объекта предполагает выявление всех его отличительных свойств и признаков.

К основным свойствам документа относят:

Атрибутивность -это наличие в документе как в целостной системе двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он существовать не может: информационной и материальной. Информационная слагаемая документа - это содержание (мысли, идеи), материальная - это форма, которая служит для закрепления и передачи информации. Форма документа обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя фиксированной информации).

Функциональность - это предназначенность документа для передачи во времени и в пространстве. Способность документа выполнять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источник информации и как средство социальной документной коммуникации.

Структурность документа - это тесная взаимосвязь составляющих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств, при различных внутренних и внешних изменениях. Всякий документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру (типовой формуляр). Типовой формуляр определяется соответствующими правилами, инструкциями, положениями и др. Документ должен отвечать установленным требованиям, быть соответствующим образом оформленным, с целью его использования и хранения.

К основным признакам документа относится:

Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной целью или по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия.

Стабильная вещественная форма, которая обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и организационной формы структуры представления, зафиксированной на материальном носителе информации (внутренняя форма). Таким образом, форму документа можно определить как совокупность содержательной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и расп-ложенных в определенном порядке и формате на материальном носителе.

Предназначенность для использования в социальной коммуникации , т.е. документы изначально предназначены для хранения и передачи во времени и пространстве.

З авершенность сообщения, что обусловливается областью применения документа. Незавершенное сообщение, например черновик, не может быть полноценным документом. Требования завершенности является относительным, так как существует ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований.

Контрольные вопросы

1. Что такое документ?

2. Назовите основные признаки документа и дайте характеристику каждого из них?

3. Назовите основные свойства документа и дайте характеристику каждого из них?

2.3 Классификация документов

Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы.

Документы можно классифицировать по различным признакам:

· по происхождению: служебные, личные;

· по сложности: простые, сложные;

· по срочности: срочные, несрочные;

· по гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные;

· по форме: типовые, индивидуальные;

· по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного.

Можно перечислить еще множество признаков классификаций. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификаций.

Классификация документов по характеру информационных связей предприятия выделяетвнешние и внутренние документы.

Квнешним документам относятся нормативные документы вышестоящих организаций. Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и многих других. Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.

Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению выделяет организационные, распорядительные, информационно-справочные идокументыпо личному составу .

К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся приказы по основной деятельности, распоряжения и решения.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т.д.), трудовые книжки, трудовые договоры с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные.записки, телефонограммы и др.

Еще существует классификация документов по содержанию . Данная классификация выделяет первичные, вторичные и сводные документы.

Первичные -это документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Вторичные - это документы, которые создаются на основе первичных.

Сводные - документы, в которых собраны данные из нескольких первичных и вторичных документов.

С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов но типу носителей: бумажные и электронные документы.

Словосочетание «электронный документ» лежит в основе безбумажной технологии делопроизводства. Электронный документ, по сравнению с «твердой копией» (так иногда называют бумажный документ), обладает рядом преимуществ:

· простота внесения изменений;

· использование заранее заготовленных форм документов не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;

· экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;

· оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;

· возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;

· возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.

До недавнего времени нормативные документы, изданные государственными органами, распространялись по учреждениям в бумажном виде: как письма, брошюры и пр. Это требовало использования типографских мощностей, привлечения работников почты, что привело к огромным материальным затратам в масштабе государства. Теперь достаточно издать ограниченное количество бумажных (твердых) копий документа, а в учреждения разослать материалы по электронной почте.

В масштабах одной организации, даже если она имеет несколько филиалов, применяют системы электронного документооборота. Такая форма ведет к сокращению управленческого персонала.

Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. Уже сейчас при поступлении на работу на многих предприятиях от претендентов требуется умение работать на персональном компьютере. Не секретарь-машинистка занимается набором и распечаткой текста, а сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль правильности их оформления и регистрация.

Однако полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, по-видимому, нескоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки.

Контрольные вопросы

1. Что такое классификация документов?

2. Какие документы бывают по срокам хранения?

3. Назовите классификацию документов по характеру информационных связей.

4. Что такое электронный документ?

5. Назовите преимущества электронного документа.

2.4 Унификация и стандартизация документов

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.

Каждая управленческая функция реализуется через комплексную систему документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т.п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД). Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации. Унификация документов предполагает:

· установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;

· разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца; разработку структур документов;

· создание общих синтаксических правил построения документов.

