Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.
ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:
Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В ГОСТ ИСО 15489-1-2007
Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Сущность, признаки и свойства документа
Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа .
Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Как носитель информации , документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.
Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Реквизиты документа
Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит , раскроем его содержание.
В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.
Формуляр документа
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.
Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.
Классификация документов
Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
Виды документов по происхождению:- личного происхождения;
- официальные.
Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальный документ — документ, созданный или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.
Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.
Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности .
Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):- Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
- Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
- Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
- Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
- Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
- Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
- Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
- Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
- Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
- Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
- Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.
Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:- входящие (поступившие в организацию);
- исходящие (отправляемые из организации);
- внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
- Совокупность этих документов образует организации.
- простые;
- сложные.
Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, постановления, решения, регламенты, инструкции).
По ограничению доступа документы разделяются на:- секретные;
- для служебного пользования;
- несекретные (простые).
Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».
Виды документов по способу изложения текста:- индивидуальные;
- трафаретные;
- типовые.
В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.
В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).
Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.
Постепени подлинности документы делятся на:- подлинники (оригиналы);
- копии;
- дубликаты.
Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий . Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).
Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа
Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу
Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».
;·копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть. Копия документ; не имеет юридической силы.
·оригинал - первый, подлинный экземпляр документа,
Выписка из документа - заверенная копия части документа.
8. По степени гласности:
· открытые - несекретные,
· с ограниченным доступом. Документы по личному составу требуют особой тщательности при оформлении и ведении, так как они подтверждают трудовой стаж работников. Необходимо обеспечить их сохранность на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.
9. По срокам исполнения:
· срочные - в тексте документа, либо в резолюции указан срок исполнения. Для контроля за исполнением срочных документов в ООО «Атек» ведётся Журнал контроля.
· несрочные - срок исполнения не указан.
10. По происхождению:
· служебные (официальные) - затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке,
· личные - касающиеся интересов конкретного лица (например, жалоба). Граждане России имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам. Руководители организаций несут персональную ответственность за работу по рассмотрению обращений граждан. В ООО -«Атек», к примеру, могут поступать жалобы о грубом обращении официантов с посетителями ресторана. Такая жалоба содержит просьбу о восстановлении нарушенных прав и интересов граждан, критику в адрес работников фирмы в результате необоснованных действий из-за которых произошло нарушение. К личным документам также относятся заявление (документ, в котором указываются просьбы личного или общественного характера, направленные на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан), предложение (документ, в котором указывается необходимость совершенствования работы предприятия и рекомендуются пути и способы решения поставленных задач, например, предложение по проведению мероприятий для снижения процента бракованной продукции на 2009 год, где заместитель директора по производству рассматривает стоящие перед предприятием проблемы и их рациональное решение).
В процессе деятельности ООО «Атек» получает и создаёт большое количестве документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при их чёткой классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.
документ классификация распорядительный
Заключение
Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются в течение длительного времени для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Документы лежат в основе большинства управленческих решений, являются их материальным воплощением, обеспечивая их юридическую силу и тем самым способствуя их исполнению. Информационные процессы являются в настоящее время одной из составляющих развития современного общества, воздействуя на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Между тем, большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах.
Делопроизводство является основной частью управления. Работники сферы управления более половины рабочего времени тратят на работу с бумагами предприятия поэтому необходима классификация для обеспечения оперативности работы с документами.
Используя понятие о функциях и классификации документов, можно систематизировать и конкретизировать знания о документации предприятия, сформулировать структуру их движения в сфере управления.
Делопроизводство
· Регистрационный индекс
· Подпись.
Ст. 9.14 КоАП.
Информация
Юридическая техника. Юридический язык
Подготовительный этап: составитель определяет цели составления данного документа, изучает соответствующее законодательство, регулирующее правила составления данных видов документов.
Этап оформления: изготовитель…
Требования к юридическому документу – это установленные НПА и разработанные в ходе юридической практики правила, обеспечивающие законность и целесообразность использования юридических документов, способствующие их своевременному и точному исполнению, эффективному воздействию на правовую ситуацию.