При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы-стандарта (или других документов по стандартизации).

Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», под стандартизацией понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости.

С принятием данного Закона изменилось само понятие «стандарт».

Если раньше это был нормативный документ, то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения с тандартов, а на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты . Остались прежними другие документы по стандартизации - правила, нормы и рекомендации в области стандартизации, стандарты предприятий, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации (в настоящее время в стране разработано 37 общероссийских классификаторов).

Однако государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г., в том числе и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», продолжают действовать.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2003 г. № 316 «О мерах по реализации Федерального закона "О техническом регулировании"» Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии определен органом, уполномоченным исполнять функции национального органа Российской Федерации по стандартизации (Госстандарт России).

...

Подобные документы

Унификация и стандартизация документов. ГОСТ Р6.30-2003: область применения стандарта, виды бланков. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Договорно-правовая документация.

учебное пособие , добавлен 07.04.2011


Начало XIX в. - реформа государственного управления и делопроизводства. Делопроизводство в "Общем учреждении министерств". Движение документов и дел. Организация документооборота. Унификация форм документов. Законодательная регламентация делопроизводства.

реферат , добавлен 26.02.2009


Особенности системы делопроизводства и унификация документов. Система приказного, колежского и министерского письмоводства в различные исторические периоды. Русские письмовники XVIII-XX века. Концепция образцовых текстов. Эпоха советской канцелярии.

дипломная работа , добавлен 09.02.2011


Обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов как фактора повышения производительности управленческого труда. Изучение унифицированных систем документации. Исследование состава и расположения основных реквизитов документа.

реферат , добавлен 07.04.2014


Теоретические основы документооборота и делопроизводства организации. Разработка основных управленческих документов автотранспортной организации. Требования к оформлению документов. Информационно-справочные, распорядительные и организационные документы.

курсовая работа , добавлен 05.10.2014


Понятие делопроизводства как отрасли деятельности, предмет и методы, порядок его проведения. Виды документов, особенности и сферы их практического применения. Направления государственного регулирования делопроизводства и ответственные за него органы.

лекция , добавлен 11.01.2011


Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.

курсовая работа , добавлен 14.12.2004


Анализ локальных нормативных правовых документов больницы. Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Порядок оформления кадровой документации. Организация работы с внутренними документами.

дипломная работа , добавлен 16.10.2013


Организация документооборота и его характеристика, пути совершенствования документооборота. Назначение и оформление реквизитов документов. Оформление личных дел, заявлений, приказов, протоколов. Порядок оформления документов при приеме на работу.

контрольная работа , добавлен 05.01.2012


Основные направления деятельности управляющей компании, организационные документы предприятия. Организация документооборота: прием, отправка и регистрация документов, контроль исполнения. Классификация и систематизации документов, формирование дел.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТКАМЫШИНСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ)

ВОЛГОГРАДСКОГО ГОСУДАРСТВЕНОГО ТЕХНИЧЕСКОГО

УНИВЕРСИТЕТА

ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО

ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

(ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО)

Учебное пособие

РПК "Политехник"

Волгоград

Рецензенты: ,

Банько документационного обеспечения управления

(делопроизводство): Учебное пособие / ВолгГТУ, Волгоград, 2002. - с.

Учебное пособие "Основы документационного обеспечения управления (делопроизводство)" содержит систематизированный материал по организации делопроизводства на предприятии и составлено на основании стандарта (ГОСТ Р 6.30-97, Требования к оформлению документов). Материал, изложенный в данном учебном пособии , соответствует последовательности составления и оформления документов предприятия, а также организации документооборота. В нем подробно изложены способы рациональной систематизации документов и правила их хранения; рассмотрен порядок работы с документами предприятия, содержащими конфиденциальные сведения , что становится актуальным на современном этапе развития рыночных отношений; возможности персонального компьютера в организации документационного обеспечения управления.

Учебное пособие соответствует требованиям современного делопроизводства и имеет большое практическое значение. Практические рекомендации, содержащиеся в нем, носят универсальный характер и могут быть применены в любой организации вне зависимости от ее профиля и специфики деятельности.

Предназначено для студентов, обучающимся по специальностям: 2802 «Технология прядильного производства», 2803 «Технология текстильного производства», 0601 «Экономика, бухгалтерский учет и контроль».

Библиография: 5 назв.