Формальные требования: содержание документа, его форма и структура.
Неформальные: логичность и последовательность изложения материала.
В юридических документах недопустимо использование маркированных списков.
Стиль изложения – официально-документальный (официально-риторический, деловой, официально-деловой).
В ОРД должны применяться только общепринятые сокращения.
Если есть обращение: Г-н Вершинин Н.П.
Если обращения нет – то Н.П. Вершинин.
Классификация юридических документов
При определении юридических документов.
1) Нормативные правовые документы
2) Документы, содержащие решения индивидуального характера
3) Документы, фиксирующие..
Классификация: 1) характеру правовой информации, 2) статусу создателя документа, 3) сфере действия, 4) кругу лиц и т. д.
Создание ОРД. Акты законодательства, решения судов, предписания государственных органов и должностных лиц, поручения вышестоящих организаций. П.9 Инструкции по делопроизводству №4.
Функции и свойства документа
Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная.
Коммуникативная – выполняет передачу информации во времени и пространстве, информационная связи между членами общества.
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления.
Специфические функции:
1) Правоустановительная
2) Удостоверительная
3) Надзорная и т.д.
Свойства документа:
· Юридическая сила
· Оригинальность
· Подлинность
· Копийность.
Юридическая сила документа – это свойство официального документа, придаваемое ему законодательством, при условии соблюдения объема компетенции издавшего его органа и порядка ее оформления.
Признаком оригинала является его уникальность. Нередки «умноженные» оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах (например, трудовой договор).
Подлинность документа . Подлинный документ – документ, содержащий сведения об авторе, времени и месте составления документа, а также иные сведения, подтверждающие достоверность.
Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Выдается взамен утерянному документу.
Копийность . Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Само понятие копия связано с размножением оригинала любого вида.
Виды копий:
Выписка – копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.
Оосбый вид – фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факмимильных, автоматических копий.
Юридическая сила копий:
· Копия должна содержать точный текст подлинника, расшифровку печатей, подписей должностных лиц;
· Свидетельство юридической силы документа – отметка о заверении.
· Заверение копий должно производиться самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Любая копия может быть заверена нотариально. Законодательством предусмотрены случаи обязательного заверения копий. Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях.
Общий порядок заверения копий самими организациями определяется в п.64 Инструкции по делопроизводству.
Способы документирования
Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Виды документирования:
· Текстовое документирование
· Техническое документирование
· Фото-, кино-, видеодокументирование
· Документирование на машинных носителях.
Система управления документами. Защита документов в электронном виде
Ввиду того, что бумажные и электронные документы обычно являются частью единой системы, в современных условиях необходимы более общие концептуальные подходы к управлению документами.
Государственно-правовое регулирование делопроизводства
Общая информация о департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ
Минюст – Департамент по архивам и делопроизводству (наделен правами ЮЛ) – отделы по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов; Мингорисполкома.
Требования к бланкам документов
Форматы бумажных документов.
Принцип построения стандартного формата бумаги следующий: все форматы делятся на три ряда – А, В, С.
Ряд А – основные (бумага), В и С – дополнительные, применяются для изготовления изделий из бумаги. В ряду А – 13 классов. Последний 13 класс равен по размеру почтовой марке. Наиболее употребительные – А4, А5, допускается использование бланков формата А3 и А6.
А3 используется в бухгалтерских документах и при составлении таблиц с большим количеством граф.
Формат бумаги выбирают в зависимости от объема текста. Тексты документов, не превышающие 5 строк, печатают на формате А5.
Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа. Бланки документа должны иметь поля, мм: 30 – левое, не менее 8 – правое, не менее 20 – верхнее и нижнее.
Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие:
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты:
· Государственный герб РБ
· Эмблема организации или товарный знак
· Код организации
· Наименование организации
· Место составления документа
· Индекс документа.
Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих свидетельство на такой вид деятельности.
Порядок разработки бланков
Бланки типовых документов должны иметь трафаретные части текста с постоянной информацией, которые при оформлении документа дополняются переменной информацией.
Порядок расположения и границы реквизитов в бланках ОРД должны соответствовать СТБ 6.38 – 2004.
Письмо департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ от 14.05.2007 №25 содержит приложение, где приведены основные унифицированные формы ОРД.
При изготовлении бланков используются
Бумага – белая или светлых тонов.
Типографские шрифты – размер от 6 до 16 кегля.
Реквизиты ОРД
Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве или времени.
Виды реквизитов:
Реквизиты с юридическим значением:
· Оттиск штампа
· Оттиск печати
· Индекс документа
· Дата создания документа
· Подпись уполномоченного должностного лица.
Для отдельных видов документов в специальных НПА устанавливаются дополнительные виды реквизитов.
Формуляр документа – это совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе.
СТБ 6.38-2004 определяет 32 реквизита для ОРД.
Документ можно условно разделить на три части:
1. Заголовочная часть документа содержит реквизиты 1-20;
3. Оформляющая часть содержит реквизиты 23-32.
Особенности оформления отдельных реквизитов
Реквизит 11. Дата документа
Датой распорядительного документа является дата его подписания или утверждения. Для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Буква «г.» после цифр года не ставится: 01.03.2000.
Для финансовых и нормативных правовых актов используют словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2000г.
Реквизит 14. Место составления документа.
Указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
Местом составления документа является место регистрации ЮЛ.
Место составления или издания документа указывают только тогда, когда затруднено его определение по реквизитам наименования организации, справочные данные об организации.
Реквизит 16. Адресат.
Адресатами могут быть:
1) Организации
2) Их структурные подразделения
3) Конкретные должностные лица организации
4) Физические лица.
Как правильно указывать падеж адресата
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
При большом количестве адресатов составляют список рассылки документов.
Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.
Реквизит 18.Резолюция
Резолюция – это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Резолюция выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе.
ТЕМА 8!!! – семинар.
Реквизит 19. Заголовок к тексту.
Это реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.
Реквизит 21. Текст официального документа
Это информация.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Реквизит 23. Подпись.
Это реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись…
В состав реквизита входят:
· Наименование лица, подписавшего документ (полное – если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке)
· Личная подпись
· Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Система документации. Оформление управленческих документов
Системы документации
Унифицированная система документации – это система, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
В состав УСОРД:
1) СТБ 6.38-2004
2) Методические указания по применению СТБ 6.38-2004.
3) Классификатор унифицированных форм ОРД
4) Пояснительная записка по применению классификатора
5) Альбом унифицированных форм.
Первичные документы о труде – это документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе работника, предоставлении отпуска и др.
На бланках оформляются акты, приказы, распоряжения, письма, уведомления .
На стандартных листах бумаги А4 или А5 оформляются заявления, докладные, объяснительные записки, представления .
Делопроизводство
Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий.
Документирование – составная часть делопроизводства, представляющая собой процесс составления и оформления документов.
Два направления документирования:
1) Документирование по общим вопросам управления – охватывает основную оперативную деятельность учреждений
2) Документирование специальных сторон управленческой деятельности.
См. Постановление Минюста РБ от 19 января 2009г. №4 «Об утверждении инструкции по делопроизводству».
Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование), утверждение.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и иск.
Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:
· Наименование организации и (или) структурного подразделения – автора
· Регистрационный индекс
· Подпись.
Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.
Специфические правила делопроизводства, которые обязаны соблюдать юристы в зависимости от специализации: нотариат, суды, налоговые органы, нормотворческая деятельность.
Ст. 9.14 КоАП.
Понятие информации, понятие документа
Ст.1 Закона «Об информации, информатизации и защите информации».
Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Правовая информация – в широком смысле означает содержание данных, использование которых предопределяет решение правовой задачи или способствует ее решению.
В правовом регулировании можно выделить два вида информации: описывающая или предписывающая.
Описывающая информация является основой для создания информации предписывающей (НА, индивидуальных правоприменительных решений и пр.).
Документ – в общем виде – материальный носитель информации.
В узком смысле юридический документ – это акт практической деятельности участников правовых отношений, составленный в соответствии с требованиями юридической техники с целью подтверждения субъективных юридических прав и субъективных юридических обязанностей и/или юридических фактов (составов).
Юридическая сущность документов отражается не только в официальном характере, но и в особом внешнем оформлении, которое соответствует требованиям документирования информации.
Документированная информация – это информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Копия документов – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть и, не имеющий юридическую силу. Среди копий различают: Выписка – копия часть документа, должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Особый вид – фото и светокопии.
Контроль исполнения документов
Контроль- это неотъемлемая функция управления. Контроль за сроками исполнения – важнейшая составная часть технологии ДОУ. Цель контроля за исполнением документов – содействие современному и правильному исполнению документов и поручений руководителя, получение информации, необходимой для оценки деятельности – подразделений и исполнителей ЗАДАЧИ – формировать справочно-информационный банк данных по контрольным документам, корректировать массив информации при изменении срока исполнения, содержания заданий, информировать о ходе исполнения документов, напоминать о ходе неисполненных документах, анализировать уровень исполнительной дисциплины по учреждению в целом. Значение контроля в организации – контроль за исполнением документов осуществляется в любой управленческой структуре, и влияет на уверенность в себе, повышает уровень ответственности за выполняемую работу. Это содействие правильному исполнению документов и поручений руководителей, получении информации, необходимой для оценки деятельности подразделений. Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательно: - Указом Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений».- Постановлением Правительства РФ, - др. нормативными актами, в т.ч. ГСДОУ. На контроль должны быть поставлены все документы, поступающие от Президента РФ. Типовой срок исполнения основной массы документов – 10-15дней. Срок исполнения – это конечная дата работы над документом., для вх. документов (с даты, указанной в регистрационном штампе), для внутренних документов – с даты их подписания или утверждения, для решений коллегиальных органов – с даты совещания, для устных распоряжений – с даты их отдачи. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения – в конкретный срок. Если в тексте пометка «срочно»- исполнение в 3 дня, пометка «оперативно» - 10-ти дневные, остальные – до месяца. Конкретные виды документов исполняются в закрепленные сроки (письма- 10дн, обращения граждан – от 15 до 30 дн, договоры – от 10 до 20 дн., платежные поручения – не позднее 2-х дней. Индивидуальные сроки исполнения. – устанавливаются в тексте документа или в резолюции и устных указаниях руководителя. Сроки индивидуального исполнения – от 10 до 30дн. Перенесение и изменение сроков исполнения документов – Если при получении документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю. Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока задним числом не допустимо. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения. Перечень, подлежащий обязательному контролю – в каждой организации свой перечень док-ов (создаваемых и утверждаемых руководителем) (распоряжения, приказы и т.д.). Технология контроля регистрации док-ов. Все документы принимаются и регистрируются. При получении документов проверяется правильность доставки корреспонденции, проверяется адрес, наличие всех листов, на всех документах проставляется отметка о получении (штамп), порядковый №, название организации. Документы делятся на регистрируемые и нет. Определяется по перечню документов, который составляется в организации. Нерегистрируемые сразу передаются по назначению. Входящие документы регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние – в день подписания. Построение контрольной картотеки. Форму контроля выбирают из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используют автоматизированную систему контроля за исполнением документов. Сроковая картотека – используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 разделителями. 31 разделитель – это числа месяца, 32-й – это для карточек со сроком исполнения на следующий месяц. Зарегистрировав документы, расставляют карточки по срокам исполнения. На отдельные карточки выписываются все пункты распорядительных документов. По сроковой картотеке можно легко узнать, что на какой день должно быть исполнено. Когда документ исполнен, на обратной стороне ставится отметка об исполнении, за каким № отправлен документ и решение вопроса. Автоматизация контроля за ходом исполнения документов. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется с использованием специализированных программ контроля. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения». На документ может ставиться отметка об исполнении (штамп в виде буквы К- в левом поле на уровне заголовка). Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям. При настройке системы рекомендуется заложить перечень типовых справок (отчетов) – это отчет об отправленных документах, - отчет о вх. док-х, - отчет о док-х числящихся за исполнителем, - отчет об исх. док-х, отчет об неисполненных исходящих док-х, - отчет о выполнении внутренних
Черновики и беловики текстовых документов. Автографы. Редакции. Подлинность документа. Понятие «подлинник». Подлинные и подложные документы. Виды фальсификации документов. Фальсификация содержания. Интерполяция. Фальсификация состава удостоверения, бланка. Понятие «копия документа». Виды копий. Порядок оформления копий. Юридическая сила копий. Реквизиты, придающие копии, выписке, дубликату юридическую силу, правила и право их проставления.