Печатается по решению редакционно-издательского совета Волгоградского государственного технического университета

© Волгоградский

государственный

технический

университет, 2002

1. ВВЕДЕНИЕ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1.1. Понятие о делопроизводстве и корреспонденции

Делопроизводство – это отрасль управленческой деятельности в организациях различного вида, связанная с работой над документами.

Документом может являться любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Организации в процессе своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПЭВМ, кино-фотодокументы, звуковые и т. д. Документы организации являются информационными источниками и средством юридического доказательства.

Порядок ведения делопроизводства определяется инструкцией, в которой учитывается специфика работы конкретной организации. Она разрабатывается на основе типовой инструкции и включает в себя правила составления и оформления документов организации, технологию работы с документами, образцы наиболее часто употребляемых в организации документов.

Инструкция по ведению делопроизводства вводится в действие приказом руководителя организации и является нормативным документом.

В настоящее время термин «делопроизводство» все чаще используется в значении «документационное обеспечение». Такое определение наиболее точно очерчивает весь комплекс работ с документами в организации: их фиксацию, оформление, исполнение и хранение.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление, оформление и работу с управленческими документами по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации, обеспечивающего сохранность документов.

За нарушение этих правил должностные лица, специалисты и служащие аппарата управления несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Управленческие документы по наименованию, форме и содержанию реквизитов должны соответствовать требованиям ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления), унифицированной системе документации, государственным стандартам на документацию, положению (уставу) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

1.2. Требования к бланкам документов

Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности документа. Формуляр имеет обязательный набор реквизитов (составных частей документа), расположенных в определенной последовательности. Как правило, документы оформляются на бланках, которые бывают трех видов: 1) общий бланк; 2) бланк письма; 3) бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов, кроме письма.

Общий бланк

Ÿ Государственный герб РФ;

Ÿ герб субъекта РФ;

Ÿ наименование организации.

Бланк служебного письма включает в себя следующие реквизиты:

Ÿ Государственный герб РФ;

Ÿ герб субъекта РФ;

Ÿ код организации;

Ÿ наименование организации;

Ÿ справочные данные об организации.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма , включает в себя следующие реквизиты:

Ÿ Государственный герб РФ;

Ÿ герб субъекта РФ;

Ÿ эмблема организации или товарный знак;

Ÿ код формы документа;

Ÿ наименование организации;

Ÿ наименование вида документа;

Ÿ место составления или издания документа.

В этом же бланке могут быть ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов: даты документа, регистрационного № документа, ссылки на регистрационный № и дату документа, заголовка к тексту, отметки о контроле. Ограничительные отметки для отдельных реквизитов выполняются на бланках в виде уголков и других обозначений.

Существуют также гербовые бланки (бланки с воспроизведенным на них Государственным гербом РФ или гербом субъекта РФ). Их изготавливают полиграфические предприятия, имеющие специальное разрешение на их изготовление.

Остальные бланки изготавливают типографским способом на бумаге светлых тонов формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков формата А3 (420 х 297 мм) и А6 (105 х 148 мм). Размер полей бланка, мм: 20 – левое, 10 – правое, 20 – верхнее, 10 – нижнее.

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный. Предпочтение отдают угловому. Продольный применяется в случае, когда наименование организации и вышестоящего органа содержит большое количество печатных знаков.

Изображения Государственного герба РФ, герба субъекта РФ и эмблемы организации располагают над серединой наименования организации или на одном уровне с наименованием организации.

Реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, место составления или издания документа, ссылка на регистрационный № и дату документа − размещают центрованно (когда начало и конец каждой строки равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или фрафланговым способом (когда каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2. ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Понятие реквизита. Реквизиты служебных

документов

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами.

Реквизит – это элемент официального документа: наименование документа, адресат , автор, текст, дата, подпись и др.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления (паспорт, трудовая книжка, диплом, свидетельство о рождении и т. п.), состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Основные реквизиты :

Ÿ 01 - Государственный герб РФ;

Ÿ 02 - герб субъекта РФ;

Ÿ 03 - эмблема организации или товарный знак;

Ÿ 05 - код формы документа;

Ÿ 06 - наименование организации – автора документа;

Ÿ 07 - справочные данные об организации - авторе документа;

Ÿ 08 - наименование вида документа;

Ÿ 09 - дата документа;

Ÿ 10 - регистрационный номер документа;

Ÿ 12 - место составления или издания документа;

Ÿ 13 - гриф ограничения доступа к документу;

Ÿ 14 - адресат;

Ÿ 16 - резолюция;

Ÿ 17 - заголовок к тексту;

Ÿ 18 - отметка о контроле;

Ÿ 19 - текст документа;

Ÿ 20 - отметка о наличии приложения;

Ÿ 21 - подпись;

Ÿ 22 - гриф согласования документа;

Ÿ 23 - визы согласования документа;

Ÿ 24 - печать;

Ÿ 25 - отметка о заверении копии;

Ÿ 26 - отметка об исполнителе;

Ÿ 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Ÿ 28 - отметка о поступлении документа в организацию;

Ÿ 29 - отметка для автоматического поиска документа.

2.2. Требования к оформлению реквизитов

03 − эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Размещают на бланке организации в соответствии с ее уставом. Эмблема может иметь самое разнообразное изображение, но оно обязательно должно быть зарегистрировано в установленном порядке. Изображение эмблемы располагают на уровне наименования организации или по центру верхнего поля. На бланках эмблему не воспроизводят, если на них уже были помещены изображения Государственного герба РФ или герба субъекта РФ.

04, 05 − код организации и код формы документа

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, указывается на бланке организации в именительном падеже . Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному за юридическим лицом в его учредительных документах . Сокращенное наименование организации указывается в скобках под полным наименованием организации на отдельной строке: используются сокращения, образованные из начальных букв слов (УПО, КТИ); сокращения, образованные из части слова и полного слова (Росархив, Минфин России); сокращения смешанного типа (ВНИИоргтехника). Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии − полное наименование вышестоящей организации. Автором документа может быть не только главная организация, но и ее филиал, структурное подразделение, должностное лицо, представляющее организацию. Тогда данные об авторе указываются ниже наименования организации и располагаются на отдельной строке.

07 − справочные данные об организации − авторе документа

Справочные данные об организации указываются на бланках для служебных писем и включают в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счета в банке, адрес электронной почты и др.).

08 − наименование вида документа

Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации и содержанию управленческого действия. Его не указывают в служебном письме. Этот реквизит располагают на бланке документа за реквизитом "наименование организации".

09 − дата документа

Это обязательный реквизит всех видов документов. Он обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания (приказ, служебное письмо), утверждения, согласования (инструкция), самого события, которое зафиксировано в документе (акт, протокол). Дату документа поставляет должностное лицо при его подписании или секретарь при регистрации документа. На документах, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является наиболее поздняя дата их подписания. Дата проставляется арабскими цифрами на одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. В нормативных и финансовых документах рекомендуется словесно-цифровой способ оформления даты (например: 9 января 1998 года).

10 − регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется при регистрации внутренних и исходящих документов. Он состоит из порядкового номера документа, проставляемого в течение года, других регистрационных индексов, принятых в данной организации. На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором, в порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту (21/16/43).

11 − ссылка на регистрационный номер и дату документа Она включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На бланках для служебных писем этот реквизит указывается вслед за датой и регистрационным номером документа, поэтому в служебном письме может не быть заголовка к тексту.

12 − место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, если невозможно по реквизиту «Наименование организации» определить место составления или издания документа. Необходимо учитывать принятое административно – территориальное деление и использовать только общепринятые сокращения (Москва, г. Смоленск, г. Камышин Волгоградской области и др.).

13 − гриф ограничения доступа к документу

Проставляется на документах, содержащих секретную информацию, информацию ограниченного распространения. Гриф (для служебного пользования, секретно, конфиденциально и др.) проставляется в правом верхнем углу документа перед реквизитом «Адресат» и «Гриф утверждения» без кавычек.

14 − адресат

Реквизит «адресат» присутствует в информационно-справочных документах: письмах, докладных и объяснительных записках, справках и др.

Существует несколько вариантов расположения реквизита «адресат»:

1. Документ можно адресовать на имя организации или структурного подразделения, которые указывают в именительном падеже.

2. Документ можно адресовать должностному лицу. При этом название организации входит в состав наименования должности. Должность лица указывается в дательном падеже .

3. Иногда документ адресуют в несколько однородных организаций. Тогда их названия указывают обобщенно.

Пример

Реквизит «адресат» может включать и почтовый адрес. Сначала указывают наименование организации, в которую направляют документ, а затем ее почтовый адрес в последовательности, установленной почтовыми правилами. Если документ адресуется физическому лицу, указывают сначала почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя.

Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывается. Если документ направляется более четырем адресатам, то составляется список на его рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

15 − гриф утверждения документа

Гриф утверждения – особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых видах актов, договорах, инструкциях и других документах. Документы утверждаются руководителем организации или изданием распорядительного документа, что имеет одинаковую юридическую силу.

Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Если документ утверждается распорядительным документом (решением, приказом, протоколом), то гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. Он располагается в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы располагают на одном уровне.

Пример

16 – резолюция

Резолюция – это надпись на документе, выполненная должностным лицом и содержащая указания к действию. Резолюция проставляется при рассмотрении входящих и внутренних документов соответствующим должностным лицом. Она должна быть конкретной по содержанию и краткой по форме. Если документ требует конкретного действия, то в резолюции указывается исполнитель (один или несколько), содержание поручения, срок исполнения. Резолюция подписывается должностным лицом, в конце резолюции ставится дата. Если в резолюции указывается несколько фамилий, то ответственным исполнителем, от которого будет зависеть качество и своевременное выполнение вопроса, является лицо, указанное первым. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. На документе резолюцию помещают между реквизитом «адресат» и текстом документа в следующей форме:

Прошу подготовить проект приказа к

Личная подпись

17 − заголовок к текстуЗаголовок – краткое изложение основного содержания документа. Его должны иметь все документы формата А4. Документы формата А5 и письма – ответы, имеющие ссылку на дату и номер входящего документа, заголовка могут не иметь. Заголовок отвечает на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?).

Пример

О направлении студентов на производственную практику

Заголовок располагают после реквизитов «дата» и «регистрационный номер» перед текстом документа. Место для заголовка обычно обозначено ограничительными отметками на бланках.

18 − отметка о контроле

Проставляется на документах, взятых на контроль исполнения. Отметку делают от руки или специальным штампом «контроль » на левом поле рядом с заголовком к тексту.

19 − текст документа

Тексты служебных документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста, соединения этих структур.

20 − отметка о наличии приложения

В документе, имеющем приложение, оформляется отметка о его наличии. Этот реквизит располагается после текста документа перед реквизитом «Подпись». Варианты оформления:

1. Если полное название приложения указано в тексте документа, то отметку о приложении оформляют следующим образом: Приложение:

на 3 л. в 1 экз.

2. Если в тексте документа нет указаний на приложение, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Приложение: График работ

на 3 л. в 1 экз.

3. Если приложением к документу является документ, также имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение:

письмо Минздрава РФ

от №01 – 17/785

и приложение к нему,

всего на 12 л.

4. Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес приложения посылаются.

Приложение: на 5 л. в 1. экз.

в первый адрес

5. Если приложение – брошюра, то количество листов не указывается.

Сами документы – приложения к распорядительным документам имеют в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием, приложением к какому документу они являются.

Приложение:

к приказу Министра

здравоохранения России

Приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным и распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие (инструкции, правила, штатное расписание и т. д.), а также документы, дополняющие или поясняющие содержание документа (таблицы, справки и т. д.).

21 – подпись

Подпись – обязательный реквизит любого документа, обеспечивающий его юридическую силу. Подписывают управленческие документы руководители организаций или замещающие их должностные лица. Несколько подписей ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Денежно - финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер . Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны. Документы, составляемые комиссией (например, акты), подписывают все ее члены. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия.

В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название учреждения.

Директор института подпись

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если документ подписывают несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

При отсутствии руководителя документ может быть подписан должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя организации, его заместителем. В этом случае необходимо указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ, а также внести исправления (допечатать «Зам.» или «и. о.»).

22 – гриф согласования документа

Им оформляется внешнее согласование документа, которое может осуществляться с подчиненными и неподчиненными организациями; с организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа; с общественными организациями; с органами госконтроля и надзора; с вышестоящими органами.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. При согласовании документа с коллегиальными органами или, если согласование осуществляется письмом, в грифе согласования указывается название документа в именительном падеже, его дата и номер.

Пример

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания педсовета

Гриф согласования документа оформляется после реквизита «Подпись» от левого поля документа.

23 – визы согласования документа

Визы согласования документа используют для внутреннего согласования проектов документов или при ознакомлении с каким-либо документом как письменное подтверждение факта ознакомления. Внутреннее согласование проекта документа может проводиться с исполнителями, с юридической службой, финансовыми подразделениями организаций и т. п. Реквизит включает подпись визирующего должностного лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату, а при необходимости – должность визирующего.