Источники: Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Учебное пособие ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ Н.С.Ларьков
Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. После переписывания или перепечатки составляемый документ становится беловиком. Беловой документ – это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Если беловик не требует утверждения, то он получает законченный вид. Если он вновь подвергается правке, то становится вторым черновиком. Если же беловик подписывается, удостоверяется печатью, то он становится подлинником. Подлинный документ – это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения. Автографы- документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукою автора, т.е. авторские, собственноручные рукописи. Редакции (от лат. redactus – приведённый в порядок) – это варианты, разновидности текста, которые охватывают сравнительно большой его отрезок и содержат важные смысловые отличия. Редакция документа является результатом его переработки автором или каким-либо другим лицом с целью изменения содержания, полноты, стиля и т.д. В противоположность подлинным существуют подложные, фальсифицированные документы. выделяют несколько видов такого рода документов: полностью фальсифицированные документы, когда не соответствуют подлиннику ни их содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки (почерк, рисунки и т.п.). Частично фальсифицированные документы. Они, в свою очередь, различаются по характеру искажений (фальсификации) и могут содержать: фальсификацию содержания, т.е. документы могут быть подлинными с точки зрения их внешних признаков (бланк, реквизиты), но с искажённым содержанием. Разновидностью фальсификации содержания является интерполяция (от лат. “interpolatio”: изменение, искажение) – слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале; фальсификация состава удостоверения, бланка. Документы могут быть подлинными с точки зрения их содержания, авторства, времени создания, но иметь фальсифицированные внешние признаки. Копия документа – это “документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Виды копий: Отпуск – это копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала;. Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Выписка – копия части документа; Копия с копии – создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник. По способу воспроизведения копии могут быть: ручные - получаются при переписке оригинала от руки или при перепечатке на пишущей машинке; автоматические – представляют собой точное воспроизведение документа средствами фотографии, печати, репрографии. По степени точности, близости к оригиналу копии могут быть: Графически тождественные (факсимильные) – фотографические, гектографические, стеклографические, ксерокопии и т.п., в т.ч. с изменяемым масштабом изображения; Частично тождественные – обычно изготовленные под копирку вместе с оригиналом. На копии не воспроизводятся типографские элементы бланка документа; Графически не тождественные копии – копии, снятые от руки, машинописным или типографским способом; Рисованные копии – максимально воспроизводящие внешний вид (почерк, размещение, удостоверительные надписи) оригинала.
ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. на копии указывается дата её выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в соответствующей организации, ставятся подпись руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печать организации.
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговорённые исправления. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись, содержащую следующие элементы: надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. При выдаче и рассылке документов в другие организации копии заверяются печатью организации Установлено ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Таким образом, надлежащим образом заверенной является копия, содержащая: удостоверительную надпись; подпись уполномоченного лица; печать организации