Пример

Юрисконсульт

Если при согласовании проекта документа имеются какие-либо замечания, то виза может иметь дополнения: «Замечания прилагаются», «Возражаю» и т. п. Реквизит «Визы согласования документа» располагается ниже реквизита «Подпись» на последнем листе первого экземпляра документа. Возможно оформление виз на отдельном листе.

На исходящих документах визируются экземпляры, которые остаются в организации.

24 – печать

На некоторых видах документов ставится печать организации, которая удостоверяет их подлинность. Печати ставятся на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, либо удостоверяющих права лиц и т. п.

Печати могут быть гербовыми и простыми (не имеющими изображения государственного герба). Ставят печать таким образом, чтобы она затрагивала часть наименования должности лица, подписавшего документ.

25 – отметка о заверении копии

Соответствие копии документа подлиннику оформляется специальной отметкой о заверении копии, которая включает заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример

Верно

Секретарь-референт

Этот реквизит располагают ниже реквизита «Подпись». В некоторых случаях копии документов заверяются печатью организации.

26 – отметка об исполнителе

Сведения об исполнителе располагают в левом нижнем углу последнего листа документа (на лицевой или оборотной стороне). Реквизит включает в себя фамилию (или Ф. И. О.) исполнителя документа и номер его телефона. Эта отметка дает возможность адресату быстро связаться с непосредственным исполнителем документа.

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Документы, подшиваемые для хранения в дело, должны обязательно иметь отметку об исполнении, которая включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ; дату проставления отметки.

Пример

В Дело 03 – 06

Подпись Данный реквизит располагается в левом нижнем углу документа.

28 - отметка о поступлении документа в организацию

При поступлении документа в организацию на нем проставляется отметка о поступлении документа в организацию, выполненная от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит содержит название организации, порядковый номер входящего документа и дату его поступления. Штамп проставляется в правом нижнем углу документа.

29 - отметка для автоматического поиска документа

Эта отметка проставляется в правом нижнем углу документа и содержит имя файла, код оператора, другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

3. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

3.1. Понятие СДОУ. Общие положения

Документационное обеспечение управления в крупных организациях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется руководителю организации; а в небольших – делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь.

Основными задачами СДОУ является внедрение в организации единого порядка работы с документами и совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

Деятельность СДОУ отражается в Положении о СДОУ и инструкции по делопроизводству организации. Эти документы утверждаются руководителем организации.

Общие положения

1. В состав СДОУ включаются секретариат, инспекция при руководителе ведомства , канцелярия, отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

2. Деятельность работников СДОУ регламентируется должностными инструкциями , которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются СДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач СДОУ должностные инструкции пересматриваются.

3. СДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами РФ, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями правительства РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

4. Руководство СДОУ должно замещаться специалистами с высшим образованием со стажем работы по делопроизводству не менее 3-х лет.

5. СДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

3.2. Цели и задачи службы ДОУ

Основными целями СДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи СДОУ

1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.

3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.

4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации.

3.3. Функции СДОУ

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации и внесение в них изменений.

2. Обработка, регистрация документов и учетно-справочные работы с документами.

3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представленных на подпись.

4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

9. Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины.

10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.

11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС РФ.

12. Повышение квалификации работников СДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

13. Организация и автоматизация рабочих мест.

3.4. Права и ответственность СДОУ

СДОУ имеет право:

1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях (организациях отрасли).

2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации.

4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления структурных подразделений и доводить итоги проверок до их руководителей для принятия соответствующих мер.

5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

7. Определять задачи автоматизации СДОУ.

8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях СДОУ и должностные инструкции работникам.

10. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, совершенствования форм и методов работы с ними.

12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников СДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий .

СДОУ несет ответственность за:

1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.

2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

3.5. Взаимоотношения СДОУ с другими

структурными подразделениями

СДОУ взаимодействует:

1. Со структурными подразделениями – по вопросам документационного обеспечения управления.

2. С юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

3. Со службами кадров, труда, заработной платы и с соответствующими научно - исследовательскими организациями – по вопросам подбора кадров и повышения их квалификации.

4. Со службами хозяйственного обслуживания – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников СДОУ.

5. С вычислительным центром – по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.

4. ОРГАНИЗАЦИОННО - РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

4.1. Понятие и общая характеристика ОРД

Документация организации включает в себя различные по назначению и порядку использования группы документов. Наиболее распространенными документами являются уставы, приказы, должностные инструкции, протоколы, акты, служебные письма и другие организационно-распорядительные документы. Они должны составляться и оформляться в соответствии ГОСТ«Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и УСОРД (Унифицированная система организационно – распорядительной документации). В состав организационно-распорядительных документов входят организационные документы и распорядительные документы организации.

Основные понятия документационного обеспечения управления (делопроизводство)

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

Делопроизводство отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Современное делопроизводство включает:

Обеспечение своевременного и правильного создания документов(документирование);

Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последниедесятилетия используется термин документационноеобеспечениеуправления (ДОУ^)

Документирование – это процесс создания и оформления докумета.

Организация работы с документами это обеспечениедвижения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами "входит:

Прием и первичная обработка документов;

Их предварительное рассмотрение и распределение;

Регистрация документов;

Контроль исполнения документов;

Информационно-справочная работа;

Исполнение документов;

Их отправка;

Систематизация (формирование дел) и текущее хранение

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения", контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение", формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. "Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

/ Документ – – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов, распорядительная деятельность – изданием различных распорядительных документов; планирование – посредством подготовки различных планов; учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль – путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

Регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

Распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

Накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

Передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» – доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа»

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

Соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

Издавать документы только в пределах своей компетенции;

Соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

В управленческой практике принято различать документы по с т.е. пени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ – это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным.

Подлинник официального документа это первый (илиединичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию».

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления вопределенной сфере деятельности.

Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчинения и формы собственности.

Современное государственное регулирование делопроизводства

Законодательное регулирование делопроизводства

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Об обязательности документирования говорится и в других, законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования.

регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в силу.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы).

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо Учитывать при составлении и оформлении управленческих Документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок Регистрации "эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; Постановление

Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

3. ГОСТ Р 6.30–97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями от 21.01.2000 г.).

Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., используемые в деятельности:

Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

Предприятий, организаций и их объединений независимо
от организационно-правовой формы».

4. Основные правила работы ведомственных архивов:

требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;

Порядок формирования дел в делопроизводстве;

Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

Порядок выделения документов к уничтожению;

Подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

5. Перечни документов с указанием сроков хранения (Типовой или
ведомственный).

6. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях,
в учреждениях и организациях.

Оформление управленческих документов общие требования

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих! в настоящее время в России общегосударственных нормативно-технических документах государственных стандартах.

В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

Права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

Состав применяемых в аппарате управленческих документов;

компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

– порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

– обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие» в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований 1 .

4 код организации;

5 код формы документа;

6 наименование организации;

7 справочные данные об организации – индекс предприятия связи,
почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа),
номер телефона, номер счета в банке;

8 наименование вида документа;

10 регистрационный номер документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

14 адресат;

15 гриф утверждения документа;

16 резолюция;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

20 отметка о наличии приложения;

21подпись;

22гриф согласования документа;

23визы согласования документа;

25 отметка о заверении копий;

26 отметка об исполнителе и номер его телефона;

27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 отметка о поступлении документа;

29 идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30 – 97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07,08,09,10, 15,21,22,23,24.

Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат.

Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30–97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов(обязательных элементов). Бланки документов

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных \ документов установлены ГОСТ Р 6.30–97.

I Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведен – !" ними реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:

1 Государственный герб Российской Федерации;

2 герб субъекта Российской Федерации;

3 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4 код организации;

5 код формы документа;

6 наименование организации;

7 справочные данные об организации.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки для реквизитов 09 – дата документа, 10 – регистрационный номер документа, 11 – ссылки на регистрационный номер и дату документа.

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Организационные документы

К организационным документам относятся: устав, положение, договор, штатное расписание, должностная инструкция.

Эти документы содержа правила и нормы, определяющие статус организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность, и положения, изложенные в них, являются безусловными для исполнения.

Организационный документы проходят обязательную процедуру утверждения.

Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными лицами и подразделениями, а также с юристом.

Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. Например: «Общее положение о министерствах», «Положение о государственной автомобильной инспекции».

Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

Общие положения.

Цели и задачи.

Функции.

Права и обязанности.

Руководство.

Взаимоотношения (служебные связи)

Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Общие требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регламентированы в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

Наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

Местонахождение (почтовый адрес); j предмет и цель деятельности;

Порядок образования имущества (или уставного капитала, / выпуска и распределения акций и т.д.);

Порядок распределения прибыли;

Порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;

Органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в типовой Устав могут быть добавлены другие сведения:

Для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;

Для бирж – сведения о максимальном составе членов, порядке ихприема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;

Для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.

Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация), наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись.

Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.

Штатное расписание – – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись. Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд заработной платы и примечания. Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.

Инструкция – это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные > специальные стороны деятельности учреждений, организаций, (предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.).

Инструкция – документ длительного действия.

Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводить действие после утверждения руководителем организации после издания специального распорядительного документ в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и ты утверждения или ссылки на распорядительный до! его дату и номер.

Договор – правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической ~ деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями.

Содержание договора, как правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении всрок обязательств; срок действия договора.

К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи (с указанием должности, фамилии, инициалов) представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.

Распорядительные документы

В состав распорядительных документов входят постановления, Решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).

Федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают постановления, приказы, распоряжения, инструкции.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

Изучение управленческого вопроса;

Подготовка проекта распорядительного документа;

Согласование документа;

Подписание документа.

Приказ наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего, органа виддокумента (приказ), место его издания, предусмотрено не для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

Указание правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Право издания указаний принадлежит также руководителям организаций, учреждений и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов.

Распоряжение распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначалъного решения оперативных вопросов.

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советыдиректоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.).

Решения оформляются, как правило, на бланках, включающих следующие реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для проставления даты, индекса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

3 Протокол

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой – протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, также ученых, технических, методических советов.

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документированиядеятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

Протокол оформляет секретарь заседания, подписывает председатель и секретарь.

Выписка из протокола – представляет собой точную копию части текста подлинного протокола относящего к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.

Справочно-информационные документы

Информационно-справочные документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, содержащаяся в них, может приниматься к ведению либо служить основанием для издания распорядительных документов, К информационно-справочным документам относятся: акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и т.п.

Акт – справочно-информационный документ, составленный для подтверждения установленных фактов или событий. Акты составляются комиссиями, а также уполномоченными лицами или одним должностным лицом, которому предоставлены полномочия.

Формуляр-образец акта состоит из следующих реквизитов:

Наименование министерства или ведомства;

Наименование организации;

Наименование структурного подразделения (если необходимо);

Наименование вида документа (акт);

– дата (актируемого события, проставляется при составлении акта
независимо от того, когда он подписан);

Данный учебник на основе действующей общегосударственной нормативной базы наиболее полно отражает опыт документационного обеспечения управленческой деятельности современных государственных и негосударственных организаций, а также использование компьютерной техники и технологий в этом процессе. В издании учтены особенности, связанные с работой с документами в организациях разных форм собственности. Особое внимание уделено правилам оформления служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Шаг 1. Выбирайте книги в каталоге и нажимаете кнопку «Купить»;

Шаг 2. Переходите в раздел «Корзина»;

Шаг 3. Укажите необходимое количество, заполните данные в блоках Получатель и Доставка;

Шаг 4. Нажимаете кнопку «Перейти к оплате».

На данный момент приобрести печатные книги, электронные доступы или книги в подарок библиотеке на сайте ЭБС возможно только по стопроцентной предварительной оплате. После оплаты Вам будет предоставлен доступ к полному тексту учебника в рамках Электронной библиотеки или мы начинаем готовить для Вас заказ в типографии.

Внимание! Просим не менять способ оплаты по заказам. Если Вы уже выбрали какой-либо способ оплаты и не удалось совершить платеж, необходимо переоформить заказ заново и оплатить его другим удобным способом.

Оплатить заказ можно одним из предложенных способов:

1. Безналичный способ:
   • Банковская карта: необходимо заполнить все поля формы. Некоторые банки просят подтвердить оплату – для этого на Ваш номер телефона придет смс-код.
   • Онлайн-банкинг: банки, сотрудничающие с платежным сервисом, предложат свою форму для заполнения. Просим корректно ввести данные во все поля.
     Например, для " class="text-primary">Сбербанк Онлайн требуются номер мобильного телефона и электронная почта. Для " class="text-primary">Альфа-банка потребуются логин в сервисе Альфа-Клик и электронная почта.
   • Электронный кошелек: если у Вас есть Яндекс-кошелек или Qiwi Wallet, Вы можете оплатить заказ через них. Для этого выберите соответствующий способ оплаты и заполните предложенные поля, затем система перенаправит Вас на страницу для подтверждения выставленного счета.